航天科研單位辦公室精益管理研究

◎北京衛星環境工程研究所 呂瑱

航天科研單位辦公室精益管理研究

◎北京衛星環境工程研究所 呂瑱

辦公室在管理系統中擔負著上下溝通、內外聯系、左右協調的樞紐作用。行政管理和保障服務是其最基本的職能，對內負責領導活動安排、公文機要流轉、證照印信管理、車輛管理調度等基礎性工作，對外則是單位聯系、溝通、咨詢服務的窗口部門，是確保單位工作正常運行的基礎。在事業單位轉制的新形勢下，針對航天科研單位辦公室工作的特點，北京衛星環境工程研究所加強精細管理，探索出一條新形勢下行政管理的新路徑。

一、辦公室職能分析

目前，航天科研單位行政管理工作呈現出常態化的復雜性和多樣性，給辦公室管理工作帶來一定的壓力、增添了一定的強度。辦公室工作千頭萬緒，涉及到方方面面，既有日常事務處理及文秘工作，也有走訪調研、車輛管理、學術交流、制度建設、檔案管理等專兼項工作，很多工作都是并行開展，涉及到單位的日常工作開展、職工的切身利益以及具體工作的進一步推進等，如果出現偏差或節點大幅延后，將給航天科研單位工作的正常開展、員工的利益和具體工作帶來嚴重影響。因此，辦公室人員要學會借鑒科研生產活動中的好方法、好理念，從觀念、思維方式、管理內容等不同維度進行較為全面的管理實踐。通過精益管理的方式，提升辦公室服務精準度，抓在日常、嚴在經常，確保各項行政工作圓滿完成。

二、精益管理在辦公室業務中的實踐

從精益管理的本質來看，企業管理哲學的精髓就是消除任何浪費，簡單的說就是強調企業運作的全部行為的準確性。因為任何浪費現象都是在戰略、流程、方式方法或者觀念上的不準確行為導致的，更進一步說就是任何不產生價值的行為都是“不準確”行為。

在此基礎上，可以理解得出精益管理就是“準確管理”。把這一“準確”理念應用于辦公室管理的實踐之中，精益管理的思想就得到了提煉和固化。

1．標準化的業務流程

科研單位辦公室有接口多、戰線長、覆蓋面廣的特點，沒有完整的業務流程很容易造成管理上的無序和混亂，甚至會導致進度受損、程序反復的局面。建立健全標準的業務流程，把辦公室工作納入標準化、程序化運作的軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

2．健全完備的規章制度體系

規章制度體系建設是現代企業經營管理有序進行的重要前提，只有健全和完善各項規章制度并使之得到貫徹執行，才能真正實現管理規范化、科學化。堅持制度建設與法治建設相結合，堅持按制度辦事，扎緊制度籠子，將制度建設工作內化于心、外化于行，強化規章制度的執行與約束，將精益管理的思想踐行在辦公室業務中，將極大提升辦公室服務的精準度。

3．快速響應的應急預案

辦公室日常工作中，隨時會遇到一些意想不到的局面。精益管理的核心就是“準確管理”的原則，任何不穩定的因素都將對管理系統造成影響。在面對突發事件時，能夠準確辨識事件發生的起因、歸口管理部門，制定相應的應對措施，形成應急預案管理模式，精準找到“病因”，及時消滅“隱患”，精準地將不穩定因素解決在萌芽狀態下。

4．分層分類的培訓措施

航天科研單位面臨著巨大的科技進步和激烈的外部市場競爭環境，因此必須不斷提高員工自身的業務能力，只有結合個人特征，同時借助于單位平臺不斷地提升自我，才能迎接來自不同層面和空間的競爭與挑戰。通過設置分層分類的培訓措施，持續加強員工能力建設，豐富業務培訓手段和方法。借助層次分類的培訓措施，督促低職級員工學習、掌握、使用高一級崗位知識，進而提升員工多維度的崗位操作能力，提高員工技能多樣性，最終達到員工快速成長的目的。

5．規范完整的人才儲備

對于航天科研單位辦公室而言，因為行業的鮮明特點以及崗位的特殊性，人員迭代更替是不可避免的。不但要對辦公室自身的管理進行提速增效，而且還要針對人員的調整進行人力資源的補充和完善。通常除了要面對正常的人力資源流動外，還要面對由于突發意外事件給部門帶來的人才流失，這會給正常的業務運行帶來一定的損失，甚至在短時間內影響到單位的發展。有效的人才儲備可以保證單位人力資源的流動性和可替代性，進而有效促進單位的快速發展與員工的快速進步。

精益管理適用于科研生產管理、行政管理、人力資源管理等各個環節，是對航天科研單位較為傳統工作方式的挑戰和梳理，是對人員、設備、物資、規章制度、內外部環境等組成的整體系統進行設計、改進和實施的管理方式。北京衛星環境工程研究所在管理環節和執行落實環節進行本土化研究，借用和接受精益管理思想的哲學方法，以達到管理準確、降本增效、人盡其用的目的，為深入落實“十三五”規劃、建設航天強國作出應有的貢獻。