高校圖書館采編工作流程的比較研究

林映紅

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)采編加工流程；非常規(guī)采編加工流程；采編工作

摘 要：傳統(tǒng)采編加工流程與非常規(guī)采編加工流程在流程、出錯(cuò)概率、操作空間、人力、靈活性、運(yùn)作成本等方面都有所不同。通過(guò)比較可知，非常規(guī)采編加工流程具有流程簡(jiǎn)化、省工、省力、出錯(cuò)概率少、節(jié)省空間、操作靈活、降低運(yùn)作成本、加快新書上架速度等優(yōu)點(diǎn)，該方法已被圖書館界與外包公司所采納與利用。

中圖分類號(hào)：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2017）10-0030-03

采編工作流程是指這項(xiàng)工作從開(kāi)始到完成的一系列順序而連續(xù)的運(yùn)作過(guò)程，是依據(jù)工作內(nèi)容性質(zhì)以及完成任務(wù)的要求而設(shè)計(jì)的操作過(guò)程和方式^[1]。它是一項(xiàng)系統(tǒng)煩瑣的工作，科學(xué)的工作流程能提高工作效率。目前，圖書館采編工作流程主要有兩種（見(jiàn)圖1、圖2）：一是傳統(tǒng)的采編加工流程。二是非常規(guī)的采編加工流程。非常規(guī)加工流程簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)加工流程的環(huán)節(jié)，它使整理好的圖書直接進(jìn)入分編環(huán)節(jié)，將計(jì)算機(jī)驗(yàn)收工作相繼融入編目流程中，扭轉(zhuǎn)了過(guò)去分編加工被動(dòng)等待的局面，加大了圖書加工工作的靈活性^[2]。

1 傳統(tǒng)采編與非常規(guī)采編工作流程的比較

從圖1、圖2可知，傳統(tǒng)采編加工七個(gè)環(huán)節(jié)完成的工作量，非常規(guī)采編加工五個(gè)環(huán)節(jié)就可以完成，筆者現(xiàn)以廣東石油化工學(xué)院圖書館的采編工作為例進(jìn)行比較。

1.1 完全相同的環(huán)節(jié)

①第一個(gè)環(huán)節(jié)拆包相同，在兩種流程中都排首位，操作簡(jiǎn)單，不做闡述。②最后一個(gè)環(huán)節(jié)檢查圖書、制作新書移交清單及新書移交相同，都是先檢查一遍書單，查看實(shí)物與電腦上的數(shù)據(jù)是否一致，以確保統(tǒng)計(jì)數(shù)量的準(zhǔn)確，檢查完畢后按條碼順序整理好書單，用表格分別制作中文、英文圖書移交清單并打印。統(tǒng)計(jì)各書室圖書數(shù)量，填寫新書移交單，通知書庫(kù)人員接收新書，最后新書移交書庫(kù)。這兩個(gè)環(huán)節(jié)完全相同。

1.2 基本相同的環(huán)節(jié)

1.2.1 編目環(huán)節(jié)基本相同。以江蘇匯文OPAC V5.5這個(gè)系統(tǒng)的操作為例。①傳統(tǒng)采編加工流程采用的是新書編目的方法，先將新書用計(jì)算機(jī)驗(yàn)收好，貼好條碼擺放在書架上，再到書架上抽樣本圖書出來(lái)，按順序放到書車上，取一車分編一車。開(kāi)始編目，進(jìn)入?yún)R文編目系統(tǒng)，點(diǎn)擊新書編目，再點(diǎn)擊交接批次，選中交接批次，定位到MARC瀏覽窗口，編輯所需要的MARC，存盤；然后打開(kāi)業(yè)務(wù)窗口，增加索書號(hào)復(fù)本，審校存盤，打印書標(biāo)，編目完畢。②非常規(guī)采編加工流程是直接把圖書（沒(méi)有經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)驗(yàn)收和貼條碼的圖書）拉過(guò)來(lái)，進(jìn)入?yún)R文編目系統(tǒng)，檢索圖書，對(duì)書目數(shù)據(jù)進(jìn)行查重，選中MARC進(jìn)行復(fù)制新增，接著完善MARC的編目并存盤，設(shè)定回溯狀態(tài)，打開(kāi)業(yè)務(wù)窗口，增加索書號(hào)復(fù)本，分配條碼，審校存盤，編目完畢^[3]。非常規(guī)采編加工流程是把傳統(tǒng)編目中計(jì)算機(jī)驗(yàn)收融入編目之中，省略了計(jì)算機(jī)驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)，增多了編目環(huán)節(jié)的內(nèi)容。編目環(huán)節(jié)中MARC的編目、審校存盤、打印書標(biāo)、著錄完的圖書按照條形碼號(hào)順序排放等小環(huán)節(jié)是相同的。

