我國(guó)高校科技檔案管理淺析

萬(wàn)薇　趙虎

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)高校的科技檔案管理工作也提出了新的要求。高校科技檔案是一個(gè)資源豐富的科技信息寶庫(kù)，對(duì)高校科技的發(fā)展有著不可替代的重要作用，在現(xiàn)有條件下，當(dāng)前高校科技檔案管理工作存在著或多或少的問(wèn)題，制定完善的科技檔案管理制度，提升科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及優(yōu)化科技檔案管理的環(huán)境條件都是高校科技檔案管理急需面對(duì)的工作。

【關(guān)鍵詞】高校科技檔案；管理；制度；對(duì)策

高校的科技檔案主要是指高校科研人員在科研和教學(xué)工作中形成的科研成果與教學(xué)成果，其主要表現(xiàn)形式為文字，數(shù)據(jù)，圖表，圖紙，聲像以及真實(shí)的實(shí)物，樣品，標(biāo)本等科技信息。高校的的科技檔案可以真實(shí)，有效，客觀，全面的記錄高校的科研信息及科研過(guò)程，同時(shí)也如實(shí)的記錄了高校的科研歷史及科研水平，這些科技檔案也是高校開(kāi)展科研和教學(xué)活動(dòng)最直接的成果資料和信息來(lái)源，因此高校的科技檔案具有重要的信息屬性和知識(shí)屬性。從當(dāng)前高校的科技檔案來(lái)看，主要包括科研文件，科研課題立項(xiàng)與結(jié)題，科研成果鑒定與獎(jiǎng)勵(lì)，重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的申報(bào)和建設(shè)以及科研機(jī)構(gòu)的建設(shè)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果及應(yīng)用和科技統(tǒng)計(jì)、學(xué)術(shù)交流。高校科技檔案管理工作是為了科學(xué)有效的管理科技檔案，為教學(xué)、科研、成果轉(zhuǎn)化，生產(chǎn)推進(jìn)等工作提供服務(wù)，所以高校的科技檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作。在知識(shí)高速更新的時(shí)代，應(yīng)階而生的就是對(duì)高校科技檔案的管理方式提出了更新的要求。

1 高校科技檔案的重要性

高校科技檔案資料是直接考證一所高校科研歷史的記憶憑證，是高校科研成果的集中體現(xiàn)，是一所高校科研工作繼續(xù)發(fā)展的資源寶庫(kù)。因此高校科技檔案的重要性不言而喻，具體表現(xiàn)為：

1.1 高校的科技檔案是一所高校科技發(fā)展的歷史見(jiàn)證

高校的科技檔案不僅是高校科技發(fā)展的歷史見(jiàn)證而且也是高校科技發(fā)展的重要憑證。科技檔案的存在見(jiàn)證了一所高校科技成果的過(guò)去，現(xiàn)在，以及未來(lái)發(fā)展的方向。同時(shí)歷史的成果及輝煌也會(huì)是對(duì)未來(lái)科技的發(fā)展起著重要的激勵(lì)和推動(dòng)作用。

1.2 高校的科技檔案是一個(gè)豐富的科技資源寶庫(kù)

任何事情的發(fā)展都離不開(kāi)資源的傳承和資源的共享。完整有序的科技檔案資料可以為高校的未來(lái)發(fā)展提供資料借鑒，另外也為科技發(fā)展提供橫向和縱向的引導(dǎo)，再者豐富的科技資源也會(huì)為高校科技發(fā)展做好合理的資源配置。

1.3 科技檔案是一種知識(shí)經(jīng)濟(jì)

科技檔案是一種不容忽視的知識(shí)經(jīng)濟(jì)，包含著豐富的知識(shí)信息，從宏觀層面來(lái)看，反映了國(guó)家的科技發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)，從微觀層面來(lái)看，反映了高校的科研水平，從知識(shí)層面給人以啟發(fā)和指導(dǎo)，開(kāi)拓了科研人員的視野，從而提高了科研的水平與質(zhì)量，在實(shí)踐方面，又給將來(lái)的科研工作者帶來(lái)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，更好地去完善未來(lái)的科研工作，做出更有成效的科研成果，所以，科技檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的“結(jié)尾”工作，而是一個(gè)具有啟迪性的“知識(shí)信息”寶庫(kù)。

2 高校科技檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 科技檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理素質(zhì)

大部分高校雖然都有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但是據(jù)統(tǒng)計(jì)大部分高校并沒(méi)有專門的科技檔案管理機(jī)構(gòu)和科技檔案管理人員。負(fù)責(zé)管理科技檔案的人員一般為科技管理人員的兼職工作，首先這些科技管理人員都有自己本單位的專職工作，其次他們沒(méi)有受過(guò)專門的檔案管理業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)科技檔案管理一般只是泛泛的收集和簡(jiǎn)單的保管，對(duì)其的利用少之又少，更談不上對(duì)科技檔案成果的有效利用和生產(chǎn)轉(zhuǎn)化。因此，這樣的科技檔案管理狀態(tài)勢(shì)必會(huì)對(duì)高校科技檔案的管理造成消極影響。

