秘書長的必備條件及要求

◎湯涓

秘書長的必備條件及要求

◎湯涓

根據本次研修班的主題，通過廣泛收集相關專業材料，結合在總會擔任秘書長的工作實踐，經過認真梳理，現就秘書長的必備條件及要求談一些心得體會，意在拋磚引玉，與同行共勉。

秘書長的基本職責和角色定位

秘書長是社會組織非常關鍵的職位。根據民政部社會團體章程示范文本和有關社會組織管理制度規定，秘書長在理事會、會長領導下工作，并對其負責。概括起來，秘書長在日常工中要擔負起四個主要職責，扮演好四個重要角色。

四個主要職責

1.主持辦事機構開展日常工作，組織實施年度工作計劃。

2.組織實施社會組織主辦或承辦的重大活動。

3.收集、整理、分析與本組織有關的重要信息、動態向會長報告工作情況，為理事會決策提供參考建議。

4.組織協調各分支機構，代表機構，實體機構開展工作；提名相關機構主要負責人，提交理事會審定。

四個重要角色

1.日常工作的管理者

秘書長最重要的角色是主持秘書處日常工作。秘書處是社會組織開展工作的堅強堡壘，是執行理事會決定，落實辦會宗旨的具體保證，秘書處的建設水平和工作能力，直接影響社會組織整體發展狀況。作為日常工作的管理者，秘書長要切實抓好秘書處的自身建設，通過思想建設、作風建設、制度建設、組織建設和能力建設，建立一支思想覺悟高、業務素質好、工作能力強的工作人員隊伍，以保障各項工作順利開展。要組織開展各項活動，確保年度工作計劃順利完成，切實發揮好“大管家”的作用。

2.戰略規劃的建議者

秘書長在工作中，既要認真組織落實年度工作計劃，更要通過收集、整理、分析與本社團有關的重要信息和會員的意見和建議，對本會中長期工作提出切實可行的工作方案設想和發展規劃建議，切實發揮好“參謀助手”的作用。

3.決策、任務的執行者

秘書長要負責牽頭執行理事會作出的決策，負責將各項工作部署進行細化并組織落實。秘書長對決策的執行要向理事會、會長負責，并接受領導機構和全體會員的監督和檢查，要真正發揮好“首席執行官”的作用。

4.各種關系的協調者

社會組織是民間組織，沒有行政權力，做好工作要依靠政府部門、會員單位、社會各界的大力支持，秘書長擔當協調各種關系的職責，是社會組織的外交官。

秘書長的思想素質要求

為了履行秘書長應盡的主要職責，切實完成好“大管家”、“參謀助手”、“首席執行官”、“外交官”的角色，秘書長在思想素質方面要具備下面五種精神。

學習精神

當今時代是信息高度密集，新技術層出不窮的時代，知識更新快，經濟社會發展快，社會組織面臨的新機遇新挑戰多。秘書長要有終身學習的意識，通過各種方式向會長、會員學習，向專家學習，加強理論研究，通過開闊視野，拓寬思維，不斷打開工作的新局面。

敬業精神

要熱愛秘書長這一光榮的職業，把職業當作事業對待，淡泊名利，守好本分，全心投入，把工作職責范圍內每項工作，每個細節都做好，愛崗敬業，爭創一流。

奉獻精神

無論處理秘書處日常工作，還是與機構分支、會員單位合作，秘書長都必須要勇挑重擔，積極付出，樂于奉獻，營造以付出勞動為光榮的氛圍，帶領團隊快樂完成各項任務。

吃苦精神

在工作中將面臨各種矛盾和問題，面對許多的風險和挑戰，秘書長在思想上要不怕苦不怕難，行動上要咬定目標，苦干實干，想法設法，攻堅克難，經受考驗，增長才干。

自律精神

秘書長是秘書處工作人員的表率，是對外開展工作的形象大使。秘書長要樹立正確的世界觀，人生觀，價值觀，無論有無監督，都能自我控制和自我監督，依法依規，遵章辦事，不斷陶冶情操，努力提高內在和外在形象，成為一名道德品質高尚，自律能力強的秘書長。

秘書長的能力素質要求

具體表現為具備六種能力：

一、團隊管理能力

秘書長應具備一定的組織領導水平，運用豐富的管理經驗，充分發揮團隊各部門、各工作人員的優勢，在合理時間內組織團隊完成既定目標，并在工作中不斷培訓、交流，不斷提高團隊的戰斗力。

二、執行能力

秘書長要根據理事會、會長的工作部署，根據完成時間的要求，把每一項工作進行細化管理，制定詳細的執行方案，把每項任務落實到部門，落實到具體經辦人員，并認真根據執行方案，嚴格檢查、指導、督促，確保每項任務按時、按質完成。

三、組織協調能力

秘書長要具備全局觀念，民主作風；協調處理好秘書處不同部門之間、不同分支機構、代表機構、實體機構之間的關系，要堅持公平公正，遵章辦事，以和為貴的原則，及時解決存在問題，充分發揮各方優勢，形成合力，促進和諧發展。

