高職院校學籍檔案管理數字化的探索與分析

劉美萍

（包頭輕工職業技術學院，內蒙古包頭 014035）

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高職院校學籍檔案管理數字化的探索與分析

劉美萍

（包頭輕工職業技術學院，內蒙古包頭 014035）

高職院校中有一項非常重要的工作內容就是對學籍檔案進行管理，優良的學籍檔案管理有利于高職院校的發展與運行。近些年，我國出現一種檔案管理的新型模式——數字化管理，倘若將其應用到學籍的檔案管理中，就會極大地提升學籍檔案管理的質量。為此我們對高職院校學籍檔案管理的數字化應用進行了分析探討。

高職院校；探索；數字化；學籍檔案管理；

在我國科技不斷高速發展的過程中，大部分行業的發展已步入數字化與信息化的發展階段，同樣，高職院校的學籍檔案管理也適用。針對如何提升傳統高職院校的學籍檔案管理質量與效率，數字化與信息化的應用起到了非常重要的作用。然而，在進行數字化的檔案管理時，要有適合的辦法與過程，否則就無法實現其管理的作用。

1 對高職院校的學籍檔案應用數字化管理的意義

1.1 應用數字化來管理學籍檔案這是時代發展的必然趨勢

現階段社會的不斷發展過程中，科技發展十分迅猛，已達到了新的發展高度，而在科技發展的推動下，各個領域的傳統工作方式都已經改變了。先進的科學技術使數字化與信息化的水平得到提升，而現在大多數行業的發展都已趨向于數字化的建設，高職院校對學籍檔案的管理也需要數字化。在高職院校以往的學籍檔案管理的過程中，因其受落后的工作方式，較低的工作效率影響，而需要管理的學籍檔案的數量卻在逐年增加，這就大大提高了管理工作的困難，增加了檔案管理工作者的壓力與負擔。在這種情況下，建設數字化的檔案管理，就會將這些問題迎刃而解，也就是說，應用數字化來進行學籍檔案的管理是符合時代發展要求的。

1.2 在學籍檔案的管理方面應用數字化管理可節約大量的資源

在過去高職院校對學籍檔案的管理工作中，在進行管理時受空間限制很大，利用傳統的紙質版進行學籍檔案的管理會占據相當大的空間。在進行檔案管理工作時，學生的數量在逐年增加，因而學籍檔案也就會越來越多，若是不應用數字化進行學籍檔案的收集和處理，那么就會對檔案資源的利用和開發造成嚴重的影響。另外，過去對學籍檔案的管理方式有著很大的缺陷與不足，比如在進行檔案資料的調取和查詢等工作時，會耗費很多人力與物力，同時還浪費大量的時間。但是，應用數字化的管理就能擴展檔案管理的范圍，在過去管理學籍檔案的方式下，想要處理檔案或是查詢學籍，都要在實地來完成，應用建設數字化的檔案管理，就輕松的解決了這個問題，只要有網絡存在，就通過數據庫的登入辦法，來完成學籍檔案的實時處理及查詢工作，這也大大提高了檔案管理的工作效率。

2 探索高職院校中實行學籍檔案的數字化管理策略

2.1 提高工作管理者的綜合素質水平

很多高職院校對學籍檔案的管理具有一定的重復性、機械性，并沒有技術水平上的高要求。然而在過去檔案管理和現代的信息技術融合過程中，對檔案管理的工作人員有了更高的要求，管理檔案者要有相關的專業技術水平。目前很多高職院校都已開設了檔案管理的這一專業，有的學校在進行人才引進時，不但引進的人才要有相關的專業知識，而且還要重視其引進計算機與數字化管理專業的人才，從而提升其數字化管理學籍檔案的水平。另外，高職院校還可利用開展培訓等辦法，加強原來管理檔案工作者對現代信息技術的應用技術水平，從而有效提升數字化管理學籍檔案的程度。在實際的工作中，管理學籍檔案有著特殊性，這種管理工作和平時的主營業務關系密切，需要經常進行數字化檔案管理的培訓，增加工作管理者應用信息的意識，使整體的工作水平得到提升。

