簡析電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制

楊曉麗+楊曉娟

【摘要】關(guān)于電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制首先要弄清會計電算化系統(tǒng)的概念和意義，也要系統(tǒng)的分析其所處在怎樣的環(huán)境之下才能就此展開討論。還有要弄清的是這種內(nèi)部體系控制存在怎樣的問題并且提出解決方案。再者就是要根據(jù)電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制的特點進行深入研究。針對這種存在方式和企業(yè)間的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否完整提出改進措施。

【關(guān)鍵詞】電算化會計 企業(yè)內(nèi)部控制 會計系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展網(wǎng)絡電算化會計也逐漸發(fā)展起來，對于在財務方面的核算與管理所處的環(huán)境也發(fā)生了一定的變化。對于會計在財務方面的計算和處理過程也在電子計算中得到了實現(xiàn)，從而會計工作在網(wǎng)絡這個大環(huán)境的影響下也變得方便快捷。

一、電算化會計系統(tǒng)的檢查、分析和設計

了解使用者的要求及現(xiàn)實環(huán)境是關(guān)于電算化會計的系統(tǒng)檢查的主要任務。

首先，需要對使用電算化會計體統(tǒng)的企業(yè)進行基礎情況的調(diào)查，比如對該企業(yè)所設立的組織機構(gòu)、會計部門與其他部門之間的信息聯(lián)系方式等情況進行掌握；然后，在對企業(yè)會計部門基礎情況進行掌握的前提下進行該企業(yè)會計記錄特點以及會計統(tǒng)計方法的總結(jié)。對企業(yè)所使用的電算化系統(tǒng)進行調(diào)查的主要目的在于為下一步的決策提供科學、合理的信息，為企業(yè)下一步業(yè)務的開展提供充分的數(shù)據(jù)支持。

在對企業(yè)的電算化系統(tǒng)進行分析時需要明確該系統(tǒng)被建立的主要目的是什么，以便在調(diào)查的過程之中可以和傳統(tǒng)系統(tǒng)進行明顯的區(qū)分，在情況調(diào)查清楚的基礎上以文字、符號以及圖表等對調(diào)查結(jié)果進行明晰的表達，對于系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，還需要建立起系統(tǒng)界面、內(nèi)部接口、功能、數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、輸入輸出等的邏輯模型，這是開展下一步工作的重要依據(jù)。

然后根據(jù)系統(tǒng)分析階段給出的系統(tǒng)應該做些什么進行相應的系統(tǒng)設計，也就是說要提出一個具體的解決實施方案，再由編程人員根據(jù)所給出的方案編出滿足功能要求的應用軟件。

電算化會計就可以根據(jù)編程軟件進行核算校對，通過整理原始憑證，再由主管部門審核，之后要保有填制記賬的憑證，再由專職人員進行二次審核，審核之后輸入計算機，由計算機進行系統(tǒng)的處理過后會形成各種賬務表格，最后可以打印輸出形成報表或者相關(guān)文件。

設計完畢之后，還需要電算化會計或者相關(guān)人員進行系統(tǒng)的調(diào)試，合格之后會進入試運行階段。需要建立專門的模擬數(shù)據(jù)以便對系統(tǒng)中所設計的各個環(huán)節(jié)展開性能測試，測試的主要目的是發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，促進設計系統(tǒng)的不斷完善。系統(tǒng)測試完畢進行正式的投入使用前，還需要進行人機同時操作檢測，以此對系統(tǒng)運行的準確性進行核對，確保系統(tǒng)設計質(zhì)量。

二、建立適應于網(wǎng)絡環(huán)境下的內(nèi)部控制體系

會計電算化系統(tǒng)包括財務系統(tǒng)、供應鏈系統(tǒng)還有管理決策系統(tǒng)。其中財務系統(tǒng)又包括總賬系統(tǒng)、應收款管理、應付款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理、資金管理以及報表管理。供應鏈系統(tǒng)包括采購管理、庫存管理、銷售管理以及存貨管理。管理決策系統(tǒng)包括財務分析、績效評價以及決策支持系統(tǒng)。在這種電算化模式下通常采用數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理以及信息輸出的財務處理程序進行核算。

會計電算化是電子計算機代替人工，實現(xiàn)報賬、記賬、算賬、查賬及部分會計信息統(tǒng)計、分析、判斷甚至是提供決策的過程。企業(yè)對于會計電算化系統(tǒng)的應用可以大大提高企業(yè)對會計數(shù)據(jù)的核算處理速度，同時準確性也極大的提高，但是存在優(yōu)勢就必然也會伴隨著一定的弊端，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多新的問題。