1.2.2 粘貼書標(biāo)基本相同。兩種流程都是將書標(biāo)（圖書標(biāo)簽）貼在書脊上，離書底部2～3厘米處，每本圖書粘貼書標(biāo)的位置要一致，并在貼好的書標(biāo)上面加貼一層保護(hù)膜，然后加蓋館藏章、書室章、附光盤章等。一邊加工一邊將圖書按館藏地點(diǎn)分開(kāi)，樣本與復(fù)本分開(kāi)，圖書按照條碼順序由上到下或從左到右擺放，附光盤的圖書單獨(dú)放，并把光盤裝盒。再裝流通一庫(kù)圖書的RFID電子標(biāo)簽及注冊(cè)，其余書庫(kù)的圖書貼普通磁條。最后，檢查一遍加工好的圖書，登記好每車書的條碼號(hào)、種數(shù)、冊(cè)數(shù)以及光盤數(shù)，并用小紙條寫上該批書的批次、車次、書室、冊(cè)數(shù)，夾在對(duì)應(yīng)的每批書的第一本書上，再擺上架，等待入書庫(kù)。以上的粘貼書標(biāo)、蓋館藏章、貼磁條、裝RFID電子標(biāo)簽及注冊(cè)這些環(huán)節(jié)在兩種采編加工流程中是相同的。不同的是非常規(guī)采編加工流程把貼條碼與粘貼書標(biāo)合并成一個(gè)環(huán)節(jié)，刪減了貼完條碼按順序上架這一環(huán)節(jié)，這相當(dāng)于少搬一次書、少上一次書架。

1.3 手工驗(yàn)收大部分環(huán)節(jié)相同

①核對(duì)清單、驗(yàn)收?qǐng)D書。查看圖書的書名、冊(cè)數(shù)、價(jià)格是否與清單一致，同時(shí)查看新書是否缺頁(yè)、模糊不清、污損、盜版、與館藏重、復(fù)本過(guò)多、與教學(xué)內(nèi)容及水平相符、所附光盤破損、與館藏原則相符。②整理圖書。先把同一套書放在一起，屬于同一多卷集的圖書放在一起，同一批的外文圖書放在一起，再由專業(yè)教師驗(yàn)收編目。以上的①②環(huán)節(jié)是完全相同的。③樣書與復(fù)本分開(kāi)擺放。在每種圖書中取一本出來(lái)當(dāng)樣本，并在樣本書背面右下角用鉛筆寫上該種書的復(fù)本量，將一批樣書放到書車上做驗(yàn)收用，其余的復(fù)本留在桌上，等樣本書驗(yàn)收回來(lái)一起貼條碼。傳統(tǒng)采編加工流程有這一環(huán)節(jié)，非常規(guī)采編加工流程沒(méi)有。

