IT資產的全生命周期管理

IT資產全生命周期管理的研究背景

如何將現有資源最優化分配，已成為IT部門最關注的問題之一，也直接影響IT部門甚至公司的運營成本。隨著管理信息化的快速發展，各種信息設備數量迅速增加，在管理IT資產的過程中，我們發現原有的管理方式耗費較多的人力、物力。同時，在查詢設備數據和年終盤點時要花費較多的時間和精力，獲取信息的速度比較慢，效率比較低，難于實現有效管理。針對上述情況及問題，決定利用IT資產全生命周期管理的思想分析解決。

IT資產全生命周期管理的內容

資源資產管理

通過基于IT資源運維管理的信息資產全周期系統方案建設，主要實現以下功能：建立IT資源資產全周期信息庫；追蹤設備庫存情況，在購買新設備時，能更好地做出適當的決定，幫助企業減少浪費；在做IT設備購買的決定時，可以查看庫存、維修、借調等設備狀態，幫助管理員做出更適當的IT決定；財務方面對固定資產方面有一定的要求，IT資產管理可以幫助追蹤和實時跟蹤這些設備的狀態，比如報廢的設備等。

1.IT資產分類

根據現有資產的特性如終端設備、服務器、網絡設備及外部設備等，將IT資產分成若干大類，在某大類中，依據用途或其他屬性，將每大類中IT資產依次相區別，使實物與IT資產編號一一對應。

2.IT資產自動發現

公司的IT資產已達數千臺，如果通過手工跟蹤與記錄，那無疑對IT部門是重大工作包袱。IT資產管理系統需提供IT資產自動發現。用戶可以實時發現在某一個網段的IT資產（一個或者多個IT資產）或者選擇定時代理，在某一天的某一時間段，通過Agents發現IT資產和相關軟件信息。

圖1 IT資產生命周期圖

3.IT資產管理

IT資產管理跟蹤整個IT資產生命周期的狀態（如圖1），給管理人員一個清楚的IT資產全局，幫助IT管理人員提高了做出IT決策的質量，大大減少了企業IT采購不必要的浪費。

采購:通過ERP系統，物管中心采購IT設備。

入庫：設備到貨，需要做相對應檢查，通過自動化手法在系統中注冊設備。

領用：用戶申請IT設備，需在系統中登記，填寫申請單并經由系統報IT管理部門主任審批，審批經由系統流轉至IT資產管理員，管理員負責辦理主任審批后的相關事宜，若申請通過審批，用戶需在規定的時間內領取，否則系統默認本次申請自動作廢。系統記錄設備使用情況，包括哪一位員工領用了設備等信息。

維修：支持維修設備申請流程以及追蹤設備維修返回時間。

借調：支持借調設備申請流程以及追蹤設備借調返回時間。

折舊：支持企業的財務制度，通過年限的設定，統計個別折舊年限的設備。

報廢：允許管理員通過流程，報廢已經損壞不堪的電腦或者年限太老的機器。

4.IT資產搜索

通過IT資產搜索功能，讓用戶很快地定位要找的IT資產信息。

5.IT資產流程管理

IT資產生命周期中各業務的辦理需經過下列流程，申請->審查->審批->辦理->歸檔五個步驟，即用戶在系統中填寫申請單，經由系統流轉至專責，專責接到但據后對單據進行審查，并將審查意見報主任審批，主任審批結果再流轉至專責辦理，專責完成辦理后，將辦理結果反饋給用戶歸檔。整個流程環節需要有時效控制，對超時的流程可使用短信提示業務。

6.IT資產視圖（統計）

通過IT資產視圖（統計），用戶可以從不同角度來查詢IT資產的情況。IT資產視圖為硬件設備視圖和軟件視圖，用戶可以根據所設的條件分別查詢企業硬件設備和軟件狀況。

7.IT資產報表管理

管理一個很重要的環節就是報表，好的報表管理讓管理層能對現有IT資產情況有深入的了解，從而做出更準確地決策。系統需提供了豐富的報表，充分讓IT資產管理者及上級決策部門能從不同角度來了解企業IT資產的情況。

