辦會(huì)中的這些“雷”，要提防！

文_本刊輯

辦會(huì)中的這些“雷”，要提防！

文_本刊輯

辦會(huì)是機(jī)關(guān)秘書的一項(xiàng)重要工作，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則千變?nèi)f化、學(xué)問很深，需要時(shí)時(shí)刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，不厭其煩、不厭其細(xì)、不厭其瑣碎，才能躲開無(wú)處不在的大大小小的陷阱。近期，有媒體搜集了一些機(jī)關(guān)秘書分享的辦會(huì)故事，本刊從中選編部分，這些親身經(jīng)歷，既是他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也為讀者提供了一份工作指南。

太長(zhǎng)的會(huì)標(biāo)

初入職場(chǎng)趕上一次縣委召開會(huì)議，我負(fù)責(zé)會(huì)標(biāo)的制作。綜合會(huì)議的主題和議程，我將會(huì)標(biāo)定為：“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育動(dòng)員部署會(huì)暨“講政治守紀(jì)律做表率”專項(xiàng)主題活動(dòng)動(dòng)員會(huì)。核對(duì)后我自己還挺滿意，就向科長(zhǎng)做了匯報(bào)。科長(zhǎng)看了之后說：“小王，你數(shù)數(shù)這有多少字，咱們開會(huì)的地方掛得下嗎？”科長(zhǎng)一下子把我問住了。

后來，向同事請(qǐng)教才知道，開會(huì)的主席臺(tái)比較窄，如果將這么多字放在會(huì)標(biāo)上，字間距會(huì)非常小，不美觀不說，還看不清楚。于是，我征求各方面的意見，最終將會(huì)標(biāo)定為：“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育動(dòng)員會(huì)。我也從中學(xué)到，會(huì)標(biāo)的制作一定要突出主題、簡(jiǎn)潔明了。

“簡(jiǎn)單”的會(huì)場(chǎng)布置

去年，我負(fù)責(zé)某次討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置。布置好會(huì)場(chǎng)后，我請(qǐng)主任來檢查。

初步檢查后，主任問：“座位是按什么原則安排的？”我信心滿滿地回答道：“根據(jù)之前會(huì)議要求，按‘先定中間，再定左右’的順序，市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和討論組組長(zhǎng)排在主桌中間，其他代表按選區(qū)和職務(wù)一左一右依次排列。”

“這樣不行。”主任說，“會(huì)場(chǎng)布置不能簡(jiǎn)單憑經(jīng)驗(yàn)，要看會(huì)議內(nèi)容和目的。就說座位排列，第一，這次討論會(huì)和一般會(huì)議不同，與會(huì)人員都是黨代表，身份是一樣的，不存在職務(wù)的高低。第二，討論會(huì)的主要目的是審查報(bào)告、暢談思路、建言獻(xiàn)策。想討論得好，至少要確保主桌上各類代表分布均衡，涉及重點(diǎn)工作、重點(diǎn)行業(yè)的代表也要往中間靠。你再想想，重新調(diào)整下。”我這才意識(shí)到有些情況還真是沒有認(rèn)真考慮。再看會(huì)場(chǎng)，主桌上明顯缺少農(nóng)業(yè)、教育、衛(wèi)生等行業(yè)代表，分布確實(shí)不合理，而且會(huì)場(chǎng)中僅主桌有話筒，未在主桌就座的代表發(fā)言很不方便。

回到辦公室，我將座次重新排列。第一，主桌上優(yōu)先安排身份重疊的代表，如既是女性又是教育衛(wèi)生系統(tǒng)的代表，確保各領(lǐng)域代表在主桌有限的人數(shù)中盡量實(shí)現(xiàn)均衡分布。第二，涉及重點(diǎn)工作、重要行業(yè)的代表，如無(wú)法安排在主桌，盡量安排在后排靠中間位置。第三，準(zhǔn)備四個(gè)無(wú)線話筒，分置在后排座位兩端，保障未在主桌就座代表的發(fā)言。最后，我將會(huì)場(chǎng)實(shí)際安排情況制作成參會(huì)人員座位表，標(biāo)明代表姓名，與代表基本信息表一同打印出來，放在與會(huì)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座位前，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)參會(huì)人員信息一目了然。