2 采編工作流程的分析

2.1 流程方面

2.1.1 傳統(tǒng)采編加工流程的優(yōu)缺點(diǎn)。①優(yōu)點(diǎn)：分工有專長(zhǎng)，能充分發(fā)揮各環(huán)節(jié)工作人員的特長(zhǎng)，專做本崗工作，容易精通，也較輕松。比如拆包、手工驗(yàn)收、計(jì)算機(jī)驗(yàn)收、貼條碼、編目、書標(biāo)粘貼由專人負(fù)責(zé)，各盡所能。②缺點(diǎn)：流程多、重復(fù)勞動(dòng)。如：手工驗(yàn)收時(shí)樣書與復(fù)本分開(kāi)擺放，粘貼條形碼時(shí)合并，編目時(shí)只抽樣本，粘貼書標(biāo)時(shí)復(fù)本與樣本書又合并，加工完成后又要分開(kāi)；再如：粘貼條形碼獨(dú)立成節(jié)，粘貼完條形碼后按條形碼順序上架，方便抽樣書編目，編目完再找到對(duì)應(yīng)的多本，再一起粘貼書標(biāo)，這樣搬來(lái)搬去，浪費(fèi)勞動(dòng)力，影響效率。

2.1.2 非常規(guī)采編加工流程的優(yōu)缺點(diǎn)。①優(yōu)點(diǎn)：流程簡(jiǎn)化，操作靈活。計(jì)算機(jī)驗(yàn)收融入編目，采訪模塊不用打開(kāi)，刪減了賬目核對(duì)、財(cái)產(chǎn)登記、送編這些小節(jié)，編目不再受計(jì)算機(jī)驗(yàn)收速度的限制。手工驗(yàn)收時(shí)樣書與復(fù)本不必分開(kāi)擺放，不必在樣本書的背面寫該種書的數(shù)量，這樣不僅少寫了一組數(shù)字、少對(duì)了一組數(shù)，而且不需要去堆滿書的桌子上找復(fù)本。粘貼條形碼與粘貼書標(biāo)合并，粘貼條碼往后移，不獨(dú)立成節(jié)，不需要按條形碼的順序上架，因?yàn)榘礂l碼順序上架，是為了方便取樣書編目。但非常規(guī)采編加工是直接拿新書去編目，編目前新書沒(méi)貼條碼，不必上架，這樣不僅少搬一次書，而且減少了編目的出錯(cuò)率。②缺點(diǎn)：加工人員必須是全能手，對(duì)于驗(yàn)收、編目、貼條碼、貼書標(biāo)、蓋章、電子標(biāo)簽的注冊(cè)等工作需要精通，如果加工人員素質(zhì)差，此方法將不能達(dá)到預(yù)期效果。endprint

2.2 工作量方面

粗略統(tǒng)計(jì)，在非常規(guī)采編工作流程中每一冊(cè)書可少拿5次：分別是樣本復(fù)本分開(kāi)1次、取書進(jìn)行驗(yàn)收1次、進(jìn)行計(jì)算機(jī)驗(yàn)收1次、驗(yàn)收完放回原處1次、按條碼順序上架1次。少了計(jì)算機(jī)驗(yàn)收的操作，就少上了1次書架。

2.3 出錯(cuò)概率方面

非常規(guī)采編工作流程在手工驗(yàn)收時(shí)刪減了樣本與復(fù)本分開(kāi)這一小節(jié)，就不需要在樣本書的背面寫該種書的數(shù)量，也就不會(huì)出現(xiàn)寫錯(cuò)復(fù)本數(shù)量的情況。非常規(guī)采編工作流程將粘貼條碼往后移，刪減了按照條碼順序上架這一小節(jié)，就不會(huì)出現(xiàn)放錯(cuò)條碼順序的情況，也就不會(huì)出現(xiàn)取錯(cuò)樣書、放錯(cuò)館藏地的情況。

