優化高校檔案統計工作的對策研究

柴靜

摘 要：隨著科學技術的發展壯大，高校檔案統計工作也發揮著越來越大的作用，可以促進檔案的基礎性建設，強化檔案具有的功能。統計工作是高校檔案管理的重要部分，要為高校的各項工作提供大量數據信息，但就目前檔案統計工作而言，還存在很多問題，本文就對此做出了詳細分析，并提出了一些對策。

關鍵詞：優化高效檔案統計工作 對策研究

一、引言

檔案統計工作是整個檔案管理的關鍵所在，承擔著非常重要的作用，能幫助各個高校對本校檔案的形成、管理、利用以及發展中存在的問題有更深入的了解，可以通過大量的數據信息反映出檔案統計工作的真實情況。所以，如何使檔案統計工作更加符合標準要求成為當下亟待解決的重要問題。

二、高效檔案統計工作中存在的問題

（一）檔案統計工作方法落后。大部分高校檔案統計工作都依靠手工整理數據，具有較低的效率，而現在各項統計數據范圍擴大，數據對應的關系也極為復雜，如果單純地依靠手工進行，不利用先進的工具和技術，很容易出現較大的失誤，如漏算、錯算，還浪費了大量的時間、人力，從而降低了檔案統計工作的準確性和時效性。同時，統計人員在經過長時間大量的計算，很難再對數據作出深度分析，從而影響了統計工作整體質量水平。另外，一些高校由于受到學校條件的限制，檔案管理部門沒有保存完善的原始資料，造成了很多基礎數據的短缺，開始臨時拼湊數據，甚至根據已有數據估計需要的數據，大大降低了檔案信息的真實性和可靠性。

（二）檔案統計人員對統計觀念淡薄。高校檔案信息是統計工作的基石，真實精確的信息直接反映了學校的發展歷程。但是目前，許多高校檔案統計人員沒有很強的統計觀念，沒有充分認識到檔案統計的重要性，無法及時、系統地反映出檔案管理的實際情況，甚至在檔案信息上大做文章，造成檔案信息嚴重脫離實際的后果。另一方面，檔案統計人員的整體素質不夠高，不能徹底全面地分析檔案數據，部分高校一直停留在應付差事的層面上，使檔案統計工作只是個形式，沒有讓其具有的重要作用發揮出來。

（三）檔案管理人員沒有及時上報統計信息。高校檔案統計工作要有很強的準確性和時效性，這兩者又相互關聯，及時性是準確性的重要保證，保證統計信息的準確性、時效性是整個檔案統計工作的基礎條件.所以要求檔案統計人員能很好地把二者統一起來，但目前普遍存在的現象是，許多高校檔案統計人員沒有及時上報統計信息，失去了信息的時效性，阻礙了匯報工作的開展，更失去了統計工作存在的意義。

（四）不能準確理解檔案統計指標涵義。檔案統計人員只有完全理解統計指標的真正涵義，根據指標要求去收集統計數據信息，才能確保統計信息的真實性，又能保證統計信息在一定范圍內的統一性。從最近幾年的高校檔案統計工作來看，部分統計人員沒有著重要就檔案統計的要求，沒有準確理解每個統計指標，長此以往，造成較多統計信息的差錯。

三、優化高效檔案統計工作的對策

（一）采取科學的檔案統計方法。采取科學的檔案統計方法是為了圍繞高校的實際情況進行統計，要求對不同的層次和對象進行劃分。科學的檔案統計方法決定著統計工作實際效果，影響著統計數據信息的完整性和規范性。由此可見，根據準確的統計指標進行檔案統計工作是至關重要的。按慣例來說，檔案統計的綜合指標包括三種，一是絕對數，它是檔案工作實際情況的反映，目前在統計學中被廣泛使用。比如，建立檔案庫數量、檔案庫房總面積、檔案卷宗總數等等，絕對數是它們的具體體現，而且都有專門的計量單位。二是相對數，它是兩個或兩個以上有聯系的檔案統計信息的相對比率，通常以分數、倍數的形式來體現。隨著近年來對高校檔案統計工作的逐漸重視，相對數的應用也越來越廣泛。三是平均數，能反映所有統計信息的一般水平，目前在高校檔案統計工作中應用最為廣泛的是算術平均數。

（二）充分發揮統計分析的作用。高校檔案統計工作的進行，要根據合理分析得出科學性結論，并要提出可行性建議，從而可以充分發揮出檔案統計工作的作用。而檔案統計工作的關鍵點事進行科學的統計分析，這個分析過程主要目的是要總結出普遍性規律，如果存在影響因素就要立即找出問題所在，再結合實際情況提出指導建議。值得注意的是，一是要根據真實有效的分析結果，繪制出至關的曲線圖，便于了解和掌握檔案統計工作情況；二是在主觀分析的前提條件下，客觀公眾地得出統計結論，真實地反映出檔案統計工作中存在的問題，和影響統計工作進行的制約因素；三是要充分了解檔案統計工作各個層面之間存在的相互聯系，它在整個統計工作中發揮的作用不容小覷，檔案統計人員可以從多個角度思考，是統計分析的進行由淺入深，從而可以使檔案統計工作能更好地服務于高校

發展。

（三）加強檔案統計人員的素質提升。高校檔案統計工作水平的提升，需要有一支熟悉檔案管理業務、掌握統計知識的組織團隊，所以各個高校領導應該加強對檔案統計人員的培養，切實提升他們的綜合素質水平。目前，一些高校已經配備有專門的統計人員，力爭從實際出發，可以讓統計人員參與社會上不同形式的培訓，同時，統計人員也應該充分意識到自身所在崗位的重要性，努力學習統計知識和相關技能，認真完成各項統計工作，力求為高校檔案統計工作提供最優質的

服務。

（四）正確處理保證信息質量與分析信息之間的關系。在高校檔案統計工作，保證信息質量與分析信息是緊密相連的。保證信息質量可以為分析信息提供有利依據，反之會偏離信息的實際情況，也會導致領導決策的失誤，造成無法避免的嚴重后果。分析信息是對信息的二次加工和深化，要求深入到實際事物的本質，因此，要求在實際檔案統計工作中，二者都要主抓，要切實做到通過分析信息提高信息質量，從而提升統計工作的整體水平。

四、結語

在大數據的社會背景下，高校檔案統計工作面臨著越來越多的挑戰，承受著高校多個層面的壓力，因此優化高校檔案統計工作十分必要，也是當前諸多高校進行改革的當務之急。只要通過多方努力切實提高高校檔案統計工作水平，才能使檔案統計的優勢真正發揮出來。