精心布置后，會(huì)議取得良好效果。由此可見，會(huì)場(chǎng)布置絕非簡(jiǎn)單機(jī)械的重復(fù)性工作，做到因需而變、因事而變，方能讓會(huì)場(chǎng)布置“活”起來，為會(huì)議的順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)，提供保障。

什么是正裝？

前些年，市里面舉辦全市大會(huì)，涉及各個(gè)單位各個(gè)行業(yè)的代表近千人。我負(fù)責(zé)下發(fā)會(huì)議通知，大概發(fā)了快十個(gè)單位的時(shí)候，接到一個(gè)電話，電話那頭問：“你好，我們接到通知，讓穿正裝。請(qǐng)問我可以穿自己的民族服裝嗎？”我回答說：“大會(huì)規(guī)定要穿正裝，估計(jì)您不能……”正說到這兒，旁邊的主任趕緊打斷了我，讓我先不要回答。我急忙告訴對(duì)方，稍后再答復(fù)。

放下電話后，主任說：“我們?cè)谕ㄖ铮皇呛?jiǎn)單地說讓大家穿正裝。而少數(shù)民族的同志認(rèn)為出席正式莊重的場(chǎng)合，應(yīng)該穿體現(xiàn)民族特色的民族服裝。而且這次大會(huì)，各行各業(yè)的代表都會(huì)出席，如果真的全部穿西裝來，效果就一定好嗎？”我這才恍然大悟。主任召集會(huì)務(wù)組的同志們碰了個(gè)頭，大家經(jīng)過討論，一致覺得，如果不同行業(yè)的同志，穿著代表各自身份的服裝出席，效果應(yīng)該更好。我們把這次討論的結(jié)果匯報(bào)了領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)肯定了我們的想法。我馬上修改了會(huì)議通知，之前已經(jīng)通知過的單位，也一一打電話更正。

到了開會(huì)當(dāng)天，代表們就座完畢，我們看到會(huì)場(chǎng)里，軍人穿著莊嚴(yán)的軍裝，工人穿著自己的工服，警察穿著筆挺的警服，還有少數(shù)民族代表身著鮮艷的民族服裝。每個(gè)人都展現(xiàn)出各自的風(fēng)采，現(xiàn)場(chǎng)氣氛喜慶而隆重。

我事后“復(fù)盤”，辦會(huì)固然有一定的模式，但更需要我們從實(shí)際情況出發(fā)，從會(huì)議效果出發(fā)靈活應(yīng)變，有時(shí)候一個(gè)小小的變化，就會(huì)帶來大大的不同。

沒有預(yù)留的座位

從事會(huì)務(wù)工作多年，有兩次失誤讓我印象深刻。

一次是我事先沒有詢問與會(huì)人員的特殊情況，結(jié)果將一位坐輪椅的代表安排在了會(huì)場(chǎng)中間的座位。會(huì)議當(dāng)天，看著已經(jīng)就座的代表個(gè)個(gè)起身搬開座椅讓位，坐在輪椅上的同志非常過意不去，連連致歉。下午的會(huì)議前，大家臨時(shí)決定每個(gè)人依次往里挪一個(gè)座位，把最邊上的位置留給殘疾人代表。

還有一次是一位年邁的老領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，并有陪護(hù)人員隨行。老領(lǐng)導(dǎo)是在主席臺(tái)就座，但我事先沒有給陪護(hù)人員在前排預(yù)留座位，因此他只能坐在會(huì)場(chǎng)最后一排。會(huì)議進(jìn)行到一半時(shí)，老領(lǐng)導(dǎo)感到身體不適，向陪護(hù)人員示意，但由于距離太遠(yuǎn)，陪護(hù)人員沒有看清。老領(lǐng)導(dǎo)又堅(jiān)持了許久，直到旁邊的同志發(fā)現(xiàn)他捂著胸口臉色蒼白。雖然經(jīng)過一番救護(hù)，老領(lǐng)導(dǎo)并無(wú)大礙，但也讓在場(chǎng)的所有人都捏了一把汗。

這兩次失誤提醒我，一些會(huì)議有殘疾人、老年人等特殊人員出席時(shí)，會(huì)前一定要充分了解情況，并在會(huì)議過程中給予重點(diǎn)關(guān)注，盡可能為他們提供更加周到細(xì)致的服務(wù)。

