基于電子合同的可信電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

國(guó)家電網(wǎng)公司 楊 迪

福建億榕信息技術(shù)有限公司 黃敬林 陳風(fēng)熙

基于電子合同的可信電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

國(guó)家電網(wǎng)公司 楊 迪

福建億榕信息技術(shù)有限公司 黃敬林 陳風(fēng)熙

隨著國(guó)家的發(fā)展,電子合同受到廣泛重視,與傳統(tǒng)的紙張合同相較,具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì),能夠打破傳統(tǒng)合同模式的局限性,發(fā)揮現(xiàn)代化電子技術(shù)的積極作用,然而,在電子合同實(shí)際使用期間,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)管理方面的問(wèn)題,導(dǎo)致其工作效果降低,甚至?xí)霈F(xiàn)數(shù)據(jù)安全性問(wèn)題.因此,在使用電子合同的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)建立可信電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái),逐漸提高數(shù)據(jù)管理工作效果,滿足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求.

電子合同;可信電子文件;數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在使用電子合同的過(guò)程中,相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)數(shù)據(jù)管理平臺(tái),提高數(shù)據(jù)安全性與可靠性,建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)管理體系,發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的積極作用,在保證合同合法性與有效性的基礎(chǔ)上,積極應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)電子商務(wù)發(fā)展問(wèn)題.

一、電子合同觀念分析

電子合同不僅是簡(jiǎn)單的對(duì)紙張合同進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化改革,而是在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中,能夠通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等,建立先進(jìn)的合同傳輸機(jī)制,利用電脈沖傳輸方式等,為接收方傳輸書(shū)面證據(jù),以便于提高電子合同的使用效果.在我國(guó)實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中,電子合同多用于電子商務(wù)交易中,可以將其作為核心內(nèi)容,在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)中建立專(zhuān)門(mén)的電子數(shù)據(jù)共享機(jī)制,產(chǎn)生一定的法律效力,逐漸提高電子合同的管理水平.

對(duì)于電子合同而言,是通過(guò)電子技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)與傳遞技術(shù)等建立的專(zhuān)門(mén)的合同體系,是自然人、法人或是組織之間設(shè)立的協(xié)議,能夠?qū)Ω黝?lèi)問(wèn)題進(jìn)行解決.而電子合同在一定程度上,具有協(xié)議特點(diǎn),通過(guò)協(xié)議方式提高合同的應(yīng)用價(jià)值,在民事法律行為的基礎(chǔ)上,形成合法的內(nèi)容,將法律后果作為目的簽訂各類(lèi)條款,在保證其公平性與公正性的基礎(chǔ)上,確定合同雙方之間的關(guān)系.同時(shí),合同在雙方或者多方實(shí)際發(fā)展期間,觀點(diǎn)表示一致,成立民事法律關(guān)系,因此,要明確雙方具有一定的民事行為能力,并保證數(shù)據(jù)信息真實(shí)性與合理性.同時(shí),合同的簽訂必須保證雙方關(guān)系平等,且資源簽訂相關(guān)協(xié)議,能夠遵循平等與自愿等原則,誠(chéng)實(shí)守信,受到法律的約束.

電子合同主要是在平等主體之間達(dá)成協(xié)議之后,將數(shù)據(jù)電文作為載體,設(shè)立合同內(nèi)容,從廣義方面而言,無(wú)論雙方是否在線簽訂合同,或是當(dāng)事人利用電子方式承諾,只利用數(shù)據(jù)電文簽訂合同,就可以將其作為電子合同.在合同中,多為數(shù)據(jù)形式的電文,主要為:電子技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)等結(jié)合體,通過(guò)手機(jī)短信發(fā)送、電子傳真發(fā)送、電子郵件發(fā)送、電子音頻發(fā)送等,能夠全面提高電子合同的使用價(jià)值,優(yōu)化各方面發(fā)展機(jī)制,逐漸增強(qiáng)工作效果.電子合同與商務(wù)合同的屬性相同,都是用于變更或是終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議,但是,二者之間的載體出現(xiàn)了一定的變化,電子合同主要利用的為數(shù)據(jù)電文傳輸與儲(chǔ)存,導(dǎo)致簽訂方式也出現(xiàn)了一定的變化.