四、創新能力

秘書長作為“首席執行官”，在服務會員、執行計劃、完成任務的過程中，經常會碰到新問題，接觸新事物，發現新機遇，迎接新挑戰。因此要有創新思想，從實際出發，客觀分析新情況，及時提出新思路，果斷解決新問題，不斷總結新經驗，創造性地開展工作。

五、業務能力

秘書長要熟悉社會組織運作，要熟悉行業業務，要熟悉會員需求，業務上要具備下面四種基本能力：

1.服務能力

“服務國家，服務社會，服務群眾，服務行業”是社會組織的辦會宗旨，秘書長必須要有強烈的服務意識和建立完整服務體系，帶領秘書處在日常的每項工作中為會員、為政府、為各方合作伙伴提供良好服務。

2.經營能力

社會組織是非政府撥款單位，該組織的辦公場地，人力資源，活動開展都需要經費。秘書長需要有很強的經營意識和經營能力。每年要根據本社會組織的費用支出實際，制定年度經濟目標，并組織秘書處各部門按照計劃開展活動。通過會費收入，政府購買服務，業務活動等確保實現年度目標。

3.策劃、宣傳能力

秘書長要有品牌意識，根據會員的要求，所在行業、地區的特點，積極策劃本組織的品牌項目，并通過報紙、公開刊物、互聯網等媒體廣泛宣傳，打造成全省、全國，甚至是國際品牌。

4.寫作、表達能力

提交社會組織的發展規劃，編制年度工作計劃，提出活動方案是秘書長的主要工作，所以秘書長要有較強的寫作能力。組織座談會、培訓會、代表社會組織出席會議等也是秘書長的日常工作，所以秘書長需要具備較好的表達溝通能力，增強本社團的凝聚力和影響力。

六、社交能力

由于秘書長的工作聯系面較廣，涉及面較寬，又有較強的綜合性、機動性和應急性，因此秘書長要處理好下面幾個關系：

1.內部關系

關鍵要處理好與會長和同事的關系。

（1）與會長的關系。會長主持日常工作，秘書長接受會長領導，因此在處理與會長的關系中要抓住三個關鍵環節：首先要積極努力工作，想方設法完成各項任務；其次，遇到困難或計劃有變時要及時請示、匯報，爭取指導，解決問題；最后，遇到新機遇，接到新任務，要積極建言獻策，發揮參謀助手作用。

（2）與同事的關系。秘書處的同事是與秘書長朝夕相處共同工作的合作伙伴，秘書長工作上要以身作則，按規章制度平等對待每一位同事，按照目標任務督促全面落實，心平氣和指出問題，耐心細致地幫助改正錯誤。在生活上，要關心同事的身心健康，同事遇到思想問題要及時分析，幫助解決；遇到家庭、個人等問題要主動關心，調動資源，協助解決困難。

2.會員關系

為會員服務是各社會組織的辦會宗旨，不言而喻，秘書長與會員是服務與被服務的關系。因此在思想上要牢固樹立全心全意為會員服務的意識，行動上要有“三心”。一是熱心，對會員提出的要求，只要能辦的要積極熱情地協助辦理，不能解決的要說明原因，并提出解決建議，務必做到熱情周到，有求必應；二是要虛心，有許多會員在自身建設，品牌打造，活動宣傳等方面積累了豐富經驗，要虛心向會員取經，取長補短，攜手合作，共同發展；三要耐心，有時也會遇到一些情緒比較激動，語言比較偏激的會員，對此要耐心聆聽，換位思考，想法設法穩定對方情緒，積極溝通，化解矛盾，解決問題。

3.政府部門關系

處理好與政府部門的關系，要抓好三個關鍵，一要自覺接受業務主管部門的領導和指導，重要會務、重要工作、重大活動要請示報告；二要積極協助、配合業務主管單位、指導單位完成各項任務；三要多匯報，多溝通，及時反映行業、會員的現狀、訴求，及時通報信息，專業提出政策建議。

4.社會各界關系

社會各界泛指與社會組織有關聯的不同單位和團體，如新聞界、學術界、商界等。真誠溝通，合作共贏是處理好與社會各界關系的總原則。

新聞界是與社會組織聯系最廣泛、最密切的，社會組織如果要在公眾中獲得良好的聲譽和影響，一定要獲得新聞媒介的積極支持。秘書長要處理好與新聞媒介的關系，需把握好三個要點：

（1）要經常積極主動與新聞媒介取得聯系，及時提供好素材、好稿件。

（2）要尊重他們的獨立性、特殊性和重要性，充分了解不同新聞媒介的特點，發揮不同媒介的優勢，廣泛深入宣傳社會組織。

（3）要正確對待新聞媒介的批評和誤解。對于負面報道，如果內容屬實，應該立即承認錯誤，著手整改，并通過新聞媒介把正確的態度和行為傳播出去，重新樹立形象；如果報道失實，要心平氣和地指出失實之處，并邀請媒體調查核實后給以更正。

（作者系廣東省社會組織總會常務副會長兼秘書長/本文根據作者在廣東省社會組織負責人研修班發言材料整理而成）