“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢

衛麗亞

摘要：隨著電子信息技術的發展，電子檔案越來越受到人們的青睞，由于電子檔案有其自身無法克服的缺陷以及管理的局限性，使得電子檔案不能完全取代紙質檔案，因此在現階段檔案管理中電子檔案與紙質檔案應并存是客觀需要的。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；并存；管理

檔案是社會信息的歷史沉淀，也是人類社會歷史發展的軌跡。根據《中華人民共和國檔案法》的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。長期以來，紙質文件作為檔案的主要載體被保存、利用。信息時代的到來，作為信息重要承載形式的檔案存儲介質發生了巨大的變化，以紙質為主要介質的傳統檔案存儲形式正在逐步向以磁盤、光盤等為介質的電子檔案存儲形式過渡。在今后相當長的一個時期內，檔案工作將處于紙質檔案與電子檔案并存階段。因此探索電子檔案和紙質檔案的同步管理，對建立與發展檔案信息網絡信息共享、充分利用檔案信息資源有著重大意義。這兩類檔案有著各自的特點，決定了它們將長期共同存在、共同發展。

一、大數據及電子檔案概述

（一）大數據的概念

大數據又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。“大數據”是由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享，交叉復用，形成的智力資源和知識服務能力。

（二）大數據的特點

一是數據體量巨大（Volume）。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。除了以文本為主的結構化數據，非結構化數據越來越多，包括網絡日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數據對數據的處理能力提出了更高要求。三是價值密度低（Value）。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。

（三）電子檔案的概念

電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。在大數據背景下，電子檔案是具備數量巨大、結構復雜、類型眾多特征的數據集合。

二、電子檔案與紙質檔案相比較各自不同的特點

從本質上講，電子檔案與紙質檔案都是文件存在的形式，是信息與載體的集合體，電子檔案與紙質檔案都是社會活動者真實活動的記錄，具有參考利用價值，需要存檔備查。所不同的是，電子檔案在記錄方式上有許多不同于紙質檔案的特點。

（一）信息存儲的高密度性

電子檔案的儲存介質或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質文件無法表達的信息內容，而紙質檔案只以紙質為載體。無論是磁盤還是光盤，有海量存儲之稱，這種信息存儲的高密度性可節省檔案的存儲空間。

（二）依賴性和不可識別性

電子檔案是利用計算機形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，它是電子計算機在檔案工作中應用的產物，也是檔案現代化的重要標志。電子檔案必須依賴于計算機軟、硬件和數據庫及網絡系統才能識別出來。然而，紙質檔案采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出。

（三）信息與載體間的可分離性

就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。相對于電子檔案而言，紙質檔案的載體是實體，具有相對的穩定性，那么，傳統的紙質檔案在承載信息的穩定方面仍然處于高優勢狀態。

三、電子檔案與紙質檔案并存的必要性、長期性

檔案的本質屬性是它的原始記錄性，檔案管理的最終目的是為了查閱，紙質檔案與電子檔案并存恰恰滿足了檔案本身的這兩種基本功能。在檔案管理實踐中，紙質檔案具有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但其承載的信息量較小，占據空間較大，管理與檢索不便。而電子檔案體積小、信息量大、檢索迅速便捷，但其數據在傳輸過程中容易失真，一旦被修改則無法識別，沒有確定的法律地位。同時，電子檔案的信息形態是數字化的，對設備有著很強的依賴性，并且壽命短，影像記錄的穩定期不長。比較兩者的優劣不難看出，紙質檔案與電子檔案并存融合了兩種檔案的優勢，既可發揮高效檢索功能，又可保證檔案的憑證價值。因此，在電子檔案的局限性未得到根本解決之前，兩種檔案將長期并存。

四、對紙質檔案與電子檔案并存管理的探索

（一）建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。

（二）并存期間應根據自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

（三）實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式

電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。

（四）建立一套科學合理的管理制度

電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

五、結束語

綜上所述，紙質檔案與電子檔案在現階段各有優勢，在經濟建設及服務中各自發揮著特殊的作用。因此現階段做好電子檔案與紙質檔案的長期并存工作，相輔相成，相得益彰，逐步完善檔案管理手段，是檔案管理工作的重要課題。

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（作者單位：中國建筑第七工程局有限公司）