做好人防文書檔案管理工作的方法

王冕晨

摘 要：當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展極快，對人防戰(zhàn)備的有關(guān)文書檔案管理的要求愈來愈高，因此人防文書檔案管理工作方法是我國國家檔案管理有關(guān)人員值得關(guān)注的熱點(diǎn)。此外，人防文書檔案工作放方法存在者許多的問題需要不斷完善，這些問題包含硬件設(shè)施設(shè)備不足、為引進(jìn)新的信息化技術(shù)、檔案管理有關(guān)人員責(zé)任心不足等，均是對我國人防文書檔案管理工作的發(fā)展形成障礙。本文旨在探究做好人防文書檔案管理工作的方法，為人防文書檔案管理工作有關(guān)人員提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人防文書 檔案管理 方法

前言

政府機(jī)構(gòu)中人防屬于較為邊緣的一個部門，想要提升人防文書檔案管理工作效率和質(zhì)量就必須要重視管理工作的方法[1]。與此同時，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐越來越快，我國城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，人防文書檔案數(shù)量越來越多，并且科技水平不斷提升，給人防文書檔案管理工作帶來了新的困難和機(jī)遇。也就需要文書檔案管理工作人員對在工作過程中存在的困難解決。

一、人防文書檔案管理工作過程中存在的問題

（一）未引進(jìn)新管理技術(shù)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲入人們生活中，人防文書檔案管理工作應(yīng)引進(jìn)新管理技術(shù)對文書檔案管理、整理、收集、存儲等，才能有效減少查找、整理、歸檔所需時間，以及提升文書檔案管理工作效率[2]。但目前人防單位仍舊沿襲傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法。這樣一來隨著文書檔案數(shù)量不斷增加，極易出現(xiàn)文書歸檔紊亂的情況，當(dāng)利用人防文書檔案信息時，檔案管理員常常不能在短時間內(nèi)正確的找出人防文書檔案信息，使人防文書檔案信息利用率下降。

（二）文書檔案管理工作人員責(zé)任心、管理技能不足

人防文書檔案管理工作有關(guān)人員管理技能、責(zé)任心的優(yōu)差對文書檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的關(guān)系。當(dāng)前部分人防部門文書管理人員專業(yè)技能、責(zé)任心較差，某些管理人員對文書檔案管理制度不熟悉，不利于管理好文書檔案。

二、文書檔案管理辦法

（一）合理運(yùn)用新技術(shù)開展人防文書檔案管理

信息化是時代的特征，在這一大背景中，人防檔案管理工作無可避免地與新技術(shù)產(chǎn)生交集，合理運(yùn)用新技術(shù)亦可有效提升人防文書檔案管理工作的效率。將電子信息技術(shù)用于人防檔案管理中，能夠迅速、有效采集人防文書檔案相關(guān)信息，并對信息進(jìn)行歸類、處理、存儲[3]。采用信息化技術(shù)幫助建立人防文書檔案管理系統(tǒng)，可系統(tǒng)化地收集人防文書檔案相關(guān)信息，并高效分類，將不同的信息歸入相應(yīng)分類中，如此一來，人防文書檔案的查找將更為方便，位置信息明確記錄在信息系統(tǒng)中，只需通過系統(tǒng)查找便可找到相關(guān)信息，并進(jìn)行調(diào)用，進(jìn)而大大提升了人防文書檔案管理的工作效率。應(yīng)用信息化手段進(jìn)行人防文書檔案信息的管理，一方面能夠增加歸檔的科學(xué)新，另一方面，也能夠有效防止檔案數(shù)據(jù)的丟失，在應(yīng)用信息系統(tǒng)過程中，管理者做好相關(guān)數(shù)據(jù)的備份工作，并完善備份管理，可有效避免因工作失誤導(dǎo)致的人防文書檔案丟失風(fēng)險，防止檔案損失。在工作中應(yīng)當(dāng)注重對人防文書檔案的備份，應(yīng)結(jié)合各部門力量，同時做好檔案備份工作，并利用新技術(shù)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫對備份進(jìn)行統(tǒng)一管理，在有效管理檔案的同時，以降低了人防文書檔案管理的難度，有助于提升整體的工作

效率。

（二）以過硬的設(shè)備開展人防文書檔案管理

人防文書檔案管理關(guān)系著城市的建設(shè)、當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展，人防領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作提高重視度，為確保人防文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)加強(qiáng)對硬件設(shè)備的投入，以過硬的設(shè)備條件保障人防文書檔案管理的順利開展。人防文書檔案管理需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，隨后才能爭取資源，將資金投入到人防文書檔案管理設(shè)備建設(shè)中。在開展工作過程中，需應(yīng)用辦公化軟件對檔案進(jìn)行自動規(guī)整，此類軟件是信息化管理的必備手段，是開展檔案信息采集、歸類、存儲的硬件基礎(chǔ)，能夠避免因手工作業(yè)導(dǎo)致的錯誤、遺漏等問題，保障人防文書檔案管理工作順利開展。除此類新興辦公化軟件外，計(jì)算機(jī)也是人防文書檔案管理開展的必備條件之一，人防部門在開展工程建設(shè)工作的過程中，可將準(zhǔn)備工作相關(guān)材料、設(shè)計(jì)文件等在計(jì)算機(jī)中存檔，以建立與工程建設(shè)相關(guān)的人防文書檔案信息庫，方便日后查找、取調(diào)資料[4]。總言之，應(yīng)用相關(guān)硬件設(shè)備，能夠有效協(xié)助開展人防文書檔案管理工作，提升工作效率，需重視硬件設(shè)備在這一工作中的應(yīng)用。

（三）培養(yǎng)一流技術(shù)、素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

管理工作人員的業(yè)務(wù)能力事關(guān)著人防文書檔案管理的開展，為適應(yīng)當(dāng)下工作的變化，工作人員應(yīng)當(dāng)提升自身技能水平，學(xué)習(xí)新知識、新技能，同時，人防文書檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)注重對工作人員的培訓(xùn)。可依據(jù)工作人員原有基礎(chǔ)水平、年齡等因素進(jìn)行批次劃分，并進(jìn)行分批培訓(xùn)，若工作人員文化水平較高、年齡較低，可系統(tǒng)化培養(yǎng)，強(qiáng)化其專業(yè)能力；若工作人員文化水平較低、年齡較高，可注重培養(yǎng)其工作態(tài)度，督促其以敬業(yè)、負(fù)責(zé)的態(tài)度開展人防文書檔案管理相關(guān)工作。在確定培養(yǎng)的同時，應(yīng)當(dāng)注重對工作人員的考核，監(jiān)督培訓(xùn)效果，確保工作人員的能力能夠得到實(shí)質(zhì)性的提升。

3.結(jié)語

人防部門是我國防部最重要的組成機(jī)構(gòu)，做好人防文書檔案管理工作對我國社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)展起到極為重要的作用，需要引進(jìn)新的管理技術(shù)、培養(yǎng)高素質(zhì)人才和先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，只有這樣才能有效對文書進(jìn)行管理和提升我國人防文書檔案管理工作方面的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 金明輝.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下大學(xué)文書檔案管理工作探析[J].佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報(bào)，2018，36（04）：171-173.

[4] 李政清.做好機(jī)關(guān)文書檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：102+114.