簡述事業單位人事檔案管理的重要價值

王濤

摘 要：人事檔案管理在事業單位中具有自身的重要地位，其主要的工作內容在于對事業單位內部員工的工作情況的評估、記錄，以便于后續的查找、查閱，已經形成了一定的規模，并且成為人事管理的重要方面。檔案作為個人信息的重要載體，是工作情況的重要結果反饋，是人才調動、使用的參考工具，對事業單位人力資源管理體系的優化、改善有著重要影響。

關鍵詞：事業單位 人事檔案 價值 管理水平

隨著我國社會主義的進步，發展，事業單位的管理制度也在不斷的改革中，其中認識管理制度、檔案管理工作備受關注，并且面臨著較大的調整格局。檔案管理是對一個人的成長經歷的匯總，從學習情況到工作情況，更是企業選拔人才的重要依據。因此，檔案管理工作會影響到個人的發展、也會影響到企業的發展。本文將針對事業單位人事檔案管理進行具體的討論分析，探究其存在的重要價值。

一、事業單位人事檔案管理的主要特征

1、真實性

事業單位在進行人事檔案管理的時候，通常會對所有的信息進行嚴格的保管，確保每個資料均具有真實性。無論是人事信息的內容，還是來源，都要防止其出現弄虛作假的問題，這樣才能夠保證在信息調用查看中所具有的實際價值。在人事檔案中所記錄的內容要具有客觀性、真實性，從而反應員工的工作情況，這也會對個人的發展產生重要影響，有利于企業在人員任用過程中發揮檔案的參考價值。

2、機密性

人事檔案管理工作中，非常重要的一個特征就是機密性。無論是領導的檔案還是員工的檔案，均具有機密性的特征，一般人員未經過允許使不得調閱和查看的。在事業單位，檔案管理需要按照相應的制度進行管理，特別是保密工作，無論是個人經歷、學習經歷以及個人行為，這些都不能輕易的泄露，必須保護好個人的隱私，包括身份證號碼、住址、電話等基礎信息，嚴格杜絕檔案信息泄露問題的發生[1]。

3、動態性

檔案管理的動態性主要是說其內容會根據個人的學習變化、工作經歷、崗位變動以及職位調整進行更新，在不斷完善的過程中更好的體現個人能力、經歷。因此，在檔案管理過程中也需要做好更新工作，對相應的資料內容進行補充，對遺失的、不全面的資料進行補充。故而，人事檔案管理不是一成不變的，是一個動態發展、更新的過程。

二、事業單位人事檔案管理工作的重要性

事業單位人事檔案管理工作具有自身的特殊性，重要性。對檔案管理的高度重視也是由于上述幾個特點所引起的。對于人事檔案的管理不僅需求按照一定的規章制度執行，也需要管理人員提升自身專業能力[2]。例如：在開展人事檔案管理的過程中，需要提升檔案管理的實際水腫，針對管理過程中出現的問題進行揭露和解決。人事檔案作為人才信息、人力資源的重要載體之一，對人才的去留、企業的發展有著非凡的意義。與此同時，人事檔案也為個人的評估、調動提供了基礎資料，是一條完整的個人事業發展的信息鏈。

三、事業單位人事檔案管理工作的重要作用

1、人事檔案重要信息資源的來源

事業單位中，人事檔案無疑是重要的信息資料。在人事考核中、晉升中以及工作變動的時候，都會調取人事檔案的資料進行具體了解，并且對每個人的工作能力、績效情況、學習情況進行全面的分析。其中，人員素質、業績都是十分重要且具有參考價值的信息，能夠幫助企業領導在人員任用上做出科學的判斷和決定。因此，筆者認為人事檔案能夠作為重要的信息資料的來源，發揮著重要的作用。

2、事業單位人事管理的必要工具

事業單位中進行檔案管理的主要目的之一則在于對員工發展情況的一個全面的了解，并且在動態記錄的過程中，分析員工的成長路徑，在不同工作崗位中是否得到了歷練，是否存在過工作失誤、是否大成了工作成就，這也會激發出員工的潛能。而激發潛能的前提則是了解員工的發展現狀，在對其過去經歷有一個全面考核中，能夠得到一些確切有效地結論。通過信息考察，有助于更好的進行人事安排，發揮出檔案管理的工具性作用[3]。

3、企業人才資源開發的重要參考

加強企業人力資源檔案管理也是對企業內部人才的確認，是對人力資源的再次開發。從檔案中，我們可以了解到員工的成長歷程，能夠對其的工作情況、能力有一個初步的認知，這也是優秀人才篩選的首要步驟之一。根據檔案中的個人信息，能夠方面各個部門領導實現人力資源的有效開發，選擇適合該崗位的員工進行相應的工作，更好的為事業單位的發展奉獻一份力量，促使每一個人的工作都是力所能及的，是可以發揮出自身特長的。

4、優化人力資源配置的參照依據

隨著時間的變化，事業單位也會出現人員的更新和淘汰。通過人事檔案的管理工作可以對人力資源的需求情況進行前期的預測分析，從而實現人力資源的優化配置。故而，我們不能夠忽視人事檔案管理的作用和地位。檔案管理作為人事工作的重要一環，對企業的發展有著重要影響，采取不同的措施來提高人事檔案管理的效率，提高檔案管理水平，切實的發揮其作用，能夠體現出其在人力資源配置中的重要價值。

結束語：在我國企業單位不斷改革的背景下，事業單位的認識管理制度也需要革新、優化。認識檔案管理記錄了個人的成長經歷、職業發展方向、個人工作能力等，這些因素會影響到其發展，也成為企業人才任用選擇的依據之一。在查閱人事檔案的過程中，具有針對性的鎖定目標人群，能夠更好地選拔人才，有利于事業單位內部的人員調動優化。故而，人事檔案管理在事業單位中的價值是不可小覷的，是有助于人力資源結構優化的。

參考文獻：

[1] 何麗芬.解析事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：172-173.

[2] 胡瀟瀟.網絡時代事業單位人事檔案數字化管理的探討[J].才智，2018（06）：249.

[3] 文艷，姜偉.人事檔案管理中存在的問題及改善措施[J].科技創新與應用，2016（20）：154-155.