會計電算化后，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施和相關(guān)的數(shù)據(jù)檢查核對自然而然地消失了。取而代之的是計算機內(nèi)部控制措施。

隨著會計電算化后，企業(yè)在經(jīng)濟業(yè)務方面不再僅限于紙張記錄而是將會計數(shù)據(jù)直接記錄在磁盤或光盤上，很容易被篡改甚至不留痕跡，這樣就很難辨別會計數(shù)據(jù)的真?zhèn)巍Ｒ虼耍瑫嫈?shù)據(jù)就會存在丟失或者毀壞的危險，如何保證數(shù)據(jù)的安全可靠防止被非法修改就成了一個亟待解決的重要問題。

另外，如果將對待會計數(shù)據(jù)的控制范圍擴大，就能夠很好地適應該系統(tǒng)建立和運行的復雜性。對傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有控制到的相關(guān)方面加以控制，做好對會計信息的安全保護以及針對計算機病毒的防治還有有關(guān)操作系統(tǒng)的維護。

授權(quán)、批準控制是一種常見的、基礎的電算化會計內(nèi)部控制，與手工會計系統(tǒng)相比，電算化會計信息系統(tǒng)的業(yè)工作人員可利用特殊的電算化系統(tǒng)方式進行業(yè)務處理，這樣就會造成不可控事件以及人為故意造成的財產(chǎn)資料丟失事故。

三、完善電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制

當今很多企業(yè)的電算化系統(tǒng)并不是十分完善，這就要企業(yè)領導者對于相關(guān)部門的設置以及人員的分工情況進行相應的制定，并要在效果可行的情況下進行管理控制。關(guān)鍵在于企業(yè)管理者要制定職責分工制度，是各個部門在分工和承擔責任上做到相互約束，相互協(xié)調(diào)，減少原有系統(tǒng)可能發(fā)生的企業(yè)隱患。

在對于系統(tǒng)的操作權(quán)限以及操作規(guī)定方面，企業(yè)管理者也要制定相關(guān)規(guī)定并形成文件，使工作人員互相監(jiān)督，也有助于方便企業(yè)管理者對于企業(yè)以及操作系統(tǒng)的管理，使系統(tǒng)不存在越權(quán)操作的可能性，從而保證系統(tǒng)的安全。

同時企業(yè)管理者也要指派工作人員做好系統(tǒng)的維護工作，為防止故障發(fā)生，要定期檢查，定期維護并且要做好記錄。而且也要定期的檢測程序是否安全，是否會影響正常運行，財務信息是否具有良好的完整性和保密性。進行數(shù)據(jù)控制要力求任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失，不損壞也不被修改，因此，要定期的對系統(tǒng)進行病毒檢測，防止網(wǎng)絡病毒的入侵。

最后，也要對網(wǎng)絡采取安全控制，為了更好地提高其安全性需要加強用戶權(quán)限設置，進行密碼設置，設置系統(tǒng)的管理員，對各種數(shù)據(jù)的權(quán)限進行嚴格限制，而且要設有不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問。同時也要要求每位用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統(tǒng)，對密碼進行分組管理，對重要數(shù)據(jù)進行有效加密，并且定期更新加密密碼。

對電算化會計的檔案也要進行有效的控制管理，在存檔時，存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管，做好各種安全保證措施，另外會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

對于電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制首先要選擇好財務軟件，從根源上進行控制，其次要完善和健全企業(yè)電算化內(nèi)部控制的制度，再者就是加強審計監(jiān)督，一是找到系統(tǒng)弱點改善內(nèi)部控制，二是提高審計人員的素質(zhì)，以適應對會計電算化的審計要求。最后一點是健全相關(guān)法制建設，用法律手段進行維護。

四、結(jié)束語

如何更好的完善電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制，這就要求企業(yè)管理者需要結(jié)合實際情況制定相關(guān)系統(tǒng)規(guī)定以及對于財務管理和會計數(shù)據(jù)的規(guī)定并且要求內(nèi)部工作人員嚴格遵守，同時要對員工進行培訓，提高其法律意識。另外，對會計系統(tǒng)進行加密設置的同時也要進行單一的系統(tǒng)設置，即兩個或多個系統(tǒng)不能同時被打開，通過對電算化會計內(nèi)部控制的完善，以確保數(shù)據(jù)不會存在丟失的可能性。endprint