電子文件的全程管理與前端控制的比較研究

鄭伽

摘要：全程管理和前端控制都是電子文件管理的重要原則。全程管理是一個過程管理，其過程包含了前端、中端、后端三個階段，既然前端控制包含在全程管理之中，那么全程管理是否可取代前端控制，這個問題值得考慮。本文從兩者的內涵及理論來源比較、管理內容比較、兩者互相的關系與兩者應該注意的問題等方面來論述全程管理是否可取代前端控制。對電子文件的管理具有參考價值。

關鍵詞：電子文件全程管理前端控制

Abstracts： The whole management and the man？ agement before control are the important principles of the electronic record management. The whole manage？ ment is a management process， which includes a frontend process， in the end， the rear end of the three stages， since the tip is included in the whole management， then the whole management whether to replace the front control. The question deserves consideration. This article compares the content from the connotation and theoretical sources， the two aspects of mutual relations and the issues which should be noted to discuss wheth？ er to replace the front control with the whole manage？ ment. This paper is a reference for the management of electronic records.

Keywords： Electronic record； The whole manage？ ment； The front control

一、引言

全程管理和前端控制是信息時代電子文件管理的重要原則，是在文件連續(xù)體理論的基礎上發(fā)展起來的新概念，是電子文件管理的重要指導思想和原則。全程管理是指對電子文件的前端控制、中端控制、后端控制的三個階段進行管理。顯然，前端控制是全程管理的一部分，既然前端控制已包含在全程管理之中，那么前端控制是否還有存在的必要，全程管理是否可取代前端控制？針對這一問題的探討，本文從全程管理和前端控制的內涵及理論來源比較、管理內容比較、兩者互相關系以及兩者應該注意的方面等來論述全程管理是否可取代前端控制。

二、內涵及理論來源比較

電子文件全程管理有三個方面的深刻含義：第一，全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質量要求，從而建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法；第二，全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”概念基礎之上的，注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強調各項管理內容和要求的系統(tǒng)整合和整體效應；第三，全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實現(xiàn)結果控制，在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實電子文件在管理系統(tǒng)中的運轉狀況，確保電子文件的管理質量。[1]全程管理原則的明確提出和系統(tǒng)完善是在電子文件時代，但其思想來源于文檔一體化理論和實踐。電子文件的全程管理從根本上說是文檔一體化在電子文件管理中的實現(xiàn)模式，只不過其理論發(fā)生了變化，從文件生命周期理論轉向了文件連續(xù)體理論。[2]在理論認知、管理體系構建、管理方法革新等諸多方面，電子文件都可以看成是對紙質文檔一體化管理的繼承與發(fā)展。全程管理強調的理論來源是在“大文件”的概念之上，來源于文件連續(xù)體理論。

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案的管理是分階段的，文件和檔案管理是兩個相對獨立的系統(tǒng)分別運行，文件和檔案的不同目標和要求被分解到不同的階段中。前端控制是把整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把可能在文件形成階段要實現(xiàn)的功能在這一階段完成。電子文件是在系統(tǒng)中生成和運轉的，電子文件管理過程的前端就延伸到了系統(tǒng)設計階段，前端控制的形式也部分轉移到系統(tǒng)功能的設計之中，就是把文件生命周期各階段的管理要求設計在系統(tǒng)之中。[3]前端控制產生的思想根源是由法國檔案學者C·若加雷（C If Gareth）提出的，他認為：檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。[4]國際檔案理事會電子委員會制定的《電子文件管理指南》（草案）花了大量的筆墨闡述了重新思考電子文件生命周期及在生命周期中進行干預的重要性。最后，它將干預的時機定在電子文件管理系統(tǒng)的設計階段，把原來紙質檔案管理系統(tǒng)中的許多后端控制移到前端，主張在文件形成之前就采取行動。在此基礎之上，馮惠玲教授明確提出了“前端控制思想”，并稱之為“電子文件時代新思維”。[5]