2.2 建立數字化管理高職院校學籍檔案的模式

在管理高職院校的學籍檔案過程中，其主要目的就是將學籍檔案的作用發揮出來，從而達到檔案資源的流通和利用目的。要想使檔案數字化的管理水平得以提升，必須建立科學完整的檔案管理的數字化工作模式，在過去學籍檔案收集與管理工作的模式中，通常部門間都是各自為政，缺乏檔案間的流通與交流，通過建設一體化的檔案管理，能夠利用現代的信息技術來完成檔案資源的共享，節省了很多人力與物力，在調取資源與信息時，可利用檔案調閱的辦法，對工作資源進行有效的整合。所以，在提升數字化學籍檔案的管理時，需要對數據的運算結構進行改進，建立統一的檔案管理數據庫，重視開發學籍的檔案信息，促使信息部與檔案部的整合，提供資源有效利用與共享的基本條件。此外，在進行建設數字化的學籍檔案管理時，不但要對管理的工作流程進行優化，而且還要將現代的信息技術具有的便利性與快捷性發揮出來，而且還要完成其充分利用檔案資源的目的。利用大數據的檢索與分析等辦法，找到學籍檔案的內在聯系，發現存在的指導性與共性問題，對學籍檔案的管理模式進行分析，為后續工作能夠順利開展提供可靠的指導作用。

3 提高高職院校對數字化檔案管理的辦法

3.1 更新傳統觀念并加強認識

首先，高職院校的領導層要將數字化學籍檔案的管理建設看作高職院校發展與改革的重要內容。加強數字化檔案管理的重要認識，明確檔案管理工作的數字化，信息化，這是互聯網時代進行建設高智能，新概念學校的基礎。我們要將檔案的信息化管理提到戰略層面，加大投入力量。另外，管理檔案的工作人員要提升自身素質，跟上時代步伐努力提升自己的技術水平與業務能力，工作中不只是歸檔，收檔的內容，還要有掌握現代設備與計算機知識的能力。

3.2 強化檔案管理，完善其管理制度

高職院校要根據有關高職院校的檔案管理辦法的要求，在校領導進行議事的日程中要有檔案管理的內容，多管多看檔案的管理工作。建立和高職院校辦法規模適應的檔案管理機制。建立完善的檔案管理制度，同時對檔案管理者進行定期培訓。

3.3 強化人員培訓，提高工作者素質

應用數字化的檔案管理模式也需要工作者來做，首先建立高知，專業的工作團隊，提高分析與歸納信息的能力，另外，還要提高所有高職院校人員收集信息的意識，將收集信息看作平日工作的部分內容。高職院校應制訂出培養人才計劃，加大教育投資資金。在培養檔案管理人員時，要將其送到先進的數字化管理單位去開闊眼界，學習其優點與長處。特別是高職院校，要發揮學校的優勢，充分利用公司與學校的合作來對員工進行培訓；然后，還要培養專業技術的精英，在這些精英人才的帶動下，迅速提高原有檔案管理者的業務水平，能夠更好的掌握計算機技術，還可以熟練應用現代的檔案管理設備等，為高職院校培養出復合型的學籍檔案管理人才。另外，高職院校還要對穩定檔案管理的團隊，不應頻繁調動檔案管理者。

3.4 加大投入資金，完善檔案管理設施

要想迅速建設數字化的學籍檔案管理，就要加大投入力量，使其建設成覆蓋面廣，綜合性強，功能多的檔案體系。所有的高職院校要結合自身的實際情況，配置充足地檔案管理庫房，同時對庫房的條件進行改善，檔案柜要確保其添置數量充足，對掃描儀，復印機，計算機等設備進行有計劃的添置，保證其檔案室能夠進行永久保存。高職院校建立的檔案室要滿足防潮，防盜，防火等“八防”的要求，向著高職院校史的展覽館，資料與檔案三位一體的發展模式。總而言之，高職院校要根據實際情況來考慮，努力建設檔案管理的現代化，網絡化，數字化。

4 結語

綜上所述，應用數字化的模式來管理高職院校學籍檔案工作，能夠提高管理學籍檔案的質量，同時完善了檔案管理的流程。所以，高職院校要提高數字化建設對學籍檔案管理的重視程度，在高職院校管理學籍檔案中，應大力推廣并應用數字化的建設管理模式，建立健全的數字化檔案管理流程，為提高高職院校的學籍管理打下良好基礎。

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G717

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1003-2177（2017）03-0038-02

劉美萍（1979—），女，漢族，內蒙古包頭人，本科，館員，研究方向：檔案管理。