中小學校檔案管理的現狀及對策探析

鄒旻斐

摘 要：學校檔案就是一所學校發展脈絡的再現，既是學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進學校再發展、再前進的重要依據。大數據背景下，如何充分發揮檔案的資信作用，如何運用檔案提升學校治理能力，落腳點還是在檔案工作的規范化管理和數字化提升上。從中小學校檔案工作存在的問題和學校治理的規律出發，提出切合實際的解決辦法。

關鍵詞：學校檔案管理；治理能力；對策

中小學校檔案因其具有綜合性強、涉及面廣、跨年度大的特點，在中小學校教育教學中起著承前啟后的作用。同時，學校檔案也是學校成長和奮斗的沉淀和記錄，它能有效推動學校自身品牌價值的提升和校園文化的建設。因此，如何做好中小學校檔案信息資源管理，使檔案更好地服務于教育教學工作，是檔案部門和教育部門需要深入研討的重要課題。

一、當前中小學校檔案管理工作存在的問題分析

1.“闌尾式的價值判斷”致使學校檔案管理意識淡薄，利用率低

長期以來，因為過于追求片面的、單向的教學成績，學校從領導到老師，普遍存在“唯教學”論，對學校檔案的價值缺乏正確的認知，把學校檔案看做是可有可無的“闌尾”，認識不到檔案工作在學校發展中的重要性和必要性，從而缺乏檔案管理意識，這是造成人們歸檔意識不強、檔案信息資源不足、檔案利用率不高的主要原因。

2.“被邊緣化的地位”致使學校檔案管理要素不全，設施條件差

當前，被邊緣化的學校檔案工作呈現出了要素不全的特點。一是檔案管理人員缺乏。多數學校沒有專職的檔案管理人員，一般都是兼職的或是中途轉行。二是檔案管理設施滯后。不少學校沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件。三是檔案收集不完整。表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多。隨意歸檔、錯歸錯放、缺失散失現象相當嚴重。四是數字化管理水平低。表現在檔案載體結構單一，許多中小學校的原始檔案多為紙質打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規格不一的案卷。電子、音像、磁盤等介質的檔案很少。

3.“封閉式的單向管理”使學校檔案管理制度滯后，服務方式被動

一是學校檔案管理制度不完善，落實不到位。檔案管理制度不確定、不完善，缺乏嚴格的監督機制，檔案管理工作難以落實到位，以至于造成學校檔案管理工作人員在實際工作中的隨意和懈怠。二是檔案服務方式被動、低效。在學校檔案的提供利用工作中，傳統、低效率的手工檢索方式和“有人來查才去找”的被動服務方式仍然在中小學校檔案利用中普遍使用。

二、規范中小學校檔案管理提升治理能力的對策

學校檔案工作千頭萬緒，綜合性、系統性強，需要多措并舉，多管齊下。

1.強化兩個意識

一是要有強烈的立檔意識，中小學校檔案是重要的教育資源。立檔時，要有收藏家的心態，要視檔案為至寶。檔案工作要密切保持與學校各處室、部門的聯系，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，全方位地收集中小學校本身產生的檔案。二是要確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化的意識，要把滿足家長和社會需求作為檔案管理工作的中心環節和價值取向。同時，要用好“網絡+”的思路，開辟檔案管理發展的新途徑。

2.理順檔案管理體系

結合檔案管理工作的規范，制定與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，實行崗位目標責任制，明確檔案工作人員的職責，明確規定采集檔案、整理檔案、運用檔案的標準，以制度來規范檔案的收集、整理、歸檔工作。同時健全登記檢索系統，以此為基礎，建立一套切實可行的檔案管理制度，使檔案工作做到有章可循、有法可依。

3.創設標準化的軟硬件設施

除了必要的檔案硬件設施以外，要有計劃地逐步在檔案管理中實現技術現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，以此收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。同時，要加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，并與周邊學校或外地名校建立長期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，共同提高。

4.提高檔案工作人員的綜合素質

檔案工作是一項積累性的工作。學校可以通過開展業務培訓等方式來提升管理人員的業務素質，使其既能熟悉檔案工作的法律法規，又能熟練掌握資料編碼等基本技能。要加強考核，鼓勵競爭，多開展一些業務交流和業務評比，使整個區域的檔案管理水平都有所提高。另外，更要注重接納或引進高素質、高層次的檔案專業人才，以點帶面，不斷提高區域學校的檔案管理水平。

5.創新檔案的開發開放

檔案的價值在于開發利用，利用是檔案工作的最終目的。要充分發揮檔案信息資源的社會、經濟和技術效益。一是切合學校各項工作的需求，主動提供服務。在提供檔案服務前，對學校教育教學發展的方向、實際需求進行了解，對學校、教師的發展目標進行分析、了解和定位。二是創新服務模式需要現代化手段的有效運用。改進傳統的檢索查閱手段，積極創造平臺，步入聯網管理，拓寬服務領域，使檔案信息資源得到更廣泛的利用，發揮更大的效益。

編輯 張珍珍