通過比較兩者內涵發(fā)現(xiàn)，全程管理是在“大文件”概念基礎之上的，來源于文件連續(xù)體理論，包括文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命過程所有的管理要素；前端控制是以文件生命周期理論為基礎，強調管理者對電子文件的干預，把后端控制的管理活動移到前端。兩者內涵強調的重點不同，全程管理重在整個過程，前端控制重在前端系統(tǒng)設計；理論來源也不同，全程管理的理論來源是文件連續(xù)體理論，是對傳統(tǒng)文件、檔案管理一體化的延續(xù)和發(fā)展，前端控制的理論來源是文件生命周期，前端控制將文件、檔案看成是同一事物的兩個階段，強調檔案工作者要將注意力放在前端。通過這一層面的比較發(fā)現(xiàn)兩者的內涵及理論來源都不同，因此兩個不同的事物是不能互相取代的。endprint

三、管理內容比較

電子文件的全程管理其實就是對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期的管理。從電子文件形成就開始進行控制，將形成、流轉、收集、整理、保管等工作環(huán)節(jié)有機聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準進行業(yè)務流程的重組，并保證文件屬性的需求嵌入到業(yè)務流程中，使文件流程和業(yè)務流程有機融合在一起。并且在完成業(yè)務工作任務后，借助現(xiàn)代科技手段將需要保存的電子文件安全地移交到數(shù)字檔案館。簡單來說，全程管理主要包括三個方面的內容：第一，從縱向上看，基于電子文件本身連續(xù)的、無間斷的過程管理來替代職能管理，將文書、檔案工作看成是一個過程，一切工作環(huán)節(jié)都圍繞信息的順暢流通、事物的順利處理進行；第二，從橫向上來看，留存文件信息內容的同時也要留存文件形成和使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者之間的有機聯(lián)系；第三，以事前管理代替事后監(jiān)督，關注的重點提前至電子文件形成之時或者形成之前。[6]

電子文件的前端控制的實質就是檔案部門介入時機問題。前端控制主要表現(xiàn)為對電子文件管理系統(tǒng)的設計階段實施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設計在系統(tǒng)中，從而設計出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。這說明，電子文件的前端控制比傳統(tǒng)文件還要超前，機關檔案部門和檔案工作者介入電子文件管理的時機需要更加提前。

通過比較可以看出，全程管理的主要內容既包括縱向上的全過程，也包括橫向上的內容信息，還注重事前的管理，前端控制的主要內容強調事前的管理與設計。全程管理的內容同樣包含了前端控制的管理內容，但這是否意味著全程管理可取代前端控制？兩者管理的內容并不完全相同，兩個不完全等同的事物是無法互相取代的。全程管理是一個過程管理，包括了電子文件從形成到永久保存或銷毀的整個生命過程，但是前端控制著重強調事前的設計與管理，事前的準備工作如果做好了，事后可省去許多不必要的工作。

四、兩者關系

前端控制是全程管理的工作基礎，確保全程管理的安全可靠。由于電子文件具有易流失、易更改的特點，文件內容甚至文件本身出錯的可能性都要比紙質文件大很多，其中很多差錯及造成的后果是不可挽回的或不可彌補的，即使需要修復，也要花費很多的代價，這些差錯有的來自系統(tǒng)的缺陷，有的是由于管理的失誤。針對電子文件易逝性的特點，防止失誤、控制差錯的最佳時機應該放在可能出現(xiàn)失誤和差錯的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程之中，可以有效防止其他環(huán)節(jié)對電子文件損壞和破壞。加拿大不列顛哥倫比亞大學圖書館教授的露西安娜·杜蘭蒂（Luciana Duranti）認為：如果形成者不從電子文件產生之時就采取措施來保證它們的可靠性（包括內容的可靠性和文件本身作為“文件的可靠性”）的話，未來將沒有多少電子文件值得保存。加拿大的檔案學專家特里·庫克（Terry Cooke）也指出，在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用。[7]前端控制在系統(tǒng)設計階段，把全程管理過程可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督，這為全程管理奠定了基礎，保障了電子文件的安全和完整。

