用友U8采購和銷售業務的紅字單據處理

黃輝+汪越元

摘 要： 通過一個完整的案例，對采購和銷售業務中的退貨業務按環節進行了梳理，并通過示例圖對業務中涉及的紅字單據處理進行了深入的分析和說明。

關鍵詞： 用友； 采購； 銷售； 紅字單據

中圖分類號：F49 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2017）11-64-04

Deal with the red letter document of U8 purchasing and selling business

Huang Hui， Wang Yueyuan

（School of economics and management， East China Jiaotong University， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： Through a complete case， the paper makes a detailed analysis of the return business in the purchasing and sales business， and analyzes and illustrates the processing of the red letter document involved in the business through the example diagram.

Key words： UFIDA； purchasing； selling； red letter document

0 引言

在供應鏈相關業務中，特別是在采購或者銷售環節，有時會發生一些退貨業務（采購退貨或者銷售退貨）。與正常業務相比，這些退貨業務的掌握需要對采購或銷售業務流程有清晰的了解[1]，并且需要熟練掌握紅字單據的處理。下面分別對采購和銷售業務中的退貨業務涉及的紅字單據處理進行說明。

1 采購業務紅字單據處理

1.1 采購業務流程

采購是企業的重要業務，通過對企業的采購業務進行管理，可以幫助企業降低采購成本，提升企業競爭力。采購業務管理流程具體可分為普通采購流程、受托代銷采購流程、直運采購流程，以下結合最常見的普通采購流程進行說明。

從普通采購業務流程圖1可以看出，通常從請購開始，經過采購訂單、到貨等一系列相互關聯的串行環節完成采購業務，而退貨可能出現在其中任何一個環節，紅字單據通常伴隨著退貨業務而發生。

1.2 請購環節和采購訂單環節紅字單據

請購和采購訂單環節，還不涉及實際的物流和資金流的變化，所以，如果在這兩個環節出現退貨業務，實際上也就是取消采購的意向，不會涉及到紅字單據的處理。只需要在相應的單據處理中使用“關閉”功能就可以，這樣既可以中止采購業務，也可以保留相應的業務痕跡。詳細操作見圖2。

1.3 采購到貨環節紅字單據

如果在采購到貨后出現退貨業務，由于涉及具體的物流，需要在單據上體現出來該物流的逆向變化。由于采購的物料尚未驗收入庫，可以直接通過采購退貨單進行采購退貨[2]。具體需要在采購到貨環節填制采購退貨單（數量需要使用負號填入，也就是會計上的紅字概念），以反映采購物流的變化情況。詳細操作見圖3。

此外，退貨還有一種情況叫拒收，這時候不需要進行其他的操作，不用退貨單也不用紅字入庫單，直接就當作未收到就行了，屬于質檢的一個操作。

1.4 采購入庫環節紅字單據

在采購管理和庫存管理集成使用的情況下，采購入庫環節是在庫存管理系統中完成的。若采購入庫以后存在退貨業務，那就必須完成采購出庫操作（或稱為采購退庫），以及采購退貨操作。

由于采購入庫單來源于采購到貨單，所以退貨時也需要先在采購管理的到貨環節填采購退貨單，然后在庫存管理中參照該采購退貨單，填制紅字采購入庫單。最后在采購結算環節（可選擇自動結算或者手工結算）進行紅藍字采購入庫單結算[3]，以沖減退貨的存貨數量。詳細操作見圖4。

1.5 采購發票環節紅字單據

如果填制采購發票以后出現退貨業務，由于涉及到采購管理中的物流和資金流變化，需要在單據上面反映出來。需要先填采購退貨單，在庫存管理中填制紅字采購入庫單，在采購管理中填制紅字發票，最后進行紅藍采購入庫單、紅藍發票采購結算[4]。詳細操作見圖5。

1.6 采購結算環節紅字單據

若采購結算以后出現退貨。需要先填采購退貨單，據以填制紅字采購入庫單、紅字發票，進行紅藍入庫單、紅藍發票結算。

2 銷售業務紅字單據處理

2.1 銷售業務流程

銷售是企業生產經營成果的實現過程，是企業經營活動的中心，提供了報價、訂貨、發貨、開票的完整銷售流程，支持普通銷售（又可分為先發貨后開票業務、開票直接發貨業務）、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調撥等多種類型的銷售業務，并可對銷售價格和信用進行實時監控。普通銷售流程圖見圖6。

銷售退貨業務是指客戶因貨物質量、品種、數量不符合要求或者其他原因，而將已購貨物退回的業務。可發生在銷售業務流程的任何一個環節。

2.2 銷售報價和銷售訂貨環節紅字單據

在銷售報價和銷售訂貨環節，由于業務不涉及物流和資金流變化，所以這個階段的退貨只需要在相應單據中執行關閉操作即可，不需要填制紅字單據。詳見圖7。

2.3 銷售發貨環節紅字單據

如果發貨以后出現退貨業務，需要把物流的變化反映出來。可以先填退貨單，然后審核即可。詳見圖8。

2.4 銷售出庫環節

若銷售出庫以后出現退貨業務，可以先在銷售管理的發貨環節填退貨單，然后在庫存管理中填紅字銷售出庫單。詳見圖9。

2.5 銷售發票環節

由于銷售系統是以銷售發票的審核作為應收單據生成的依據，所以，如果開具銷售發票并審核以后出現退貨業務。需要先在發貨環節填制退貨單，然后填紅字銷售出庫單，據以填制紅字銷售發票。然后進行應收款退款或取消應收款債權等業務處理。詳見圖10。

3 結束語

綜上所述，無論是采購管理還是銷售管理，涉及到的退貨業務都需要在對正常業務操作流程有清晰的理解基礎上，分別不同情況來進行處理，基本的處理原則是：未涉及物流、資金流變化的，不需要使用紅字單據，只需要關閉相關的單據即可[5]。涉及到物流、資金流變化的，則需要通過紅字單據來對退貨業務進行正確的處理。

參考文獻（References）：

[1] 周虹.用友ERP-U8供應鏈業務處理流程概述[J].財會月刊，

2015.1：124-126

[2] 趙男男，單昭祥.用友ERP-U8.72供應鏈系統采購退貨業務

詳析[J].計算機時代，2016.1：98-100

[3] 龍海燕.基于用友ERP U8供應鏈管理系統的業務與財務數

據一致性研究[J].財會月刊，2016.1：93-97

[4] 徐磊.關于用友ERP-U8系統在倉庫管理應用中的探討[J].

鐵路采購與物流，2011.10：37-38

[5] 黃輝.會計信息系統理論與實踐[M].東北財經大學出版社，

2017.endprint