工程建設(shè)全過程的檔案管理分析

于偉杰

摘要：目前，工程項(xiàng)目的開發(fā)規(guī)模正在不斷擴(kuò)大，許多關(guān)于改建、新建、或擴(kuò)建的工程項(xiàng)目被提上日程，因此就使得在工程監(jiān)理和全過程質(zhì)量監(jiān)控中產(chǎn)生了許多的工程檔案，它是保證工程建設(shè)以及后期管理能夠順利開展的主要因素。筆者根據(jù)多年的管理經(jīng)驗(yàn)，對工程建設(shè)中檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題及解決辦法進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；工程檔案；管理

從搜集資料、記錄歸檔、到最后的資料整理，工程檔案的管理工作一直貫穿著工程建設(shè)的整個(gè)過程。工程檔案的管理工作不僅僅只關(guān)系到工程建設(shè)的管理工作，更是滲透到工程建設(shè)中各個(gè)工作環(huán)節(jié)中去，是工程質(zhì)量的重要保障。因此，在工程建設(shè)全過程中加強(qiáng)對檔案的管理，對工程建設(shè)的后期工作的開展具有十分重要的意義。

一、檔案管理的意義

工程檔案是在一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行中，所產(chǎn)生的“內(nèi)業(yè)資料”，包含了聲音、圖表、文字等等多種形式的內(nèi)容，需要被長期保存。檔案管理的工作并不僅僅是檔案部門的有工作要求，更是工程自身需要。在一項(xiàng)工程的建設(shè)過程中，許多的建設(shè)工序會被下一道建設(shè)工序所掩蓋，這就是所謂的“隱蔽工程”。在工程竣工后相關(guān)部門進(jìn)行工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，隱蔽工程部分如果存在質(zhì)量問題很難被發(fā)現(xiàn)，因此，就需要在工序完成時(shí)借助圖像、錄像、圖紙和現(xiàn)場記錄等方式將隱蔽工程的質(zhì)量情況反映出來，這些資料最終都會被收集到工程檔案中，并確保其資料的真實(shí)性和可靠性。另外，在工程檔案中，工程具體實(shí)施出現(xiàn)的問題及解廖情況等，也應(yīng)該被真實(shí)的記錄在冊，使工程檔案更具有使用價(jià)值。一份完整、系統(tǒng)的工程檔案，對其他的工程建設(shè)的施工過程及質(zhì)量結(jié)果都具有一定的參考價(jià)值。

二、檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

工程檔案的管理，即對工程項(xiàng)目在施工中所產(chǎn)生的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行編制、整理和保存。由于工程施工時(shí)間較長，因此檔案形成的量相對也就比較多一些。一項(xiàng)規(guī)模較大的工程建設(shè)中，受其分項(xiàng)部分多及施工人員流動性大等特點(diǎn)的影響，就導(dǎo)致在檔案管理工作中容易出現(xiàn)各種問題：

（一）資料內(nèi)容

資料內(nèi)容方面存在的問題就是資料的準(zhǔn)確性得不到保證，部分內(nèi)容失真，但是，在一項(xiàng)工程建設(shè)中，檔案資料的內(nèi)容需要真實(shí)的反應(yīng)出工程建設(shè)的質(zhì)量等情況。比如，在具體檔案資料內(nèi)容的填寫上，一些企業(yè)通常都是隨意的提上一個(gè)數(shù)值，這很難表示工程的具體情況。另外，工程檔案的資料中不能存在“可能”、“大概”、“差不多”這樣的模糊性詞語，不但使檔案資料變得毫無價(jià)值，更是使人覺得工程的質(zhì)量毫無保障。因此，在工程資料的搜集及整理過程中，檔案管理部分應(yīng)該做到井然有序、求真務(wù)實(shí)，仔細(xì)落實(shí)材料中的內(nèi)容，保證檔案資料的準(zhǔn)確性，按照規(guī)定好的施工程序，對檔案資料進(jìn)行編制。

同時(shí)，在檔案資料內(nèi)容的搜集中，還應(yīng)該特別注意資料內(nèi)容的時(shí)效性，保證資料搜集的及時(shí)。在進(jìn)行項(xiàng)目施工中，開工報(bào)告、進(jìn)場合同、施工記錄、對照標(biāo)準(zhǔn)以及變更手續(xù)資料等，都應(yīng)該及時(shí)的收集并進(jìn)行管理，以保證檔案資料的時(shí)效性。