電子合同具有廣義與狹義的分別,從廣義方面而言,就是將數(shù)據(jù)電文作為主要形式,簽訂相關(guān)電子合同.從狹義方面而言,就是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中簽訂合同,將交易等作為主要目的,簽訂的電子合同.雖然在研究的過(guò)程中,不同研究者的看法不同,但是,電子合同最為本質(zhì)的特點(diǎn)就是電子數(shù)據(jù)性,將互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)作為工具,對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行儲(chǔ)存與傳遞,只要屬于網(wǎng)絡(luò)用戶,就可以參與電子合同的簽訂活動(dòng).因此,可以將網(wǎng)絡(luò)用戶作為其中的主體,建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)交流機(jī)制,在虛擬環(huán)境中,更好的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理.

二、電子合同可信電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建立重要性

電子合同具有一定的特殊性特點(diǎn),主要因?yàn)槠涫窃诰W(wǎng)絡(luò)中對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸,需要利用各類(lèi)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行處理,才能產(chǎn)生一定的效果.且當(dāng)事人的身份確認(rèn)方式存在一定差距,與傳統(tǒng)紙張合同簽訂方式不同,在虛擬環(huán)境中,當(dāng)事人只能利用電子簽名等方式簽訂相關(guān)合同,難以明確雙方的實(shí)際情況.同時(shí),在簽訂電子合同的過(guò)程中,各類(lèi)實(shí)時(shí)要素難以判斷,無(wú)法對(duì)其安全性進(jìn)行管理,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)法律方面的問(wèn)題.然而,在建立電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)之后,能夠根據(jù)數(shù)據(jù)管理工作要求,對(duì)其進(jìn)行全面的處理,在保證數(shù)據(jù)安全性與可靠性的基礎(chǔ)上,及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題,采取有效措施應(yīng)對(duì)問(wèn)題,逐漸優(yōu)化相關(guān)發(fā)展機(jī)制,加大各方面管理力度,創(chuàng)新工作形式,滿足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求[1].

三、基于電子合同的可信電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建設(shè)措施

(一)樹(shù)立正確觀念

在建立相關(guān)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確觀念,明確電子合同的實(shí)際功能,對(duì)文件產(chǎn)生時(shí)間與地點(diǎn)等進(jìn)行記錄,通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方式等,形成標(biāo)準(zhǔn)化的代碼結(jié)構(gòu),以便于保存數(shù)據(jù)與處理數(shù)據(jù).同時(shí),還要對(duì)其完整性與準(zhǔn)確性進(jìn)行管理,通過(guò)元數(shù)據(jù)信息的管理,建立先進(jìn)的工作體系.例如:在數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中,建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)字典與儲(chǔ)存系統(tǒng),逐漸提高數(shù)據(jù)管理工作可靠性與有效性,增強(qiáng)各方面工作效果[2].

(二)做好數(shù)據(jù)憑證管理工作

在數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中,應(yīng)當(dāng)重視電子合同數(shù)據(jù)憑證的安全性,一方面,要保證信息內(nèi)容的載體連接情況符合相關(guān)規(guī)定,明確關(guān)鍵信息,利用現(xiàn)代化管理方式對(duì)其進(jìn)行處理.由于在對(duì)電子合同進(jìn)行修改的過(guò)程中,不會(huì)留下痕跡,導(dǎo)致出現(xiàn)難以解決的問(wèn)題,因此,要對(duì)文件內(nèi)容的原始性與證據(jù)性進(jìn)行處理,逐漸提高數(shù)據(jù)管理工作水平.如圖1所示,應(yīng)當(dāng)建立先進(jìn)的電子文件數(shù)據(jù)管理模型,提高工作效果.

圖1 電子文件數(shù)據(jù)管理模型

(三)提高數(shù)據(jù)信息真實(shí)性

在對(duì)電子合同進(jìn)行管理期間,應(yīng)當(dāng)保證其真實(shí)性.首先,在電子文件實(shí)際輸入的過(guò)程中,要對(duì)其儲(chǔ)存空間進(jìn)行分析,明確工作要求.其次,在實(shí)際管理期間,要保證存儲(chǔ)與讀取管理效果,增強(qiáng)工作可靠性.最后,不可以出現(xiàn)電子文件隨機(jī)分配的現(xiàn)象,要應(yīng)用現(xiàn)代化全面管理方式,優(yōu)化工作機(jī)制,逐漸提高管理工作效果[3].

