知識管理與檔案信息管理

陳愛瑾

【摘要】本文從知識管理的角度探討檔案信息資源建設(shè)的若干理論與實(shí)踐問題。論述了知識管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。

【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；知識管理

信息是現(xiàn)代信息社會建設(shè)與發(fā)展的一種重要資源和資產(chǎn)。對于政府部門來說，信息是一種可以為社會公眾服務(wù)的公益性信息資源；對于公司企業(yè)來說，信息是可以為其業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展提供支持和保障的重要資產(chǎn)。21世紀(jì)的人類社會正在全面朝著知識時(shí)代邁進(jìn)，知識作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認(rèn)同。處于知識經(jīng)濟(jì)和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。本文從知識管理的角度探討檔案信息資源建設(shè)的若干理論與實(shí)踐問題。

一、知識管理與檔案信息資源建設(shè)的融合

（一）知識管理是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇?！爸R管理”是運(yùn)用信息技術(shù)，通過對知識的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動(dòng)，使知識不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運(yùn)用知識去創(chuàng)新管理。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入知識經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。

（二）檔案信息資源建設(shè)應(yīng)被賦予新的內(nèi)涵。檔案信息資源建設(shè)的真正含義是什么？它的實(shí)際工作內(nèi)容義是什么？想同答這兩個(gè)問題，首先需要對建設(shè)的對象——檔案信息資源有個(gè)準(zhǔn)確把握。檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內(nèi)向性?！敖ㄔO(shè)”一詞具有創(chuàng)立、建立、增加之意。檔案信息資源建設(shè)含義可以表述為：檔案部門對本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫的一系列活動(dòng)的總稱，屬于檔案管理工作的范疇。我國的檔案管理工作，在過去很長一個(gè)時(shí)期，人們都認(rèn)為有6個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內(nèi)容，從6個(gè)環(huán)節(jié)增加到8個(gè)環(huán)節(jié)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)理論迎來了變革和創(chuàng)新，檔案信息資源建設(shè)的工作內(nèi)容也隨之豐富起來。筆者認(rèn)為檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究7個(gè)環(huán)節(jié)，與提供利用共同構(gòu)成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設(shè)按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個(gè)階段：實(shí)體收藏（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)）和檔案信息資源開發(fā)（編目與檢索、編輯與研究）。實(shí)體收藏是檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實(shí)體。檔案信息資源開發(fā)是圍繞社會需要，利用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從收藏實(shí)體中發(fā)掘有用的信息材料進(jìn)行編輯和研究，強(qiáng)調(diào)檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設(shè)的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫。

（三）在知識管理下的檔案信息資源建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求。當(dāng)前，檔案信息資源的作用日益凸現(xiàn)，檔案管理工作的內(nèi)容不斷升華。有人認(rèn)為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應(yīng)用檔案信息資源為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的獨(dú)特作用”，并指出：“要把檔案館建成思想庫，更好地發(fā)揮檔案資政襄政作用?！庇腥嗣鞔_指出：“在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務(wù)成為知識服務(wù)，檔案機(jī)構(gòu)的核心功能將是檔案服務(wù)與開發(fā)能力?！边@些論述體現(xiàn)了檔案界對檔案信息資源進(jìn)行了重新定位，對利用知識管理的理念和方法把檔案信息資源建設(shè)成為知識型、思想型資源已有了明確的認(rèn)識。檔案信息雖不等同于知識，但檔案信息包含著知識。檔案信息資源作為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代重要的戰(zhàn)略資源，其重要性很大程度上體現(xiàn)在檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為知識，能夠服務(wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進(jìn)步。檔案信息資源建設(shè)與知識管理有著密不可分的聯(lián)系，基于知識管理的檔案信息資源建設(shè)是新時(shí)期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案工作者必須對知識管理理論有清晰的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

二、知識管理視角下檔案信息資源建設(shè)的策略

知識管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識管理的理念和方法開展檔案信息資源建設(shè)，是檔案適應(yīng)時(shí)代要求的理性選擇。

