卷煙企業基于RFID的備件信息化管理系統建設

姜 華/文

卷煙企業基于RFID的備件信息化管理系統建設

姜 華/文

為提高備件庫工作效率，解決備件難尋找、難統計、購買難決策等問題，實現網上快速辦理備件計劃、備件入庫及領用等業務功能，延安卷煙廠將射頻識別技術（RFID）應用于備件庫的貨位管理，建立了基于RFID技術的備件管理信息化系統，將RFID技術、無線通訊技術、計算機信息管理技術相結合，通過對備件計劃、入庫、出庫、寄售、盤點及報廢業務的信息化管理，規范了業務操作流程，實現了備件流、工作流、信息流的有效融合，使備件管理更加合理高效。

煙草行業、RFID、備件管理、信息化系統、實時庫存

備件管理是卷煙工業企業管理重要的組成部分，科學合理地儲備備件，及時為設備維修提供優質備件，是保障設備正常運行的重要基礎。然而，煙草工業企業往往對零備件庫存管理都不夠重視，備件庫仍通過紙質單據處理業務、人工進行系統錄入和輸出報表的方式對備件進行管理，數據信息嚴重滯后且不能共享，備件管理人員、采購人員及生產部門技術人員對整個備件庫存情況不了解，缺乏各項決策依據。在保證生產的前提下，如何降低備件庫存、優化庫存結構、提高庫房作業效率是備件管理的目標。為此，陜西中煙工業有限責任公司延安卷煙廠建立了以射頻識別技術（RFID）為基礎的備件信息化管理系統，以解決備件管理存在的問題，達到備件管理的目標。

一、備件管理存在的問題

卷煙工業企業中多數設備為專賣設備，專用件、進口件比重較大，備件采購價格高、采購周期長，一般規模卷煙廠的備件儲備有萬余種，規模較大卷煙廠的備件則會有數萬種，庫存報表往往是原始的庫存量報表，備件庫管理中通常存在很多問題。

1. 備件管理信息化建設不完善

煙草工業企業備件管理信息化建設推廣執行力度不足，未能全面做到備品備件管理板塊的信息資源共享，導致備件申購盲目進行。

2.備件位置信息記錄不完備

通常，貨架按用途進行規劃分區，通過手工或電子臺賬，結合貨位卡的方式，由保管員確定備件的存放位置，在出入庫作業時，需要保管員在區域內根據記憶進行查找，不僅作業效率低，而且經常發生找不到備件或找錯備件的情況，直接影響到設備故障維修及生產運行。

3.備件信息交流不順暢

圖1：備件管理信息化系統結構示意圖

備件運行流程為：生產部門技術人員申報，生產部門及備件管理部門審批，采購員采購入庫，備件到貨存儲，使用部門出庫使用。備件庫通過紙質單據完成業務后錄入計算機進行統計，定期下發庫存報表，但時間上存在滯后，導致“離線”數據信息不能反映真實庫存。生產部門與備件庫房管理部門又缺乏信息交流，所以生產部門無法及時掌握庫存等相關數據信息，“離線”數據難以為備件計劃提供決策依據。

4.缺乏決策分析的數據和手段

備件需求與設備的運行狀況及生產任務安排有關，但由于缺乏與生產部門、采購部門信息交流，導致備件管理部門缺乏決策分析的所需數據，同時備件管理部門也缺乏決策分析的工具及手段，因此無法采取相應的管理措施，不能做出科學的決策，容易造成易損件儲備不足、通用件儲備過多及庫存結構不合理等問題。管理工具及手段的落后，不僅給設備及備件管理部門增加了繁重的工作量，同時也導致了生產成本增加。

二、備件信息化管理系統構成

備件管理信息化系統硬件由服務器、客戶端計算機、RFID標簽打印機、RFID手持機、單據打印機、RFID電子標簽及無線網絡等組成；軟件由備件管理系統軟件、手持機應用軟件、標簽打印機應用軟件等組成。

備件管理系統是備件庫房、生產車間及管理部門實現有關備件管理業務的信息化服務平臺，用戶對象包括備件庫房的計劃檢驗員、保管員和核算員，生產車間的領料員、技術員、計劃員和車間主管。備件管理信息化系統結構如圖1所示。

三、備件管理系統功能模塊及流程

備件信息化管理系統包括計劃管理、入庫管理、出庫管理、寄售管理、盤點管理、報廢管理等功能模塊，備件管理業務范圍全覆蓋。系統利用RIFD技術實現信息自動獲取，并進行業務提示，提供相應的決策參考信息，處理完結后推送至下一業務操作人，業務辦理完結后輸出業務單據，自動更新相應的臺賬，自動生成各類分析統計報表。

1. 計劃管理

采購計劃的生成方式根據制定計劃的不同信息來源分為兩類：一種是通過車間技術員、計劃員、設備主任生成“需求計劃單”；另外一種通過系統庫存預警生成“需求計劃單”，計劃檢驗員將“需求計劃單”進行匯總，生成“采購計劃單”，并編輯修改后提交至主管審批，審批通過后完成采購計劃的制定。

