OA系統在縣級氣象部門辦公中的應用

翁玲+張婷

摘 要：赤水市氣象局建立了OA辦公系統，是為辦公信息上傳下達、信息采集匯總等需求提供的電子政務辦公管理系統，可以將市委、市政府、省局、市局各股室的文件進行手動錄入，實現公文、通知、公告、請示的上傳下達，形成一個涵蓋數據采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統，最終實現赤水市氣象局日常辦公管理的規范化、標準化、科學化。

關鍵詞：OA系統；基層氣象部門；規范化

中圖分類號：S716.1 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2017）33-0129-02

1 概述

隨著計算機和網絡技術的快速發展，辦公室信息化及自動化的步伐也日益加快。赤水市氣象局作為基層氣象部門需接受上級氣象部門、地方政府、其他相關單位的郵件，其辦公室的工作繁瑣、處理郵件工作量不斷增大，在日常工作中要努力加強電子政務建設。為大力推行公文處理管理發展模式，建立科學有效的運行管理機制，進一步規范公文處理管理工作，在氣象業務體制改革的新形勢下，有必要通過“OA辦公系統”以實現公文處理零積壓，推進公文處理管理工作科學、穩定發展，實現系統多人異地共同完成一件工作，從而實現無紙化、移動辦公。

2 OA系統

結合基層氣象部門的實際需要，在充分考慮管理部門工作人員和業務人員的不同需求后，設計了OA系統，包括五個模塊，分別為：公文收文、公文發文、人員管理、事務公開、基礎信息。

2.1 公文收文

收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級公文、平級來文、內部公文等。主要的處理過程有：收文登記、擬辦意見、辦公室主任意見、副局長意見、局長意見、分發股室承辦、傳閱、送交歸檔等功能。管理人員可以通過“收文查詢操作”對收文處理全過程進行跟蹤與監督。對辦理完畢的收文系統還提供全文檢索、條件檢索、統計等功能。

收文管理是公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記編號，送交相關人員進行擬辦，根據公文類別的設定流程，送相關人員進行處理，承辦，傳閱等，也可以自定義下一步處理流程。并且在流轉過程中，只有待辦人員才有權打開辦理，其他人不能打開。最后由公文管理員對公文進行歸檔。歸檔時，可采用自動歸檔。

由氣象局辦公室文秘對政府發過來的公文進行收件處理。政府文件分為辦件，閱件兩種。辦件需要進行批復，閱件只需要查詢。公文收文要按照各種類別的公文分別進行接收。即是每一種公文的處理流程不同。每一種公文都有單獨的處理簽，流程步驟，正文版式。公文收文擬稿要從選擇一種公文處理簽開始。每一種公文的處理簽，流程步驟需要預先定義到系統中。后期也可以添加新的公文類型。

公文收文被辦公室文秘擬稿后，根據該種公文的處理流程開始流轉審批。本級審批后，可以選擇下一步的審批人。也可以由系統自動選定下一步審批人。如果選擇拒絕，那么審批流程將會被中止。進過層層審批后，文檔最終進入到歸檔狀態。

在公文收文的過程中，主要是通過逐級審批把公文的流轉向前推動。同時公文在流轉過程中也存在傳閱的流程。傳閱即時是把該公文傳遞給指定某些人進行查看。

2.2 公文發文

發文管理的功能主要是處理內部制定的或外來文件轉發的公文。發文管理是一個單位對具有約束能力文件形成過程的一種管理。如執行發文擬稿、核稿、會審、會簽、簽發、文書打印、批閱流轉、歸檔等管理工作。文件送閱和批復完全在計算機網絡上完成，所有的工作流程可以由用戶自定義，所有的送交批閱痕跡，修改痕跡，操作時間和操作人都被詳細保留。同時，對發文系統還提供全文檢索、條件檢索等功能。

發文管理是擬稿人根據需要選擇行文列別（行文用簽，處理流程，正文模板）起草公文，根據行文類別的流程設定，送交相關人員進行審核，復核，會簽，簽發，校對等工作，然后由辦公室進行發文登記，編號，套頭，蓋章后進行文件的發放（分發，下發，辦結）等工作。最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。

2.3 人員管理

2.3.1 請銷假記錄管理

氣象局職工登錄OA后，可以在請假管理中申請請假。申請從開始時間到結束時間，某種類型的假。請假申請被管理員（一般是辦公室人員）批準后，該請假條開始執行。請假期滿或規定的假期滿后該職工通過OA平臺銷假，銷假申請結束后，整個請假流程完成?？紤]到通用性，也可以由管理員自行錄入某人的請假和銷假過程。局長可以查看全局的請假統計。比如某人全年一共請了多少假，每個月請了多少假，分別在哪些天。

2.3.2 出差記錄管理

出差記錄管理是由氣象局職工在OA中填報出差申請單，由管理員進行批準后，出差開始執行。出差返回后，該職工應在OA中對出差申請單進行返回登記，管理員批準后，出差完成?？紤]到通用性，也可以由管理員自行錄入某人的出差申請和返回登記過程。局長可以查看全局的出差統計。比如某人全年一共有多少天出差，分別在哪些天。

2.4 事務公開

管理員（氣象局局長）把辦公室重要文件通過本功能進行公開，但是需要指定哪些文件公開給哪些人。只有具有查看該文件權限的人才能查看，無權限的人不能查看。

發布重要文件，管理員在該模塊下發布重要的文件，文件類型可以是word，txt，xls，pdf等各種類型的文件。并且指定可以閱讀的人。只有具有閱讀權限的人才能查看該文件。無權限的人可以查看重要文件的標題，但不能查看詳細內容。如果他確實需要查看該文件，可以申請查看權限。申請后，管理員可以在后臺對該申請進行批準或者拒絕。只有申請被批準后，原申請人才可以查看該重要文件。

2.5 基礎信息

職工管理：

對氣象局的職工的基本信息進行管理。包括姓名，年齡，性別，職稱，職務等基本信息進行增加，修改，刪除。為其他功能模塊提供基礎數據。添加，修改，刪除職工基本信息。在這個模塊可以定義職工的各類基本信息。包括登錄系統的賬號及密碼。

3 結束語

公文一體化：系統建設實現了我局收文管理和發文管理的自動化，同時支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用?？伸`活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。

規范化管理：內部審批模塊的所有流程全部基于工作流引擎，可按照實際需求調整，多種專項工作的審批辦理更加合理。用戶可以發起審批流程，查看待辦和已辦結的審批，并可以對審批工作進行多條件查詢。

提升工作效率：大大縮減了信息的傳輸時間，使以往必須進行人工操作的，可以在辦公系統進行虛擬辦公、無紙化傳輸；提高我局內部辦公效率，實現內部公文、通知、會議、信息等主要辦公業務數字化和網絡化。

參考文獻：

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