信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策

萬付寶

摘要：近年來，電力工程層出不窮，當前我國已經建立了覆蓋全國的電網系統，電力企業儼然成為國家發展的重要能源供應基地，企業運行正常與否影響著人們正常的工作和生活，影響著人類社會的穩定運行。21世紀隨著互聯網技術、通訊技術的完善，人們已經不知不覺進入到信息化時代，新時期對電力企業的檔案管理工作提出更多更高的要求，原有的管理模式勢必無法滿足企業發展的新需求，本文分析信息化背景下電力企業檔案管理遇到的問題，有針對性的對其進行分析，提出相應的優化策略，推動電力企業良性運轉。

關鍵詞：信息化；電力企業；檔案管理；對策

自上世紀中葉電腦誕生之日起，它便以不可阻擋之勢迅速滲透到企業發展的角角落落，改變著人們以往的工作和生活方式。檔案管理工作作為企業發展的重要組成部分，影響著企業的健康運轉，總結以往電力企業檔案管理時遇到的問題，結合信息化背景對該工作的沖擊，引進信息技術對檔案管理工作進行優化，打造企業管理信息化的新模式，推動該項工作向科學化、規范化、智能化、安全化方向靠攏，提高工作效率和工作質量，減輕員工的工作壓力，以便更好的為企業發展貢獻力量，推動電力企業穩步向前邁進。

一、新時期對電力企業檔案管理工作產生的沖擊

（一）電力企業檔案管理的概述及重要性

企業檔案是企業發展全過程檔案資料的綜合，詳細的記錄了企業發展的始末，是企業發展的一項基礎性工作。隨著時代的發展，企業檔案管理工作的內容也在不斷完善和優化中，像當前多數企業在開展檔案管理工作時要對企業的文書資料、財務狀況、人事檔案及生產運行情況進行全面準確記錄，便于后期查詢，引導企業健康運轉[1]。

電力企業檔案管理工作是衡量企業管理水平的標準，是企業管理工作的基礎，做好電力企業檔案管理工作提高企業管理水平的同時，提高其經濟效益，有效規避企業運行風險，優化企業運行模式，提升企業的競爭力，便于其在激烈的市場競爭中屹立不倒。

（二）信息時代對電力企業檔案管理工作的沖擊

隨著市場環境愈發復雜，多數電力企業領導干部將目光集中于業務拓展上以期獲取更多的經濟收益，忽視了企業內部的檔案管理工作，就當前我國電力企業檔案管理工作而言，多以紙質檔案為主，長時間存儲和查詢勢必會影響其質量，像檔案受潮發霉字跡受污，影響后續工作的正常進行。此外，由于檔案管理工作涉及內容較多，不計其數的檔案資料加大了查詢的難度，日常管理工作不到位都會影響檔案管理的質量。新時期，隨著數字化信息技術的完善，檔案管理人員希望借助信息技術對該工作進行優化，實現智能化管控，近年來信息技術被引入檔案管理工作中，改變了以往檔案存儲和查閱的方式，有效的提高了工作效率減輕了員工的工作壓力，但在實際工作時也出現了一些問題，信息安全問題成為影響檔案管理工作最大的問題。新時期信息時代的到來雖然實現了信息共享，但各種病毒黑客致使檔案信息泄露影響企業的正常運轉，工作人員專業能力和個人素質還有待提高，檔案管理意識薄弱，檔案信息利用率低，無法真正發揮檔案管理工作的作用。

二、信息化背景下提高電力企業檔案管理水平

首先，應正視新時期電力企業檔案管理工作，明確信息時代給檔案管理工作帶來的沖擊，加大檔案管理工作的宣傳力度，組織電力企業領導干部進行再教育，以便做好模范帶頭作用，組織員工進行再教育，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，便于其在日后工作時能從嚴要求自己積極配合相關工作人員開展檔案管理工作，推動電力企業檔案管理工作順利進行[2]。

其次，組建專業的工作團隊，加大人才隊伍建設，招聘專業的人才，組織老員工進行專業培訓，培養復合型人才，以便更好的開展檔案管理工作，重視檔案信息安全問題，定期組織員工進行專業培訓和素質教育，完善其知識架構，以便能更好地應對時代的挑戰，加大考核力度，培養員工的安全意識和責任意識，加大該項工作的執行力度，提高管理水平和管理效率。正視信息時代給檔案管理工作帶來的影響，總結以往檔案管理工作中出現的各種問題進行針對性優化，像可以及時更新設備，做好系統維護工作，提高病毒抵御能力，打造專業檔案管理團隊，對企業內部檔案管理工作進行科學管控，企業每個員工應有一個專門的身份認證，只能在企業內部登錄賬號，涉及檔案更改的時候一定要申請批準后由專業人員進行更改。建立完善的監管部門，對于違規操作者視情節進行懲處，保證檔案管理工作的安全性。

此外，完善電力企業檔案管理體制，根據企業運行情況及以往的工作模式制定統一的管理標準，嚴格規范員工的操作，真正做到有理有據，同時可以將檔案管理工作分配給不同的小組進行分類管理，統一管控，切實提高檔案管理工作的工作水平。開展電力企業檔案管理工作時不僅要重視企業內部檔案信息的安全性，同時也應對外界環境進行管控，在檔案管理部門設置監控設備，一旦發現有病毒和黑客入侵可以進行預警，便于員工及時處理保證檔案管理工作的安全性。

三、結語

總而言之，新時期在推進電力企業檔案管理工作信息化的同時，分析信息時代給檔案管理工作帶來的沖擊，分析以往工作時出現的各種問題，加大人才隊伍建設，重視培養員工的檔案管理意識和信息意識，以便在日后能嚴格規范自己的操作，完善電力企業檔案管理系統，對檔案管理工作進行優化做好細節銜接工作，確保電力企業檔案管理工作順利進行，提高檔案管理水平，為企業發展打下堅實的基礎，推動電力企業邁向新的發展階段。

參考文獻：

[1]鄢秀清.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業務，2016（23）：60-60.

[2]李冰.信息化條件下如何做好電力企業檔案管理問題探索[J].環球市場信息導報，2016（17）：103-103.

（作者單位：國網湖北省電力公司巴東縣供電公司）