（二）管理機(jī)制

檔案管理中，在管理機(jī)制方面出現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1、責(zé)任制度。責(zé)任制度沒有得到切實(shí)的落實(shí)，開發(fā)企業(yè)和項(xiàng)目部門考慮到工程的預(yù)算經(jīng)濟(jì)情況，并沒有為檔案管理這項(xiàng)工作設(shè)置專門的人員來進(jìn)行管理，因此就導(dǎo)致檔案管理的責(zé)任制度得不到落實(shí)，在資料的收集和處理上有許多疏忽，甚至在工程竣工后才進(jìn)行相關(guān)檔案資料的移交。由于制度的不完善，沒有配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理，導(dǎo)致資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性都得不到保障，責(zé)任情況不明，因此就容易導(dǎo)致在工程施工中出現(xiàn)各種問題。所以，為了保證項(xiàng)目工程的質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理事業(yè)重視起來，進(jìn)行專業(yè)的人員配置，建立起完整的檔案管理機(jī)制，完善責(zé)任制度，及時(shí)地完成項(xiàng)目工程在施工中各項(xiàng)工作的資料收集，并對收集來的資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，從而確保工程的進(jìn)度和其竣工質(zhì)量。

2、業(yè)務(wù)能力。一些項(xiàng)目工程的建設(shè)中，雖然具備完善的管理機(jī)制，但是，檔案管理工作人員的配置卻顯得十分隨意。員工對業(yè)務(wù)知識并不熟悉，工作能力達(dá)不到要求，對檔案資料的收集以及整理沒有概念，因此經(jīng)常導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的不完整和延遲。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對員工業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，通過對員工進(jìn)行集體培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，做到檔案資料的及時(shí)收集和整理，以確保工程的后續(xù)工作得以有序的開展。

3、思想散漫。員工業(yè)務(wù)能力差的一部分原因，是由于員工思想散漫，工作態(tài)度不認(rèn)真，沒有對認(rèn)識到檔案管理工作對于工程建設(shè)全過程所具有的重要意義，所以導(dǎo)致工作效率低，拖延了檔案資料的收集和整理進(jìn)度，甚至最終耽誤整個(gè)工程建設(shè)的進(jìn)度。針對這一問題，有關(guān)部門應(yīng)該設(shè)置一些能夠激勵員工的制度，例如，設(shè)立獎懲制度。在檔案管理的工作中，注重員工的業(yè)務(wù)能力，根據(jù)員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)，給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵；另外，進(jìn)行責(zé)任落實(shí)，一旦檔案資料管理出現(xiàn)問題，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對個(gè)人采取一定的懲罰措施。員工只有在思想上做出改變，才能以更好的精神狀態(tài)進(jìn)行檔案管理的工作。

（三）監(jiān)管力度

在檔案管理的過程中，有關(guān)部門還需注意加大對其的檢查及管理的力度，安排相關(guān)責(zé)任人對檔案管理方面的工作進(jìn)行不定期的抽查，以防止有人為了應(yīng)付檢查而做的表面功夫，對檔案管理工作中的項(xiàng)目進(jìn)度情況和檔案資料的收集整理情況進(jìn)行比對，以提高檔案管理工作的工作質(zhì)量。

例如，加大對財(cái)政方面的檔案資料審查力度。在一些工程施工過程中，有相關(guān)人員在材料的購買上“吃回扣”，從而在材料上以次充好，以至于項(xiàng)目工程達(dá)不到預(yù)期的質(zhì)量要求，嚴(yán)重危害到了人民群眾的生命安全。對此，檔案管理部門應(yīng)該將資料內(nèi)容落實(shí)到工程的每一個(gè)細(xì)節(jié)中去，對材料的購買、使用、及補(bǔ)充上都有真實(shí)且明確的掌握，從檔案管理著手，嚴(yán)格把關(guān)整個(gè)工程建設(shè)的質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，在工程建設(shè)全過程中，工程檔案的管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。在工程建設(shè)中應(yīng)該時(shí)刻注意各個(gè)環(huán)節(jié)中檔案資料的收集和整理，努力克服檔案管理中遇到的困難，只有保證工程檔案工作的順利進(jìn)行，才能保證工程建設(shè)工作的順利開展。endprint