朝天區(qū)中子鎮(zhèn)：

聚焦“馬上辦”效能大提升

“現(xiàn)在辦事就是快，在‘馬上辦’窗口，不到5分鐘就辦好了醫(yī)療保險(xiǎn)。”10月11日，在廣元市朝天區(qū)中子鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，高車村村民劉賢清高興的說。

今年以來，中子鎮(zhèn)開展“馬上辦”效能提升“風(fēng)暴行動(dòng)”，機(jī)關(guān)效能和辦事效率大為提升。庸懶散不作為的干部少了，百姓辦事更方便了，涉企服務(wù)更精準(zhǔn)快捷了……

該鎮(zhèn)以“一個(gè)中心對(duì)外、一個(gè)窗口受理、一條龍服務(wù)、一站式辦結(jié)”為原則，把民政、社保、村建等7個(gè)業(yè)務(wù)部門打造成“馬上辦”便民服務(wù)窗口。采取班子成員值班制度，對(duì)受理的待辦事項(xiàng)，實(shí)行“統(tǒng)一管理，內(nèi)部運(yùn)作，上下聯(lián)動(dòng)，全程服務(wù)”，變?nèi)罕娕転楦刹颗埽兌啻无k為一次辦。推行限時(shí)辦結(jié)制度，提速30%辦結(jié)，現(xiàn)場(chǎng)辦結(jié)率達(dá)到98%，及時(shí)解決群眾反映的難點(diǎn)問題和具體訴求。鎮(zhèn)紀(jì)委隨時(shí)對(duì)工作人員的服務(wù)態(tài)度、辦理進(jìn)程以及廉潔自律情況進(jìn)行督導(dǎo)，并在門口設(shè)置意見箱和投訴電話，廣泛接受社會(huì)監(jiān)督。（向德孟）

朝天區(qū)東溪河鄉(xiāng)：

“精準(zhǔn)監(jiān)督”服務(wù)脫貧攻堅(jiān)“主戰(zhàn)場(chǎng)”

今年以來，東溪河鄉(xiāng)緊盯扶貧領(lǐng)域突出問題，扎實(shí)開展精準(zhǔn)監(jiān)督，全力護(hù)航脫貧攻堅(jiān)。

緊盯目標(biāo)抓監(jiān)督。緊扣脫貧攻堅(jiān)“六個(gè)精準(zhǔn)”要求，精心“織”好各個(gè)環(huán)節(jié)全覆蓋的監(jiān)督網(wǎng)，以精準(zhǔn)監(jiān)督“對(duì)焦”脫貧攻堅(jiān)，為打通脫貧攻堅(jiān)“最后一公里”提供有強(qiáng)力的紀(jì)律保障。

緊盯責(zé)任抓監(jiān)督。確定分級(jí)監(jiān)督負(fù)責(zé)人員，明確各級(jí)監(jiān)督員責(zé)任，成立鄉(xiāng)級(jí)監(jiān)督小組和村級(jí)監(jiān)督小組，嚴(yán)明紀(jì)律，壓實(shí)責(zé)任，全力服務(wù)保障脫貧攻堅(jiān)任務(wù)如期完成。

緊盯苗頭抓監(jiān)督。各村“因村制宜”借助精準(zhǔn)監(jiān)督“三張清單”切實(shí)提高針對(duì)性，監(jiān)督落實(shí)脫貧攻堅(jiān)“六個(gè)精準(zhǔn)”。“一季度一談話”及時(shí)發(fā)現(xiàn)、上報(bào)并督促整改問題。確立扶貧資金全覆蓋監(jiān)管機(jī)制，筑起扶貧資金“防火墻”，讓扶貧資金真正扶危濟(jì)困。

緊盯保障抓監(jiān)督。暢通信訪舉報(bào)渠道，發(fā)揮群眾監(jiān)督作用。充分利用舉報(bào)箱、舉報(bào)電話、微博微信等渠道拓展信訪舉報(bào)通道，讓紀(jì)委的“探頭”無(wú)處不在。健全快查快處和通報(bào)曝光機(jī)制，增強(qiáng)人民群眾的認(rèn)可度和滿意度。