前端控制是優(yōu)化全程管理的功能，提高全程管理效率的科學理念。電子文件管理系統(tǒng)不應該是手工管理流程的簡單模擬，而應該本著科學、合理、有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業(yè)務流程重構”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環(huán)節(jié)的重復、疏漏，從而達到功能合理、效率最高。前端控制是新構建的業(yè)務流程的重要特點，為實現(xiàn)上述目標發(fā)揮了重要的作用。在對電子文件生命周期的全過程通盤規(guī)劃的基礎之上，把某些分散在各個業(yè)務環(huán)節(jié)，帶有一定重復性的作業(yè)提前實施，可以有效減少重復作業(yè)和滯后作業(yè)，最大限度地提高作業(yè)的效率。例如，凡是可能在文件形成同時生成的數(shù)據(jù)（包括描述文件的內容、結構、背景、版本、文件生成的環(huán)境、存在的狀態(tài)等各方面的信息）均在當時及時采集、存儲下來，文件形成時尚無生成文件的運轉、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)規(guī)則實時追加。所有數(shù)據(jù)均為一次采集、終身使用。這種數(shù)據(jù)采集方式和各管理環(huán)節(jié)獨立采集方式相對大量工作大為減少，有效防止了重復采集的數(shù)據(jù)誤差，并且保證了用于描述文件、檢索文件和維護系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的完整安全、真實可信。又如，把電子文件的版本控制、備份措施、鑒定復審、利用權限等管理要求設計在電子文件管理系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)自動實施，可以確保各管理措施及時、準確、到位。[8]

通過對兩者的比較得知，前端控制是全程管理工作環(huán)節(jié)當中的重要一環(huán)，為全程管理中的其他工作節(jié)約了時間和精力，是實現(xiàn)電子文件全程管理的重要措施和保障，具有充分的必要條件，是全程管理不可或缺的重要內容。因此，全程管理是替代不了前端控制的。

五、全程管理與前端控制分別應注意的問題

全程管理應該從電子文件的收集、著錄、歸檔等方面著重強調電子文件的管理。第一，電子文件的收集。電子文件運動過程與電子文件管理系統(tǒng)不可分離。電子文件管理系統(tǒng)是人們?yōu)榱擞行У毓芾黼娮游募ＷC電子文件的行政有效性和法律憑證性作用而設計、實施的軟件及相關的政策、措施，其核心是一套旨在制作、處理、歸檔和保管電子文件，以維護其真實性和可讀性的計算機應用程序。電子文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)中。因而，收集電子文件必須注意其完整性，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)與內容同樣重要。電子文件的背景信息收集應在電子文件形成時就開始著手，這涉及識別與標記電子文件，涉及將電子文件與背景相連接。在某些情況下，還需要將關鍵的背景信息植入到元數(shù)據(jù)中或電子文件自身中來達到這一目的，電子文件所產生的自我描述信息越多，對補充信息的需要就越少。同時，電子文件必須移交給檔案館（室）保管，部門或電子文件已經進入開放存取期的那些部門，必須將某些元數(shù)據(jù)提供給檔案館（室），元數(shù)據(jù)改變的修正拷貝也必須提交給檔案館（室）。endprint

第二，電子文件的著錄。著錄是時間和內容都發(fā)生顯著變化的管理活動。由于電子文件有可讀性的要求，在技術上不斷升級的情況下，不可能只通過靜態(tài)保存的方法來保管歸檔電子文件，需要對其不斷地復制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護其真實性的方法之一就是對電子文件和電子文件管理活動進行著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。這決定了電子文件著錄的信息不僅是電子文件內容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。著錄必然貫穿電子文件整個生命周期。為了保證著錄信息的準確，減少重復勞動，要求在電子文件形成之時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能最好設計到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程。為了方便電子文件形成部門的著錄，保證這項工作的標準化，以便檔案部門將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，檔案部門可以與電子文件形成部門合作，將需要著錄的項目編制成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給電子文件形成者，這樣既可保證著錄信息的高質量，同時也可避免了檔案工作者在電子文件歸檔后的低效率勞動。

第三，電子文件的歸檔。盡管電子文件歸檔有許多不同于紙質文件的地方，但其歸檔原則在許多方面是一致的，因而電子文件歸檔應與紙質文件歸檔管理原則相連接。一是堅持由形成電子文件的部門歸檔。二是貫徹優(yōu)化精練的原則。檔案部門必須從電子文件歸檔之始，就對其進行鑒別、選擇，去粗取精，只要工作時間允許，檔案人員可以隨時將之歸入檔案數(shù)據(jù)庫，而不必再等到第二年的上半年。電子文件必須由形成單位按統(tǒng)一格式編目整理，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性和準確性負責。移交到檔案館（室）后的網(wǎng)上信息，應以一定的介質形態(tài)進行實體化處理，然后歸檔保存。[9]