（一）發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)。收集本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工作者在長期的工作實(shí)踐中積累了這方面的經(jīng)驗(yàn)，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業(yè)優(yōu)勢。如今，檔案不僅是組織內(nèi)本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰(zhàn)略資源，除了發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值外，更要注重檔案參考價(jià)值的開發(fā)。筆者認(rèn)為，在實(shí)體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就當(dāng)注入知識管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強(qiáng)相關(guān)文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利于檔案信息連續(xù)性管理和隱性知識的挖掘。另外，收集歸檔要堅(jiān)持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重的原則。檔案工作者充分認(rèn)識到：利用需求的不斷增長與館藏?cái)?shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一之間的矛盾日益突出，對豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)已達(dá)成廣泛共識。然而，實(shí)際工作中不能將其等同于盲目地?cái)U(kuò)大收集歸檔范圍，造成進(jìn)館數(shù)據(jù)急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。因此，歸檔范圍的擴(kuò)大是有限的擴(kuò)大，是以挖掘隱性知識為目的的擴(kuò)大。確定歸檔范圍和鑒別進(jìn)館是一個(gè)知識評價(jià)的理性過程，是優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵所在。

（二）更新管理理念，注重隱性信息的挖掘。目前，檔案部門還存在注重檔案保管與實(shí)體控制而輕視檔案資源開發(fā)利用、注重顯性信息的獲取而輕視隱性信息挖掘的現(xiàn)象，在實(shí)際管理中具有嚴(yán)格制度化、程序化、規(guī)范化的特點(diǎn)。正如有些學(xué)者指出：“由于檔案實(shí)體排放具有單向線性存放特點(diǎn)，建立在這種基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)上的檔案信息資源開發(fā)，無論是在用戶需求的適應(yīng)性，還是檔案信息內(nèi)容的利用上都受到一些限制，客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發(fā)與利用”。因此，檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應(yīng)組織其內(nèi)容信息并融入價(jià)值創(chuàng)造過程中為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的情報(bào)價(jià)值。充分運(yùn)用知識管理理念，有利于檔案信息的組織。

（三）摒棄保守觀念，促進(jìn)知識的流轉(zhuǎn)與互動(dòng)。檔案信息資源建設(shè)要以社會需求為驅(qū)動(dòng)力，以服務(wù)利用、實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值為最終目的。因此，檔案信息資源建設(shè)不是一個(gè)孤立的、封閉的過程，而是與服務(wù)利用緊密聯(lián)系、相互促進(jìn)的過程。檔案信息資源建設(shè)是服務(wù)利用工作的基礎(chǔ)，其建設(shè)水平的高低決定著服務(wù)利用的效果；而服務(wù)利用的需求和效果又反饋于檔案信息資源建設(shè)，指導(dǎo)著建設(shè)的方向和步驟。在檔案信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的保守觀念，在兼顧保密性要求和所有權(quán)限制的基礎(chǔ)上，最大限度地提高檔案信息資源共享水平，疏通利用需求的反饋渠道。

（四）加強(qiáng)環(huán)境建設(shè)，提高檔案工作者的創(chuàng)造性。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下的檔案信息資源建設(shè)，需要具備一些必要的物質(zhì)條件和組織氛圍。只有組織成員都能站在共享知識、創(chuàng)造知識的高度，才能使處于分散狀態(tài)的檔案信息集中管理，處于隱性狀態(tài)的信息物化歸檔，處于靜止的檔案信息流轉(zhuǎn)互動(dòng)為組織發(fā)展所必備的戰(zhàn)略資源。檔案信息資源是組織成員的共同財(cái)富。知識管理的理論為檔案信息資源建設(shè)提供了許多有益的啟示，但在實(shí)踐環(huán)節(jié)還有待進(jìn)一步摸索和總結(jié)，任重而道遠(yuǎn)。endprint