供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的研究

夏麗靜

【摘要】本文概述了當(dāng)前供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理研究的積極意義，并結(jié)合工作實(shí)際，提出供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的有效策略。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)工程；檔案精細(xì)化管理；研究

企業(yè)工程檔案管理作為引導(dǎo)企業(yè)發(fā)展的重要資料，對供電企業(yè)來講至關(guān)重要。本文通過對供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理進(jìn)行研究，以期我國供電企業(yè)可以得到更好的發(fā)展，且為社會(huì)發(fā)展提供不竭動(dòng)力。

一、供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的積極意義

（一）淺析檔案精細(xì)化管理的含義。為了促進(jìn)我國包括供電企業(yè)在內(nèi)的社會(huì)企業(yè)可以得到更好的發(fā)展，且提升企業(yè)管理綜合實(shí)力，促使企業(yè)更好地適應(yīng)當(dāng)今競爭激烈的國際化經(jīng)濟(jì)市場，精細(xì)化管理作為一種創(chuàng)新型管理理念，應(yīng)在嚴(yán)格、精細(xì)、準(zhǔn)確基本原則的引導(dǎo)下落實(shí)相關(guān)工作。其中，“精細(xì)”是指將相關(guān)工作內(nèi)容細(xì)化，通過對細(xì)節(jié)的管控、管理內(nèi)容的細(xì)分等方法，從而為落實(shí)精細(xì)化管理奠定基礎(chǔ)，而“嚴(yán)格”是指企業(yè)在對細(xì)化后的管理內(nèi)容具體落實(shí)時(shí)，應(yīng)在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的引導(dǎo)下，按照既定規(guī)范逐一落實(shí)管理內(nèi)容，并精準(zhǔn)地落到實(shí)處，避免因管理過程的冗長而造成企業(yè)人力資源、管理資源以及運(yùn)營成本的損失，為企業(yè)獲取更高經(jīng)濟(jì)效益奠定基礎(chǔ)。

通過對當(dāng)今社會(huì)上實(shí)踐工程檔案精細(xì)化管理的企業(yè)進(jìn)行深入研究，電力企業(yè)工程檔案管理精細(xì)化的主要特征體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是重細(xì)節(jié)。檔案管理內(nèi)容紛亂復(fù)雜，只有將檔案內(nèi)的細(xì)枝末節(jié)理清、摸透，才能發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值。二是重過程。雖然，檔案管理呈現(xiàn)最終應(yīng)用效果，但是若沒有嚴(yán)格的管理過程，則無法保證工程檔案管理的實(shí)效性。三是重落實(shí)。工程檔案之所以有引導(dǎo)企業(yè)制定科學(xué)高效的經(jīng)營決策的現(xiàn)實(shí)意義，是因?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)具有極強(qiáng)的執(zhí)行效力，可以將檔案內(nèi)容落到實(shí)處，為檔案發(fā)揮作用提供前提條件。

（二）供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的積極作用。首先，供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理可將企業(yè)內(nèi)資料細(xì)化提高檔案應(yīng)用效率。在傳統(tǒng)供電企業(yè)工程檔案管理中，相關(guān)資料均按照手工管理形式，將企業(yè)合同、數(shù)據(jù)報(bào)表以及協(xié)議文書等資料通過手動(dòng)整體、羅列、存檔等形式實(shí)現(xiàn)管理，使用資料時(shí)，要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行搜尋，加之傳統(tǒng)檔案管理形式資料受到自然環(huán)境、火災(zāi)、水災(zāi)以及地震等影響的情況較為嚴(yán)重，不利于檔案的長久保存，而精細(xì)化檔案管理在將供電企業(yè)工程建設(shè)文件、來往文書、報(bào)表以及工程會(huì)議資料分類整理，按照部門需求等形式細(xì)化整編的基礎(chǔ)上，將先進(jìn)的信息技術(shù)融合在檔案管理日常工作中，促使精細(xì)化檔案管理逐漸走向電子形式的檔案管理模式中，通過構(gòu)建檔案管理平臺(tái)不僅可以實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)資源共享，而且可以省去傳統(tǒng)檔案管理中人工搜尋檔案的時(shí)間，極大程度上提高了檔案管理人員的工作效率。此外，電子形式的精細(xì)化檔案管理形式，可以提高檔案的安全穩(wěn)定性，并縮減了保管檔案的經(jīng)濟(jì)成本，使得企業(yè)可獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。其次，供電企業(yè)工程檔案管理可為企業(yè)制定經(jīng)營管理決策提供理論支持。由于供電企業(yè)隨著時(shí)代的發(fā)展，通常情況下會(huì)具有較多的留存檔案，其中檔案內(nèi)容多以圖表、文字、圖像等形式進(jìn)行展現(xiàn)，同時(shí)記錄了企業(yè)經(jīng)由漫長的發(fā)展而保存下來的珍貴資料，因此企業(yè)可博古通今，利用歷史資料展望供電企業(yè)未來的發(fā)展情況，為資源的合理配置提供有效依據(jù)。

二、研究供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的有效策略

供電企業(yè)工程檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)在于“精細(xì)”與落實(shí)有效的“管理”，通過將企業(yè)檔案按照需求分為若干單元，并將各個(gè)單元按照既定規(guī)范有序統(tǒng)一起來，促使檔案管理精細(xì)化過程既分散又統(tǒng)一，當(dāng)解決單一問題時(shí)通過靈活調(diào)用單元內(nèi)檔案即可，而解決供電企業(yè)戰(zhàn)略決策的制定以及相關(guān)重點(diǎn)決定時(shí)，則需要對總體檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，從而為提高檔案應(yīng)用效率奠定技術(shù)基礎(chǔ)。精細(xì)化是將復(fù)雜的檔案管理對象簡單化，也是將簡單化的內(nèi)容統(tǒng)一化的管理模式。為了做好供電企業(yè)工程檔案管理精細(xì)化的有效管理，可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：一是合理管控檔案管理的全局。由于供電企業(yè)工程檔案門類較多，且內(nèi)容較為龐雜，相關(guān)檔案管理者應(yīng)有全局觀念，做好檔案的搜集、整編以及存檔工作，并同工程內(nèi)各個(gè)階段的管理者保持同步的檔案管理實(shí)踐行為，確保工程內(nèi)從策劃施工到開始施工直至最后工程竣工的一切資料均在管理者手中。二是在電子檔案記錄在冊的基礎(chǔ)上，同時(shí)做好紙質(zhì)檔案的管理。由于精細(xì)化管理要求嚴(yán)格落實(shí)檔案管理相關(guān)內(nèi)容，促使企業(yè)應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度通過電子與紙質(zhì)檔案雙重管理形式，提高檔案管理的安全性。三是營建科學(xué)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)與檔案管理制度。具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理者是提高當(dāng)今供電企業(yè)工程檔案管理精細(xì)化的前提基礎(chǔ)，而有效的檔案管理制度可落實(shí)檔案經(jīng)手人員的責(zé)任與義務(wù)，避免出現(xiàn)人為破壞、篡改以及損毀檔案的情況，確保檔案資料更加完善。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理精細(xì)化對供電企業(yè)工程的優(yōu)化至關(guān)重要，因此企業(yè)應(yīng)從打造具有專業(yè)素養(yǎng)與管理規(guī)范的檔案管理團(tuán)隊(duì)著手，加之從整體與各個(gè)細(xì)節(jié)落實(shí)合理的檔案管理策略，促使檔案可為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)積極作用，使得我國供電企業(yè)得到更好的發(fā)展。

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