(四)積極借鑒國(guó)外先進(jìn)技術(shù)

在對(duì)電子合同進(jìn)行管理期間,應(yīng)當(dāng)積極借鑒國(guó)外先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展數(shù)據(jù)管理活動(dòng),增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理工作時(shí)效,建立先進(jìn)的工作機(jī)制.例如:可以使用美國(guó)匹茲堡大學(xué)發(fā)明的元數(shù)據(jù)參考模式,首先,要對(duì)電子文件進(jìn)行登記,識(shí)別各類(lèi)數(shù)據(jù)信息,同時(shí),還要對(duì)其條件層進(jìn)行限制,記錄文件數(shù)據(jù)信息,不允許對(duì)其進(jìn)行查閱.如果可以查閱,要設(shè)定相關(guān)授權(quán)管理機(jī)制,以便于對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理[4].其次,要建立結(jié)構(gòu)層次,在結(jié)構(gòu)層中對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理,提高管理工作水平.對(duì)于上下文關(guān)系層面而言,應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的缺陷問(wèn)題,采取有效措施解決問(wèn)題,避免電子合同數(shù)據(jù)信息管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題.最后,要設(shè)計(jì)內(nèi)容層次,將數(shù)據(jù)信息等融入管理工作,其中包括:文字?jǐn)?shù)據(jù)信息、圖片數(shù)據(jù)信息、聲音數(shù)據(jù)信息等,以便于提高數(shù)據(jù)管理工作效果.另外,要建立先進(jìn)的歷史層管理結(jié)構(gòu),對(duì)電子合同文件數(shù)據(jù)信息的使用歷史進(jìn)行記錄,明確數(shù)據(jù)的使用情況與歸檔情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改現(xiàn)象,采取有效措施解決問(wèn)題,以便于提高合同內(nèi)容的合法性與可靠性[5].

(五)加大數(shù)據(jù)管理工作力度

在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的過(guò)程中,要保證電子合同文件具有一定證據(jù)性優(yōu)勢(shì),能夠明確合同內(nèi)容確立要求與內(nèi)涵,對(duì)各類(lèi)活動(dòng)進(jìn)行控制,在提高數(shù)據(jù)管理效率與質(zhì)量的基礎(chǔ)上,滿足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求.首先,要制定先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理機(jī)制,對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)邏輯進(jìn)行管控,保證電子數(shù)據(jù)信息物理儲(chǔ)存區(qū)域的可靠性,建立先進(jìn)的管理體系,逐漸優(yōu)化發(fā)展機(jī)制.同時(shí),要對(duì)數(shù)據(jù)信息發(fā)送與儲(chǔ)存情況進(jìn)行管理,保證數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性,建立先進(jìn)的管理方案,加大管理力度,努力完成當(dāng)前各項(xiàng)任務(wù),加強(qiáng)安全性與可靠性的管理效果,完成當(dāng)前電子合同數(shù)據(jù)管理任務(wù),為人們營(yíng)造較為良好的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展空間[6].

四、結(jié)語(yǔ)

在電子合同簽訂過(guò)程中,相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立可信的電子文件數(shù)據(jù)管理平臺(tái),根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求等,明確工作特點(diǎn),遵循管理原則,逐漸優(yōu)化發(fā)展體系,滿足當(dāng)前實(shí)際管理要求,建立先進(jìn)的數(shù)據(jù)安全性管理平臺(tái),達(dá)到預(yù)期的管控目的.

[1]雷瓊.電子合同簽署中有序多重?cái)?shù)字簽名的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化,2016(2):72-74,81.

[2]李志玉.基于電子簽章的電子合同系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].湖南師范大學(xué),2016.

[3]謝漢天.工作流Petri網(wǎng)建模在電子合同系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用,2014(10):65-68,72.

[4]魯恩銘.基于PKI技術(shù)的電子合同機(jī)制在企業(yè)級(jí)云存儲(chǔ)出錯(cuò)數(shù)據(jù)證明中的應(yīng)用研究[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用,2016(11):155-156.

[5]劉甜.電子合同訂立的法律問(wèn)題研究[D].中國(guó)海洋大學(xué),2014.

[6]譚文春.基于KMS平臺(tái)的電子合同檔案庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2015(10):39-40.

楊迪(1982-),男,滿族,遼寧人,碩士研究生,工程師,研究方向:信息系統(tǒng)建設(shè)管理,辦公自動(dòng)化技術(shù),信息安全保密技術(shù).

黃敬林(1979-),男,福建人,大學(xué)本科,高級(jí)工程師,研究方向:電子文件管理、檔案數(shù)字化管理.

陳風(fēng)熙(1984-),男,福建人,大學(xué)本科,工程師,研究方向:電子文件管理、協(xié)同辦公管理、辦公信息安全.