人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問題與解決對策

王冕晨

摘 要：人防檔案管理工作是確保對人防工程信息掌握準(zhǔn)確，建立質(zhì)量高的人防檔案信息資源和提高城市防護(hù)能力的基礎(chǔ)工作，因而做好人防檔案管理工作意義重大。

關(guān)鍵詞：人防部門 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 對策

前言

檔案是人防部門信息資料的主要載體，其在人防部門中的地位重大。但實際的檔案管理工作中，各因素的影響使得檔案管理工作出現(xiàn)些許問題，這使得無法對人防部門檔案的全面性和真實性進(jìn)行保證，使得領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時受到嚴(yán)重的影響[1]-[2]。基于此，筆者就我市人防部門的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其存在問題進(jìn)行探究，并給予相應(yīng)對策進(jìn)行解決。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

就目前我國人防部門在檔案管理上的基本情況分析，各級人防部門對于檔案的管理，基本上能夠按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行立卷歸檔，能夠?qū)Ω鞣N人防工作資料進(jìn)行及時地收集與整理，基本滿足《檔案法》的管理要求。但通過深入分析，我國人防部門在檔案管理仍存在以下幾點問題。

①管理意識欠缺。當(dāng)前人防辦在檔案管理上主要依靠現(xiàn)代化計算機管理技術(shù)，缺乏專職人員進(jìn)行人為管理，使得計算機管理存在的弊端不能得到很好的解決。②認(rèn)知水平不足、重視度不高。這主要表現(xiàn)在相關(guān)管理人員或領(lǐng)導(dǎo)等對我國《檔案法》的相關(guān)知識的認(rèn)知不足，并在實際管理中過度強調(diào)業(yè)務(wù)而忽視了管理，一方面造成人防部門檔案管理普遍存在設(shè)備陳舊問題；另一方面，導(dǎo)致相關(guān)管理人員表現(xiàn)出專業(yè)性不足問題，從而影響檔案管理的有效開展。③過度保密。針對劃分了保密等級的特殊檔案，在管理過程中，往往存在過度保密的情況，使得這些檔案被“束之高閣，無人問津”。④缺乏健全的組織管理機構(gòu)。目前我國人防辦在經(jīng)歷機構(gòu)改革后，其一方面被納入政府辦內(nèi)部結(jié)構(gòu)中，但另一方面又對相關(guān)工作人員進(jìn)行了分流，從而給工作人員造成了一種緊張感，進(jìn)而對檔案管理工作有效開展造成較大的制約。⑤辦公條件限制。我國人防辦檔案管理辦公環(huán)境通常較簡陋、狹窄，基于這一硬件的限制，使得檔案管理工作的開展難以實現(xiàn)專人專室專管。⑥主動性與積極性缺乏。當(dāng)前，我國大部分人防職能部門普遍存在等靠思想，在檔案管理過程中，針對檔案信息檢索缺乏著錄準(zhǔn)備工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案體系有待完善。

二、檔案管理存在問題的解決對策

隨著改革步伐腳步的不斷加快，人防檔案的管理工作也應(yīng)隨著時代的發(fā)展而不斷進(jìn)行深化改造，以便于更好的為現(xiàn)代化社會的發(fā)展提供服務(wù)。現(xiàn)筆者就人防部門的檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析提出如下解決措施：

①重視領(lǐng)導(dǎo)作用在人防檔案管理工作中的作用。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和檔案管理意識的高低，直接影響著檔案管理工作的好壞，因此要加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視力度。1.將人防檔案的管理工作提升為領(lǐng)導(dǎo)議事的日程上來，列入為發(fā)展規(guī)劃和崗位職責(zé)中的重點內(nèi)容，建立健全人防檔案管理工作制度和責(zé)任機制。2.加強對《檔案法》的普及宣傳和貫徹落實力度，形成管理主體懂法、知法、守法、執(zhí)法的全面性和有效性。

②提高人防檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。針對現(xiàn)代人防檔案管理工作的實際特點，對管理人員進(jìn)行崗位技能和思想政治培訓(xùn)，提高管理隊伍的專業(yè)性，通過公開選拔培養(yǎng)一些年齡結(jié)構(gòu)較低、專業(yè)技能較強、思想素質(zhì)較高的人員充斥到檔案管理工作當(dāng)中，以提高現(xiàn)階段我國人防檔案管理工作的專業(yè)水平和效率。

③加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的利用程度。隨著信息時代的到來和計算機應(yīng)用的普及，檔案管理工作也要緊隨時代的發(fā)展，加大財力物力和人力的投入，逐步普及信息技術(shù)在人防檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)現(xiàn)代化微機管理機制，從而提高檔案管理的服務(wù)性和準(zhǔn)確性。

④變革城建部門管理人防檔案的工作歷史。在最新出臺的人防檔案管理暫行規(guī)定中明確提出：人防的歸檔范圍為人防工程的現(xiàn)狀、規(guī)劃、建設(shè)、管理、利用以及人民防空工程項目審批、勘察、設(shè)計、施工等方面的文件材料。因此，人防檔案的管理工作應(yīng)脫離城建部門的管理，通過運用科學(xué)合理的管理手段和思想體制，逐步夯實人防檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。

⑤逐級逐層的對管理工作進(jìn)行強化提高。人防部門和各使用單位是目前人防檔案管理工作的主要對象，因此應(yīng)有針對性的進(jìn)行工作的開展。首先，穩(wěn)步提升人防檔案管理工作的核心地位。人防部門在整個人防檔案的管理工作中起到?jīng)Q定性的作用，因此應(yīng)首要抓好該項工作。其次，加強各使用單位的工程檔案工作。作為人防檔案的管理部門為更加全面及時的對檔案材料進(jìn)行收集整理，應(yīng)主動的與相關(guān)部門進(jìn)行密切配合，對工作的全過程進(jìn)行實時監(jiān)控和管理，強化責(zé)任意識，降低人為的失誤，提高檔案材料收集全面性、完整性和準(zhǔn)確性，對各項材料和數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對，做到心中有數(shù)。在對人防檔案進(jìn)行保管工作時，應(yīng)建立起各自的分檔案室，對各種文件材料進(jìn)行分門別類的專項存放。

⑥注重對保證措施的提高和穩(wěn)固。一是人防檔案所涉及的領(lǐng)域和部門內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人應(yīng)切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作成效列入為年終總結(jié)和考核的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。二是加強指導(dǎo)監(jiān)督。人防部門檔案管理人員，每年至少要深入人防工程使用單位進(jìn)行一次面對面的指導(dǎo)工作，使出現(xiàn)問題能及時得到解決。三是加強法制管理。建章建制，每個人防工程使用單位，都應(yīng)按《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的要求，結(jié)合自身實際，制定管理辦法和實施細(xì)則。四是考慮到人防部門的特殊性，還應(yīng)注意保密，劃分好保密

等級。

小結(jié)

總而言之，檔案管理是人防部門重要工作之一，檔案管理者應(yīng)對其相關(guān)管理工作落實到位，為人防部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面有效且準(zhǔn)確的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 邵明芹.人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，1（16）：131.

[2] 邵明芹.淺議人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問題與解決措施[J].祖國，2017，10（12）：102.