城建檔案管理過程中的問題與解決對策

鄭亞平

摘 要：城建檔案屬于檔案范疇，是人在不斷改進城市發展中形成的智慧的結晶，具有非常重要的科技價值。在城市的建造過程中，可以有效利用城建檔案創造出經濟效益，也可以節省一定的人力和物力。隨著城市化進程的加快，城建檔案的保管也關系著國家的公共安全，得到了國家的重視。城建檔案現在已經成為中國特色社會主義建設的重要組成部分。城建檔案工作在整體上反映了城建發展的水平，涉及到了城建的方方面面，貫穿了整個城市建設的細節。

關鍵詞：城建檔案；管理；問題與對策

城建檔案工作在整體上反映了城市建設發展的水平，從全局上統籌了城市的發展，在微觀上也解決了很多細節的問題，城建檔案的管理工作涉及到每個細節，涵蓋了城市建設的每一個環節。隨著社會的不斷發展，新型的工作手段也在不斷產生，城建檔案管理工作也在緊跟社會主義的新農村建設，同時面臨著新的挑戰。在這種更高的工作要求下，城建檔案管理過程中也出現了很多問題和不足，城建檔案制度也在不斷健全，城建檔案的綜合素質不一樣，并且其服務的手段也有待提高。

一、城建檔案的概況

城建檔案屬于科學技術檔案的重要組成部分，是城市進行規劃、施工和管理等活動中形成的可以進行保存的圖標、文字、模型、影片等文件材料的總稱，也是城市建設發展的記錄。城市建設方面的檔案包括歷史沿革、人口、資源、地形等方面的資料。城市規劃方面的檔案則包括總體規劃、分區規劃和詳細規劃的方法、圖表和模型等。國土整治規劃方面的檔案則包括國土整治研究實施方案、整治規劃依據材料以及科研分析材料等。工業建筑工程方面的檔案則是包括工廠、礦山以及工業輸送等。城建檔案中也包括工程設計方面、施工以及科研技術等檔案材料的檔案，工程設計方面包括各項工程設計和市政方面的設計的技術科研成果等文件材料等。施工技術方面的檔案包括各種施工工藝和實驗的技術文件材料等。建筑材料及城建工業企業自動化的檔案，包括特殊材料和一些尖端產品的一些技術文件。

二、城市建設的社會需求分析

隨著經濟的不斷發展，城市建設的進程不斷地加快，城建檔案的數量也在不斷地增多，越來越多的人們認識到城建檔案的重要性，對城建檔案的需求也變大，讓城市的街道更加合理，小區建設更加完善。

首先是城建檔案利用群體越來越多層次化。在之前的城建檔案的查閱中，一般查閱的主體是建設單位和施工單位。但是隨著人們的檔案意識的加強以及檔案在城建中起的重要的作用，更多的有關的群體開始注意到城建檔案的重要性，這其中也包含著律師、小區的業主委員會以及購房者等群體。所以隨著人們的不斷關注，城建檔案已經成為了人民大眾密切關注的信息資源，服務到人們的生活中。

第二，城建檔案逐漸呈現出多樣性。隨著社會經濟的不斷發展，人們的生活也日益豐富，人們對精神層面的追求也越來越高，人們對于周圍的居住環境也會更多的關注。城市建設檔案已經成為一個流行趨勢，為各式各樣的人所用。

第三，城建檔案查詢的方式也呈現出了多元化的形式。之前都是紙質檔案，人們翻閱不方便，但是隨著科學技術的發展，信息技術的不斷改革，在現在的城建檔案中一般采用的是科技化、簡易化和高效化的查詢方式，為人們提供便利。

第四，城建檔案所需人才的素質需要提高。隨著人們的服務意識的加強，現在的城建檔案管理中，需要的不僅僅是服務人員的態度，更在乎的是更快更準確的服務質量，所以這就對專業人員的素質提出了一定的要求。要求城建檔案的工作人員不僅能夠迅速找到人們所要的檔案，也要能夠更主動地為人們服務，更有效地促進城建檔案的資源體系構建。

三、城建檔案中存在的問題

（一）檔案利用意識不強

在現在的城市建設過程中，城建檔案跟其他檔案不同，是伴隨著城市的發展產生的。檔案信息的價值是在利用的過程中實現的。如果社會上存在檔案意識的話，就會有很多人會利用這些檔案信息。如果社會上對城建檔案的認識不高，人們不理解什么是城建檔案，就不會去運用這個。我國城建檔案的發展從無到有，經歷過十幾年的發展，每個省市也都建立了自己的城建檔案館，在檔案管理人員方面，也都有了專業的管理人士，在城建檔案不斷完善的過程中，也取得了一系列成果，逐漸在人們心目中形成了一種利用城建檔案的意識，也逐漸增加了對城建檔案的需求，最終逐漸形成了社會的普遍認識。所以城建檔案的利用影響著城建檔案的意識。

此外，也有一些其他的原因制約著城建檔案意識的形成。一是人們檔案法的意識比較淡薄，雖然有關的檔案法和檔案條例已經頒布，但是很少涉及到法律訴訟的問題，這也直接造成了在實際的工作中不能很好執行，并且執法不力的現象。二是城建檔案工作中，本身就存在著比較封閉的管理方法，跟外界造成了隔絕，讓城建檔案成為了內部的概念，而不是被社會所認知。

