“小會議”現“大講究”

尉寧

【摘要】檔案工作月度例會就像一條主線貫穿著檔案管理工作的整個全周期，將檔案管理工作的溝通、協調、決策、執行、監督等匯集于一身，在檔案的管理工作中發揮著重要的作用。本文通過對檔案工作月度例會進行分析，重點總結了月度例會的議題、流程和作用。

【關鍵詞】檔案工作；月度例會；提升管理；匯報

神華煤制油化工有限公司北京工程分公司（以下簡稱工程公司）因其工程建設特點而成為一個特殊的企業，特殊在于其人員分散于北京、各項目現場，而檔案管理工作以項目基建檔案為核心，人隨項目走，為了增強公司檔案管理的總體水平、整體管控能力，打造一支“人在四方、心在一起”的專業化團隊，確保各方人員互相溝通暢通、研討問題決策準確、開展培訓工作正常、上傳下達任務及時、了解工作動態與進展全面有效，進而實現資源利用最大化，使檔案管理水平得以提升，由此產生了檔案工作月度例會制度。下面就工程公司的檔案工作月度例會制度情況具體分析如下：

一、檔案工作月度例會的主要依據

檔案組隸屬于工程公司項目管理部，按照部門要求，每月21日至次月20日為月度工作節點，需編制小組本月度工作完成情況及下月工作計劃（詳見附件），最終匯總成為部門月報，月報為檔案工作月度例會的主要依據。

二、檔案工作月度例會議題

（一）匯報月度工作，量化個人或項目工作目標。月度例會一般在月底召開，匯報月度工作作為每月常態發言內容，比照上月發布的工作計劃可明確本月度完成工作情況是否已完成各項工作指標。

（二）提出需協調解決問題，上傳下達的良好平臺。工程公司檔案管理人員幾乎全部安排于各項目現場從事基建檔案歸檔管理工作，服務于基層，工作中會出現一些困難或問題，自例會制度開展以來，提供給大家良好的溝通平臺，及時匯報領導或專業人員，現場或會后層層上報，及時協調解決問題。

（三）信息交流、集思廣益、創新方法、共享優異資源。項目檔案管理雖遵從公司的統一制度，但各項目人員綜合素質不盡相同，所以管理細節或工作方法又必然存在不同，處理好這其中的“矛盾關系”就要運用“求同存異”的學問，其中的“同”就是統一制度與意見、遵循唯一正確的方向，“異”就是探尋工作亮點。而月度例會就是信息傳遞的大平臺，在這里大家可以共享到所謂的“異”資源、探尋到創新的理念或方法、了解到他人已知而我未知的學術或標準動態。

（四）提供培訓平臺，優化團隊專業。統一組織專題培訓，對于項目檔案管理來說尤為關鍵，各方參建單位參與到檔案工作中，人員素質良莠不齊或不了解煤化工項目建設的具體要求，多地視頻會議組織“專業帶頭人”講評、培訓，尤其是實例講解，對于培訓、優化檔案管理團隊建設起到了事半功倍的作用。

三、檔案工作月度例會流程

目前工程公司檔案工作月度會議一般定于月底召開，包括會前準備工作、會中議題并形成記錄、會后簽署發布紀要跟蹤落實相關情況三個主要流程。第一，會前需要確定開會時間與地點，具體時間安排由檔案組高級專業經理統籌根據需要擬定開會日期，指令到專人處負責同時預訂到各地視頻會議室，由此確定了時間與地點后由專人負責郵件通知到各地域參會人員，同時抄送各地負責視頻系統的IT人員，確保會前調試系統正常工作，會議順利召開。第二，會中議題固定，緊抓工作所需核心，確保有專人進行會議記錄。第三，會后形成紀要并簽署發布，跟蹤落實會議涉及問題或工作目標等。

四、檔案工作月度例會的重要作用

檔案工作月度例會，在日常檔案管理中發揮出了五大優勢。第一點，通過檔案工作月度例會搭建和強化創新思路及管理理念。第二點，克服公司地域分散性能，重溫團聚感覺。工程公司員工分派于多項目現場，這種“虛擬”的同事關系甚至見面成了一種極其奢侈的要求。而“面對面”月度例會，可以給予員工間團聚的感覺，可以同樣增強員工間的團結協作與凝聚力。第三點，協調隔閡問題統一公司檔案管理策略，明確具體工作目標。會議各方的溝通或匯報，關鍵的結果在于會議給予大家機會提出問題及存在的瓶頸，從而解決問題，并得到正確的策略，從而使得工作效率得以提升。第四點，在例會中探討目前公司有關制度或最新規范的要求，與實際的適合性對比分析，評估了解當下我們的制度體系運行問題或存在哪些薄弱環節需要改進，為后續工作重大決策或有關新制度的制定提供有力支持，從而帶動制度更加規范、完善，提升管理水平。第五點，月度視頻例會組織的互動培訓，優秀做法、錯誤案例現身說法，短時間有效提升管理業務素質。

五、 結語

再完美的制度只有通過有效的執行才能得到最好的結果，對制度的理解是否到位、全面，為能促使大家提升業務，專業帶頭人通過視頻進行培訓，以優秀做法全面施教、以錯誤做法換取教訓避免再次就范，期間互動思考并答疑，從而將要求、制度及時宣貫到位，擴大認知范圍，從而提高了整體管理水平。

【參考文獻】

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