有關加強人事檔案管理工作的幾點思考

劉洋

摘要：人事檔案管理對保證企業(yè)或單位日常工作的穩(wěn)定性意義重大。本文針對企業(yè)或單位人事檔案管理中的問題和對策做如下分析，以期可以為企業(yè)或單位人事檔案管理工作提供有益建議。

關鍵詞：人事檔案管理工作 思考

一、人事檔案管理中的普遍問題

（一）人事檔案管理隊伍人員不足，水平不高：某些企業(yè)或單位由于規(guī)模較小，并未實現人事檔案的信息化管理。目前，我國部分企業(yè)或單位普遍存在管理隊伍職責不明，兼職管理人員較多，管理結果無明顯反饋渠道等情況，這些都是由于人事檔案管理隊伍建設出現問題而導致的。

（二）人事檔案管理方式比較單一：傳統(tǒng)的人事檔案管理由于缺乏科學指導，同時，由于怕擔責任和自身管理水平的限制，人事檔案管理人員往往只能沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，這直接導致了人事檔案管理方式相對單一，工作流程上出現形式化、機械化的情況。

（三）人事檔案收集和整理工作落實不到位：人事檔案資料有等級劃分，企業(yè)或單位人事檔案管理工作中，某些人事檔案管理等級相對較低，但是這并不意味著這些人事檔案資料不重要。如若在人事檔案清查過程中出現人事檔案資料部分損壞和丟失的情況，將會對企業(yè)或單位日后的健康發(fā)展埋下隱患。

（四）人事檔案管理人員自身職業(yè)認同度不高，工作不積極：人事檔案管理人員往往是職位品級較低的員工，甚至有些是兼職人員，他們并不具備專業(yè)的人事檔案管理工作技能，往往薪資福利待遇較低，工作積極性也不高，經常會出現玩忽職守，疏于管理等情況。

（五）人事檔案管理制度有待完善：人事檔案管理制度的完善包括相關法律制度的完善和相關監(jiān)管制度的完善兩部分，如今，我國已出臺了《檔案法》等多項法律法規(guī)，以規(guī)范和監(jiān)督人事檔案管理制度，但是仍然存在著很大面積的法律空白，尤其對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的企業(yè)或單位而言，法規(guī)有時并不能完全解決當下的人事檔案管理矛盾，因此，我國應不斷完善人事檔案管理制度，為人事檔案管理工作提供必要的法律依據。

二、解決人事檔案管理問題的策略

（一）進一步擴充人事檔案管理隊伍的規(guī)模，提高其工作水平：首先，要建立高效、合理的人才招聘流程，開辟新的人員招聘渠道，積極利用各種社會資源，吸納更多更專業(yè)的管理人才。其次，要做好相關管理人員的崗前培訓工作，包括管理技術培訓、管理理念培養(yǎng)、管理制度考核等，最后，對于新進的管理人員，要適當安排老員工帶領，防止出現較為嚴重的人事檔案管理紕漏。

（二）進一步優(yōu)化人事檔案管理方式：第一，檔案管理部門要和其他部門建立高效的人事檔案信息交換通道，確保人事檔案信息的流向明確，進一步簡化人事檔案室的工作流程，降低人事檔案管理難度。第二，建立日常的人事檔案管理細則，爭取做到責任到人。第三，始終堅持“以企業(yè)/單位為中心”的人事檔案歸檔意識，確保每個人事檔案室各司其職，不會出現業(yè)務交叉錯亂的現象，提高人事檔案管理的安全性，企業(yè)或單位由于管理資金有效，文檔的信息化管理并未普及，所以更要在檔案管理方式上下足功夫，提高人事檔案管理質量。

（三）樹立正確的人事檔案管理意識：正確的人事檔案管理意識可以為人事檔案管理工作指出明確的工作方向，確立明確的工作重心，可以在很大程度上保證人事檔案管理工作的穩(wěn)定性和持久性。因此，相關人事檔案管理人員要具備相關的管理意識，做到“制度為主導，行動為主體，質量為目標”的人事檔案管理意識，不斷提高自己的管理水平。

（四）做好人事檔案的收集和整理工作，優(yōu)化人事檔案室的人事檔案保管環(huán)境：人事檔案的有效收集和整理是人事檔案管理職能的最根本的體現，也是人事檔案管理的根本目標。因此，其他部門要積極配合人事檔案管理部門的工作，重視日常人事檔案文件的收集和整理，同時，人事檔案管理人員要及時的做好人事檔案的歸檔工作，做到分門別類，條理清晰。

（五）進一步提高人事檔案管理人員的薪資福利待遇，提高職業(yè)認同度和工作熱情：部分企業(yè)或單位由于經費有限，無法提高人事檔案管理人員的薪資福利待遇，這是相關人事檔案管理人員職業(yè)認同度不高、工作熱情逐年減退的重要原因，因此，人事檔案管理部門的領導要積極的向上級領導反饋這種情況，各上級領導也應根據實際情況，給予相應的資金支持，切實的提高人事檔案管理人員的薪酬待遇。

（六）進一步完善人事檔案管理制度：第一，深入貫徹我國相關的法律法規(guī)，使人事檔案管理工作獲得最基本的法律保障，規(guī)范人事檔案管理工作，以制度作為指導和監(jiān)督人事檔案管理行為的有力武器。第二，提高上級領導對人事檔案管理的重視程度，對于人事檔案管理領導者來說，上級領導的政策、資金支持是保證其人事檔案管理質量的最直接、最有效的方式，上級領導應加強對檔案管理部門的關懷，重視起人事檔案管理工作，進一步建立高效的管理制度，幫助他們提高人事檔案管理質量。第三，建立合理、完善的人事檔案管理獎懲制度。第四，加強各人事檔案管理人員的責任意識和法律意識。第五，建立相應的監(jiān)督制度，監(jiān)督人事檔案管理行為。

（七）以人為本，培養(yǎng)工作人員的知識服務意識：工作人員的知識服務意識的強弱，將直接影響人事檔案管理工作的水平。因此，在以人為本的指導思想下，培養(yǎng)工作人員的知識服務意識，以更加人性化的服務，提高信息的利用效率，是目前人事檔案管理工作的發(fā)展方向，更是深入貫徹我國以人為本指導思想的重要表現。

三、結語

綜上所述，在企業(yè)或單位中，人事檔案管理工作對規(guī)范人事信息管理，避免人事糾紛，提高企業(yè)或單位整體管理水平具有非常重要的意義，如今，在檔案信息化管理尚未普及的企業(yè)或單位中，不斷完善相關的人事檔案管理制度，不斷提高人事檔案管理隊伍的工作水平，可以為日后人事檔案的信息化管理打下堅實的基礎，上述中提到的各項管理對策只是眾多管理對策中的冰山一角，更多更好的管理對策還需要每個檔案管理工作者不斷探索。

參考文獻：

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