（二）城建檔案不完整

城建檔案館的館藏資源現在具有城市性和專業性，城建檔案是城市發展的產物，也是城市發展的見證者。在城建檔案中，有各種各樣的設計、施工文件形成的文件材料，這些與建設中的工作是密不可分的，但是在這些城建檔案的管理中，由于其復雜性，也直接影響了城建檔案的館藏質量，其根本原因則是：1.過分追求館藏的數量，在進行收藏的時候，不論是什么項目不經歸納直接收藏，這樣造成了人力和物力的浪費；2.搜集城建檔案的時候比較被動，使得城建檔案搜集的不及時，延誤了進館的時間，造成了一定的損失，使得檔案中出現了無法補齊的現象；3.遺漏和丟失檔案，有的工作人員的專業素質不太高，所以缺乏相應的檔案意識，在檔案的管理過程中，沒有明確的目標，導致了檔案的遺漏和缺失；4.重要工程項目檔案的接收不及時，在現實的城建檔案構建中，除了要一般的建設工程外，還要有電力、通信以及城市安全等相關的重要工程項目的限制，造成了城建檔案不能及時地進行進館。

（三）城建檔案的制度不健全

雖然已經出臺有關的檔案法律法規，但是在實際的操作過程中依然存在一些問題：首先是城建檔案的管理制度不健全，導致了很多專業人員缺乏行政執法權力，在管理的過程中無法形成一個管理體系，無法對工作人員進行業務上的指導，導致了各部門的人員沒有辦法進行有效的貫通。其次是城建檔案的法律體系并不完全，有關的部門做不到有法必依、執法必嚴、違法必究。所以在執行的過程中，很多人員也沒有完全執行自己的工作職責。endprint

（四）城建檔案工作人員的綜合素質不高

在城建檔案中，首先是工作人員的專業素質要強，包括有關部門的編研工作，城建檔案在歸檔過程中需要匯編，但是在實踐的過程中，對于這些的形式都比較單一，綜合性不強，這也就直接表明了工作人員的專業素質不高。其次，工作人員的服務意識和服務手段比較差，也限制了城建檔案的組員共享。

除此之外，城建館的相對滯后，信息公開與檔案保密之間的矛盾也是在城建檔案管理中比較常見的問題。信息化的相對落后，沒有能夠更好地實現有關資源的信息共享，導致了城建檔案的利用率比較低。

四、城建檔案過程中所出現問題的對策分析

（一）加強宣傳，增強人們的檔案意識

在城建檔案的管理過程中，想要人們進一步了解城建檔案的重要性，擴大城建檔案的影響力，就要加強宣傳，讓人們能夠認識到城建檔案的意義。首先要能夠完善檔案法，將人們的檔案管理意識上升到法律意識，營造依法治檔的氛圍。其次要能夠根據社會的需要，合理開發利用城建檔案信息資源，讓更多的人從中受惠，促使人們主動利用城建檔案。最后，通過各種手段的宣傳，提高人們對城建檔案的認識。

（二）加強“專業化”指導，強化人們的歸檔意識

人們在平時的生活中，有時候對一些專業性的知識不明白，可能無法有效確保城建檔案的完整性和準確性。所以要能夠制定搜集、整理和審核驗收相應的標準，讓城建工作者熱愛自己的本職工作，夯實專業人員的專業知識。并且能夠對有關人員進行專業知識的培訓，提高專業人員的能力。

（三）加強檔案法的建設，完善相關的監督機制

隨著城建檔案的不斷發展，需要相關的立法文件作為法律依據。首先，要能夠健全城建檔案的管理體制，便于城建檔案法規的執行。第二，要能夠普及城建檔案法律意識，提高人們的認識，增強人們的自覺性。主要的方針則是以檢查監督為主，處罰為輔，加強城建檔案管理中的監督工作，加大城建檔案的法律宣傳意識，也普及城建檔案法律的意識。第三，要能夠完善城建檔案法規體系，制定具體的執行明細，并能夠順利落實。第四，健全城建檔案法的法律監督體系，要能夠做到有法必依、執法必嚴、違法必究，逐步強化城建檔案的權威性。

（四）增強城建檔案人員的綜合素質

城建檔案有關人員的綜合素質直接決定了城建檔案工作的效率和質量，所以要能夠及時提高有關人員的綜合素質。首先，要能夠提供文獻服務的同時，也能夠提供非文獻服務，有效指導城建檔案利用者的利用過程，及時傳遞有關的知識給利用者，為利用者提供有關的咨詢服務。其次，要能夠化被動提供為主動提供，通過多種手段滿足利用者的需求，為城建檔案利用者查找檔案、解決問題。再次，館內利用和外部利用有效結合，館內利用服務主要是保密機制，同時要能夠對有關人員進行培訓，提高人員的綜合素質和專業素質，將相關的城建檔案進行編研，實現編研工作的社會化、宣傳手段多樣化以及編研方式社會合作化，并出版發行。此外，也要能夠運用信息平臺，有效實現資源的共享，也保護了檔案的隱秘性。

除此之外，還要能夠提升城建檔案的社會服務功能，落實檔案館工作，開放城建檔案館，深度開發城建檔案資源，滿足社會的需要。同時，也要能夠正確面對信息公開和檔案保密之間的關系，確保城建檔案合理地被利用，并能夠建立多種渠道，建立有效的安全監督機制，使得城建檔案更加的集成化和最優化，有效地提高城建工作的效率。

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作者單位：

內蒙古呼和浩特市城建檔案館endprint