淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平

楊慶紅　張貞

【摘要】近些年來(lái)，隨著市場(chǎng)的改革和轉(zhuǎn)型，企業(yè)內(nèi)部管理已成為企業(yè)工作重點(diǎn)，但就目前的發(fā)展現(xiàn)狀而言，企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理仍存在諸多問(wèn)題。為此，需要在圍繞后勤服務(wù)、綜合服務(wù)等基礎(chǔ)建設(shè)上加強(qiáng)并提升辦公室綜合事務(wù)管理水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室；綜合事務(wù)；管理水平

一、辦公室在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的重要意義

不管是政府部門(mén)、事業(yè)單位亦或是企業(yè)，設(shè)置辦公室的意義都是十分深遠(yuǎn)的。作為事業(yè)單位、企業(yè)的重要部門(mén)，辦公室的主要職能是傳達(dá)上級(jí)指示，反饋下級(jí)意見(jiàn)，協(xié)調(diào)上下級(jí)之間的交流溝通。辦公室綜合管理的有效開(kāi)展，在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中起到紐帶的重要作用。它是企業(yè)組織的潤(rùn)滑劑，對(duì)企業(yè)工作的順利開(kāi)展起促進(jìn)作用。辦公室綜合管理水平的提高可以有效保障企業(yè)活動(dòng)的統(tǒng)一性及整體性，對(duì)企業(yè)活動(dòng)以及相關(guān)工作的全面落實(shí)起到保障作用。辦公室綜合事務(wù)管理水平的高低決定了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及企業(yè)形象。當(dāng)前，辦公室綜合管理已成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的必然，且它已形成為一種較為成熟的管理模式。在日新月異的今天，辦公室綜合管理可以及時(shí)有效地解決企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)所遇到的困難，繼而確保所有工作流程正常開(kāi)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、闡述電力企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀

辦公室工作的主要職責(zé)是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，發(fā)展與完善辦公室綜合事務(wù)管理。但在實(shí)際的企業(yè)部門(mén)設(shè)置當(dāng)中，通常會(huì)忽視辦公室工作，由于企業(yè)上級(jí)的不重視，因而在開(kāi)展辦公室工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。如出現(xiàn)人員配置缺失，多數(shù)辦公室員工身兼多職等情況。這不僅加重辦公室工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還加劇辦公室工作人員的精神負(fù)擔(dān)，進(jìn)而導(dǎo)致員工工作熱情日漸喪失。同時(shí)，由于近年來(lái)電力企業(yè)員工趨于年輕化，因而其工作經(jīng)驗(yàn)較為缺乏，加之年輕人注意力容易受外界干擾，因而其辦公室事務(wù)的責(zé)任使命感不夠強(qiáng)，這就容易導(dǎo)致辦公室管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。其次，辦公室工作的制度仍需進(jìn)一步規(guī)范。高效的辦公室工作可以保證工作的整體效率，但電力企業(yè)辦公室工作往往存在工作計(jì)劃性不強(qiáng)、部門(mén)職責(zé)不夠明晰、突發(fā)事件處理不及時(shí)等不科學(xué)的問(wèn)題，這些通常是由工作制度不規(guī)范而引起的，甚至某些時(shí)候辦公室工作制度已經(jīng)相當(dāng)詳細(xì)了，但卻在實(shí)際工作中無(wú)法執(zhí)行，從而影響了辦公室綜合職能的有效發(fā)揮。正是因?yàn)檫@些不規(guī)范的工作環(huán)節(jié)，導(dǎo)致了辦公室整體工作效率大大降低，既影響了企業(yè)中心工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，繼而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)受損，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率大打折扣。

三、如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平

（一）提高人員崗位責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)。辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)高低影響整體的綜合事務(wù)管理水平。辦公室本身應(yīng)是一種高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)模式。因此，辦公室工作人員應(yīng)提高其自身崗位責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而以良好的專業(yè)技能和服務(wù)意識(shí)協(xié)助各個(gè)部門(mén)展開(kāi)工作。首先，辦公室人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，不斷探索，采用創(chuàng)造性的思維模式超前謀劃，有預(yù)見(jiàn)性地為后續(xù)工作的開(kāi)展做好準(zhǔn)備。其次，辦公室人員需從紛繁復(fù)雜的事務(wù)中擺脫出來(lái)，努力提高自身工作效率，學(xué)會(huì)勤于動(dòng)腦、善于思考，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。同時(shí)，辦公室人員還需具有科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)真對(duì)待每一份工作任務(wù)。此外，從企業(yè)的角度講，企業(yè)應(yīng)不斷修正和完善企業(yè)崗位管理體制，科學(xué)合理安排工作，嚴(yán)格按照辦公室工作流程進(jìn)行崗位考核和管理等，進(jìn)而做到明確分工。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)管理模式從全局利益考慮，對(duì)辦公室人員進(jìn)行崗位監(jiān)督，制定具體的崗位細(xì)則，使辦公室人員各盡其職，服從工作安排。

（二）優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)和工作流程設(shè)置。任何企業(yè)若需在社會(huì)市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，保證其自身的可持續(xù)發(fā)展，就需對(duì)辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)還需優(yōu)化工作流程設(shè)置，只有這樣才能提高企業(yè)綜合管理水平，保證管理模式的科學(xué)性和合理性。在對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行梳理以及對(duì)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善時(shí)，需從甄選辦公室人才入手，擬聘優(yōu)秀的崗位人才，保證辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，提升辦公室隊(duì)伍的整體素質(zhì)。此外，辦公室綜合事務(wù)管理是企業(yè)眾多管理工作中的一個(gè)縮影，但它卻是企業(yè)形象的風(fēng)向標(biāo)，企業(yè)綜合事務(wù)管理工作內(nèi)容雖然比較瑣碎繁多，但其中的大部分內(nèi)容均在不同程度上涉及到企業(yè)的機(jī)密，為此，必須優(yōu)化企業(yè)工作流程設(shè)置，使企業(yè)朝正規(guī)化方向發(fā)展。

（三）突出辦公室服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的參謀決策、日常保障作用。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中，辦公室綜合管理工作的開(kāi)展可以規(guī)范日常工作秩序，促進(jìn)日常工作的全面落實(shí)，繼而有效提高辦公室綜合管理效率。辦公室綜合管理服務(wù)于整個(gè)工作流程，它發(fā)揮著協(xié)調(diào)各部門(mén)的樞紐作用，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的主要參謀決策力量。為此，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的參謀決策中應(yīng)突出辦公室的綜合協(xié)調(diào)職能作用，保障日常工作秩序的開(kāi)展，如搞好上級(jí)與下級(jí)基層的協(xié)調(diào)關(guān)系，進(jìn)而提高決策參謀的穿透力，最終保證各項(xiàng)生產(chǎn)工作的順利圓滿完成。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，辦公室綜合事務(wù)管理水平在很大程度上反映了企業(yè)的整體形象，因此，企業(yè)必須努力提高辦公室綜合事務(wù)管理水平。基于辦公室工作現(xiàn)狀上尋找新的對(duì)策，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量，將會(huì)極大促進(jìn)企業(yè)的和諧健康發(fā)展。

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