2.入庫管理

入庫業務主要由回貨登記和入庫管理兩部分組成，入庫的種類分為：采購入庫、返廠入庫、出庫退回入庫、盤盈入庫、沖抵入庫、調撥入庫、其它入庫等。

（1）采購員根據到貨情況新建“采購回貨登記單”并提交至本系統，在計劃檢驗員的待辦事項中顯示未處理的“采購回貨登記單”任務；計劃檢驗員驗貨并簽字確認后提交至本系統，本系統根據檢驗結果分發單據，檢驗合格則分發至保管員并在待辦事項中顯示未處理的“采購回貨登記單”任務（不合格則駁回至采購員并在待辦事項中顯示被駁回的“采購回貨登記單”）；保管員匯總“采購回貨登記單”信息，生成“入庫單”，確認貨物入庫。系統自動生成報表，入庫流程結束。

（2）領料員新建“退庫回貨登記單”或采購員新建“返廠回貨登記單”并提交至本系統，在保管員待辦事項中顯示未處理的“退貨回貨登記單”或“返廠回貨登記單”任務；保管員匯總“退庫回貨登記單”或“返廠回貨登記單”信息，生成“入庫單”，確認貨物入庫。系統自動生成報表，入庫流程結束。

（3）如果入庫方式為盤盈入庫或沖抵入庫，核算員新建“入庫單”并確認入庫，系統自動生成報表，入庫業務流程結束。

（4）如果入庫類型為調撥入庫或其他入庫，保管員錄入或匯總調撥單，或其他單據生成“入庫單”，確認貨物入庫，系統自動生成報表，入庫流程結束。

3．出庫管理

出庫的種類分為：領料出庫、返廠出庫、調撥出庫、其它出庫、盤虧出庫。

（1）領料員新建“領料單”并提交至本系統，在設備主任的待辦事項中顯示未處理的“領料單”任務；設備主任審批后提交至本系統，本系統根據檢驗結果分發單據，審批同意則分發至保管員（車間主管或生產設備科主管）并在待辦事項中顯示未處理的“領料單”（不同意則駁回至領料員并在待辦事項中顯示被駁回的“領料單”）；保管員關聯“領料單”信息，生成“出庫單”，確認貨物出庫，系統自動生成報表，出庫流程結束。

（2）如果出庫類型為返廠出庫、調撥出庫、其它出庫時，保管員新建“出庫單”并確認出庫，系統自動生成報表，出庫流程結束。

（3）如果出庫類型為盤虧出庫時，核算員新建“出庫單”并確認出庫，系統自動生成報表，出庫流程結束。

4.寄售管理

貨物到貨后，計劃檢驗員新建“寄售登記單”并提交至本系統，在保管員的待辦事項中顯示未處理的“寄售登記單”任務；保管員確認寄售貨物入庫，寄售登記流程結束。當寄售貨物出庫時，系統自動生成“入庫單”并分發至保管員，由保管員提交會簽該單據，系統自動生成報表，寄售貨物出入庫流程結束。

5.盤庫管理

盤點業務采用“盲盤”+“兩步”盤點方式，包括一步盤點和二步盤點。盤點類型分為：部分盤點、全部盤點。

保管員根據盤點制度制訂“庫房盤點計劃單”，保管員下載盤點計劃單，并對貨物進行一步盤點，根據盤點差異系統自動生成“庫位差異單”，做為保管員二步盤點的計劃單，保管員對差異庫位貨物調整后進行二步盤點。二步盤點結束后，系統生成“盤點盈虧單”，保管員提交至本系統，在核算員待辦事項中顯示未處理的“盤點盈虧單”，盤點流程結束。

6.報廢管理

保管員根據報廢貨物情況填寫“報廢登記單”，PDA（手持機）確認報廢貨物并提交該單據至本系統，在保管員的待辦事項中顯示未處理的“報廢登記單”任務；保管員關聯“報廢登記單”信息，生成“報廢申請單”并提交至本系統，在生產設備科主管的待辦事項中顯示未審批的“報廢申請單”任務；生產設備科主管對“報廢申請單”進行審批并提交至本系統，系統根據審批結果分發單據，同意則分發至核算員并在待辦事項中顯示未處理的“報廢申請單”任務（不同意駁回至保管員并在待辦事項中顯示被駁回的“報廢申請單”）；核算員關聯“報廢申請單”信息，生成“報廢單”，系統自動生成報表，報廢流程結束。

四、應用效果

備件管理信息化系統經過一年時間的運行，延安卷煙廠備件庫內作業形成“PDA下載作業任務—操作貨物—業務確認”的作業規范，不再依賴于保管員的經驗，工作效率大幅度提高，各項業務辦理時間縮短50%，備件庫工作效率提高36%，庫內找貨、區域外存放、錯放等現象消失；備件管理信息化系統提供餅狀圖、折線圖和各種報表，可直觀反映實時庫存、庫存結構及庫存變化；備件消耗等數據指標實現備件動態統計和分類統計，為備件庫管理部門及生產部門提供了決策依據，通過優化庫存結構，使庫存結構更趨合理。

作者單位為陜西中煙工業有限責任公司延安卷煙廠