電子文件時代要利用前端控制“整體規(guī)劃、業(yè)務環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控”的核心理念對電子文件管理做出完善的設計規(guī)劃。電子文件的前端控制的管理問題應該從以下幾個方面關注。第一，熟悉相關的法律法規(guī)和標準規(guī)范。系統(tǒng)的設計應該在相關法律法規(guī)和標準規(guī)范的范圍內進行規(guī)劃設計，如《檔案法》和ISO15489-1《國際文件管理標準》《電子文件元數(shù)據(jù)標準》《電子文件管理細則》和《電子文件光盤存儲及歸檔管理的試行標準》等。這些可通過文獻研究來解決，必要的時候還可向相關專家請教。第二，向已經開展電子文件接收的檔案館（檔案機構）借鑒經驗。成功的經驗往往有許多可取之處，通過借鑒前人的經驗，使設計的系統(tǒng)更加完善，而不是每個檔案館都花費大量的人力、物力、財力從頭開始摸索一番。如關于元數(shù)據(jù)，安徽省電子文件中心就是一個很好的取經對象。第三，深入文件產生機構進行調研，對具體業(yè)務進行分析。根據(jù)需要，深入分析業(yè)務活動的各個階段，才能了解到文件產生機構的職能、業(yè)務流程，了解文件通常是在哪個階段生成或接收的。如確定電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集時間和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動態(tài)文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結束時立即提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除，哪些元數(shù)據(jù)是必選項，哪些元數(shù)據(jù)是可選項等，從而更好地設計適合實際情況的電子文件管理流程。這樣才不至于造成有價值的文件流失及接收來的文件缺少必要的元數(shù)據(jù)等背景信息。第四，做好政務系統(tǒng)和OA系統(tǒng)跟檔案信息系統(tǒng)的對接設計規(guī)劃，將元數(shù)據(jù)項制定為標準放入電子文件管理系統(tǒng)中，并且這些系統(tǒng)最好請相同的軟件開發(fā)公司進行開發(fā)。檔案工作人員應主動參與系統(tǒng)設計，根據(jù)前端控制原則和全程管理原則，對相關系統(tǒng)的各個模塊、各工作環(huán)節(jié)的管理功能如何實現(xiàn)自動化、標準化、智能化等問題進行思考，向系統(tǒng)設計者提出具體的設計要求。同時，相關系統(tǒng)要盡可能由相同的軟件開發(fā)公司來做，這樣開發(fā)人員更熟悉相關系統(tǒng)的細節(jié)和設計情況，有利于更好地實現(xiàn)系統(tǒng)間的銜接對應，以后的歸檔工作也會更加順利和省時省力。第五，系統(tǒng)設計要做好標準化建設工作。在進行系統(tǒng)設計時，既要參照相關國際標準，如ISO15489-1《國際文件管理標準》和ISO18492《基于信息的電子文檔的長久保存》，同時也要參照國家標準，如《國家公文格式》《檔案著錄規(guī)則》《電子文件元數(shù)據(jù)標準》，使相關標準統(tǒng)一到一個系統(tǒng)里。[10]

注釋及參考文獻：

[1]馮惠玲編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：13-14.

[2]傅榮校，周林女.電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉[J].上海檔案，2002（6）：24-27.

[3]馮惠玲編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：14.

[4]C·諾加雷.信息技術對檔案和檔案工作的影響[A].第十三屆國家檔案大會文件報告集[C].中國檔案出版社：1997：149.

[5]馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊， 1998（6）：45-49.

[6]葉曉林.電子文件全程管理之思考[J].檔案學研究，2005（1）：46-50.

[7][8]馮惠玲編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：15.

[9]莊麗萍.論電子文件歸檔的全程管理[J].蘭臺世界，2006（13）：40-41.

[10]吳春明.檔案館應該如何對電子文件進行前端控制[J].蘭臺世界，2010（24）：15-16.endprint