2.2 科研人員檔案管理意識(shí)淡薄，信息資源缺失

高校的科研人員特別重視自己的科研過(guò)程和科研成果，他們花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力去研究自己的科研項(xiàng)目，完成技術(shù)成果，論文寫作以及生產(chǎn)轉(zhuǎn)化工作。當(dāng)所做的科研項(xiàng)目有所成就時(shí)，一般就認(rèn)為順利完成了自己的科研項(xiàng)目，對(duì)科研項(xiàng)目的歸檔工作往往就忽視掉了。其實(shí)有效的歸檔，可以更好的為后續(xù)科研做鋪墊和參考，但是大多是科研人員這方面的意識(shí)還是比較淡薄，對(duì)個(gè)人科研項(xiàng)目成果不必要的占有意識(shí)還是很強(qiáng)，不愿意將自己的科研成果歸檔學(xué)校，因?yàn)榇蟛糠挚蒲腥藛T認(rèn)為這是個(gè)人的資源數(shù)據(jù)，如果檔案管理部門不主動(dòng)要求收集，一般這些科研成果也不會(huì)上交，所以會(huì)造成科技檔案信息的大量缺失，也會(huì)造成科研成果的信息斷檔，特別不利于將來(lái)的科技人員信息流通和信息參考，直接影響未來(lái)科技信息資源的合理配置。

2.3 高校科技檔案管理制度不完善

大部分高校并沒(méi)有獨(dú)立完善的科技檔案管理制度，即使有高校科技檔案管理制度也是附著于其它科研制度之下，并且少有更新。這就造成了科技檔案管理無(wú)制度可尋，無(wú)規(guī)定可依，那么直接的結(jié)果就是不重視科技檔案管理，科技信息缺失且無(wú)延續(xù)性，因此健全且與時(shí)俱進(jìn)的高校科技檔案管理制度是必不可少和急需建立的。

2.4 高校科技檔案管理設(shè)施配備薄弱

現(xiàn)代高校的科技檔案多以電子形式表現(xiàn)，檔案信息的收集，歸檔，查詢多以電子形式存在，所以健全有效的科技檔案管理系統(tǒng)必不可少。但是據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，大部分的高校由于人員和經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題，往往沒(méi)有建立獨(dú)立的科技檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)現(xiàn)代高校科技檔案的管理工作是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)也是高校科技管理工作的一大障礙。另外值得注意的是，傳統(tǒng)形式的科技檔案管理工作也不可丟失，需要符合收納衛(wèi)生條件的場(chǎng)地去保存檔案，這往往也需要一定的經(jīng)費(fèi)去維持和維護(hù)，但是事實(shí)表明在傳統(tǒng)的科技檔案管理中也存在疏于管理，檔案破損混亂的情況。因此科技檔案管理設(shè)備的投入不足也是科技檔案管理的弊病之一。

3 高校科技檔案管理的建議及對(duì)策

3.1 提高科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)各級(jí)科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，安排專業(yè)的科技檔案管理培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技術(shù)水平，使科技檔案管理者的觀念更新，知識(shí)更新，管理方式更新。從而培養(yǎng)出業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，專業(yè)水平高的科技檔案管理人員，繼而更好的為科技檔案管理工作服務(wù)。

3.2 明確科技檔案的歸屬權(quán)，做好科技資源共享

在科技檔案管理制度完善以后，科技資源共享可以有制度可循。制度規(guī)定框架之內(nèi)明確科技檔案的所有權(quán)和使用權(quán)，做好權(quán)責(zé)分明的工作，這樣科研人員在制度框架之下可以做好科技資源的合理配置，讓科技檔案這個(gè)科技資源寶庫(kù)有效地利用起來(lái)。

3.3 科技檔案制度化管理

科技檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待科技檔案管理問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展積極改革創(chuàng)新，認(rèn)真審視科技檔案管理的制度缺失和薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)完善制度缺漏，使科技檔案的管理從形成，歸檔、整理、保管、利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循，有度可依，有科學(xué)明確的制度去完整管理檔案的每一個(gè)步驟。

3.4 積極改善科技檔案管理的硬件設(shè)施及條件

高校管理部門可以對(duì)科技檔案管理投入必要的財(cái)力與物力，根據(jù)實(shí)際情況逐步完善科技檔案的硬件設(shè)施，加強(qiáng)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，為科技檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境條件。當(dāng)然經(jīng)費(fèi)和人力的投入可以逐步完成，按照實(shí)際的需求增加，制定一個(gè)長(zhǎng)久可行的投入計(jì)劃。

4 結(jié)語(yǔ)

做好科技檔案管理工作，對(duì)高校的發(fā)展具有重大的作用和意義，高校應(yīng)重視科技檔案管理工作，使得科技檔案更好地為高校的健康發(fā)展保駕護(hù)航，提高高校的科研質(zhì)量和科研效率。科技檔案工作隨著社會(huì)發(fā)展而不斷推進(jìn)提升，今后一定會(huì)出現(xiàn)更多的新情況、新問(wèn)題，需要我們通過(guò)學(xué)習(xí)、探索去解決、完善和提高，這樣才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)科技檔案信息的需求，才能更好地創(chuàng)新科技檔案管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

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