查詢統計管理

1.設備資源查詢統計

查詢設備情況：可以查看設備基本信息及設備的年運行情況、季度運行情況及月運行情況。在設備購買、使用及報廢情況，能夠與同期購買、使用及報廢設備做相關分析統計，以便實時掌握資源使用情況及具體流向。

2.位置資源查詢統計

與資源管理中的位置資源對應，查詢位置資源信息。

3.軟件資源查詢統計

與資源管理中的軟件資源對應，查詢軟件資源信息。

4.設備信息匯總查詢統計

統計各部門的各類別的設備信息，通過設備的統計數字關聯到此部門、此類型的設備列表，單擊列表中每記錄的“選擇”可查看此設備的詳細信息及其年運行情況、缺陷處理情況、IP變更情況。

保證流程正常運行的專業管理的績效考核與控制

在專業管理方面，制定了一系列規章制度和管理標準。定義各關鍵流程的運行管理質量，明確運行維護質量的各項要求和目標數據，從而為管理質量的評價、監控和報告提供一個標準和依據，提供績效評價的科學化的基礎數據。

IT資產全生命周期管理的評估與改進

實施效果

實施IT資產全生命周期管理系統可以輕松的實現數據錄入、查詢、報廢、生成實時盤點報表。通過系統的實施，達到了如下效果：

IT資產的相關信息具有可追溯性。通過系統開發，建立了數據庫，保存了企業原始的資產信息數據，為以后的數據分析、處理提供了依據。所有新購、轉用、報廢資產的相關信息全部儲存在該數據庫中，可以隨時查詢，使IT資產的相關信息具有可追溯性。同時，系統讓管理人員能及時了解資產各項狀態，從而加強總體控制。保證了凈化資產、減少新購、正常辦公等業務的需要。

全方位的查詢功能充分滿足了管理的需要。隨著企業管理的深化、細化，各級管理部門從不同角度對數據信息的提供也提出了更高的要求。考慮到這一需求，系統從資金、實物及綜合管理等不同角度分別設置了詳細的查詢功能，涵蓋資產的類別、使用狀況、凈值及折舊水平，全方位的查詢功能最大限度滿足了能夠及時了解企業資產狀況的需求。

極大地提高了工作效率。系統實施改變了傳統的紙記錄資產信息，無法實時跟蹤信息資產的變更的弊端。實現將現有資源最優化分配、保證當前設備的有效使用，降低運營成本。

優化了管理方式及管理業務流程。

改進方法

1.重視硬件、軟件和數據的資產評估

通過IT資產評估，深入理解部門、單位或者企業的核心業務。由于軟件和信息資源的個性化程度非常高，除了要將硬件系統進行專業化評估之外，還要對軟件系統、信息資源進行評估。

2.盡量細化管理策略

合理的IT資產管理策略和流程更加重要。確定IT資產管理策略。包括IT資產管理的范圍大小和具體細節。

3.加強IT資產安全

硬件、軟件以及信息，是重要的資產。系統和系統的可用性、保密性、完整性和有效性對于保持競爭能力十分關鍵。

各種組織和它們的信息系統及網絡日益面臨著來自四面八方的安全威脅。這些威脅的來源有計算機詐騙、間諜活動、蓄意破壞、火災和水災等等。能夠損壞信息的因素比如計算機病毒、計算機黑客和拒絕服務，已經越來越常見、越來越富于挑戰性并且愈加復雜。

很多信息系統的設計并不安全。通過技術手段可以得到的安全是很有限的，還應當有適當的管理和程序的幫助。為確認采用何種控制措施，需要進行認真規劃而且要關注細節問題。信息安全管理至少要求組織中所有人員參與其中。