2.4 操作空間方面

非常規(guī)采編工作流程把計(jì)算機(jī)驗(yàn)收融入編目這一環(huán)節(jié)，這樣編目系統(tǒng)中沒(méi)有了計(jì)算機(jī)驗(yàn)收的相關(guān)數(shù)據(jù)，就能節(jié)省出一些存儲(chǔ)信息空間。粘貼條形碼往后移，就減少了按照條碼順序上架這一小節(jié)，也就可以節(jié)省出一些中轉(zhuǎn)書架、中轉(zhuǎn)書架所占的位置。

2.5 操作方面

傳統(tǒng)采編工作流程的分工界線清楚，驗(yàn)收人員專門驗(yàn)收，編目人員專門編目，加工人員專門加工。它是一項(xiàng)系統(tǒng)的流水性作業(yè)，必須完成上一工作環(huán)節(jié)，才能繼續(xù)下一工作環(huán)節(jié)，下一工作環(huán)節(jié)承擔(dān)上一工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢查。如果驗(yàn)收人員的驗(yàn)收、粘貼條碼、移送數(shù)據(jù)不及時(shí)，就會(huì)造成編目人員停工。反過(guò)來(lái)，如果編目速度跟不上驗(yàn)收速度，就會(huì)造成驗(yàn)收人員停工。驗(yàn)收與編目相互制約，不夠靈活。在非常規(guī)采編工作流程中，編目的速度不再受驗(yàn)收速度的限制，只需經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的手工驗(yàn)收，就可直接進(jìn)行編目，編目與驗(yàn)收也不再相互制約，可同時(shí)進(jìn)行。驗(yàn)收與編目已融合成一個(gè)環(huán)節(jié)，驗(yàn)收人員、編目人員、加工人員可以相互幫忙，操作比較靈活，減少了消耗，提高了效率。

2.6 運(yùn)作成本方面

采編工作流程的運(yùn)作成本包括工具費(fèi)（計(jì)算機(jī)）、用具費(fèi)（電腦桌、中轉(zhuǎn)書架、辦公用品）、人工費(fèi)、加工場(chǎng)地費(fèi)等。非常規(guī)采編工作流程把計(jì)算機(jī)驗(yàn)收、貼完條碼上架、樣書與復(fù)本分開(kāi)及合并、在樣書上寫復(fù)本數(shù)等環(huán)節(jié)都刪減了，這樣就節(jié)省了這些環(huán)節(jié)所需的工具、用具、人工，進(jìn)而降低了運(yùn)作成本。

2.7 新書上架速度方面

按廣東石油化工學(xué)院圖書館原定工作量（驗(yàn)收：每人每天87種×每種3冊(cè)=261冊(cè)，編目：每人每天58種×3冊(cè)=174冊(cè)）進(jìn)行計(jì)算，用傳統(tǒng)采編工作流程分編5，220冊(cè)圖書，安排2個(gè)人驗(yàn)收、3個(gè)人編目，用10天才能完成；采用非常規(guī)采編工作流程方式，驗(yàn)收人員也一起編目，6天就能做完，比采用傳統(tǒng)采編工作流程方式要快4天，所以采用非常規(guī)采編工作流程能加快新書上架的速度。

綜上，傳統(tǒng)采編工作流程環(huán)節(jié)相對(duì)較多，存在重復(fù)勞動(dòng)，影響了編目效率；非常規(guī)采編工作流程精簡(jiǎn)了工作環(huán)節(jié)，操作靈活，提高了工作效率，降低了運(yùn)作成本。

3 結(jié)語(yǔ)

非常規(guī)采編工作流程是在傳統(tǒng)采編工作流程基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，它是傳統(tǒng)采編工作流程的精簡(jiǎn)版，它的發(fā)展是一個(gè)不斷思考、嘗試、探索、優(yōu)化的過(guò)程^[4]，對(duì)其進(jìn)行研究能為采編工作提供有益借鑒。圖書館可根據(jù)工作特點(diǎn)和需求，不斷進(jìn)行采編流程的優(yōu)化重組，設(shè)計(jì)出更符合實(shí)際需要的采編工作流程，真正做到高效運(yùn)作。

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