淺談基層事業單位檔案管理的信息化改革

【摘 要】隨著信息化時代的到來，基層事業單位檔案管理也在數字化管理的帶動下有效地提升了管理水平，但是目前基層單位的檔案管理仍然在技術、人才等方面存在問題。順應時代發展，對基層事業單位檔案管理進行信息化改革無疑是必要的，因此，我們應當做到提升檔案管理人員業務素質，優化業務流程，建立數字化、自動化、體系化和互動化的檔案管理模式，以完善基層事業單位的檔案管理工作。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化；改革

基層事業單位檔案是重要的無形資產，作為一種信息資源，它全面反映了事業單位的歷史發展與現實基本情況。隨著科技的進步和信息化時代的到來，原先的基層單位檔案管理體系已經不能適應時代的發展要求。因此，應當加強對基層事業單位檔案管理的改革，順應時代發展，做好基層事業單位檔案管理工作。

一、目前我國基層事業單位檔案管理現狀

與大數據時代進程相適應的，是基層事業單位檔案管理的信息化水平不斷地提升，使得新時期的事業單位檔案管理呈現出新的特點：一方面，信息化的檔案管理提升了無紙化辦公的水平，不僅使得檔案管理的成本費降低，也大大提高了工作效率，錄入、檢索等多種功能的適用也變得簡便；另一方面，適用信息化的方式進行檔案管理，也有利于加強與其他部門的溝通和交流，便于不同部分之間的協作。

當然，目前基層事業單位的信息化檔案管理仍是一種新興的檔案管理模式，因此，還存在著諸多問題，主要表現在以下3個方面：

1.資料的搜集沒有引起足夠的重視

在基層事業單位檔案管理工作中，往往在檔案的收集和整理等工作中處于被動，忽略了隨時搜集資料的主動性，并且在搜集初始資料后，并沒有及時的后續跟蹤搜集，造成資料搜集不全面，不能形成完整的檔案。

2.檔案管理技術缺乏

雖然順應信息化與數字化管理的趨勢，基層事業單位引入了電子檔案管理系統，但是作為一項新生事物，對電子檔案系統管理技術的掌握和應用不熟練。普遍來看，目前電子檔案管理存在利用率低和查詢效率低等問題。因此，信息化的基層事業單位的檔案管理的技術水平沒有達到標準。

3.缺乏專業的檔案管理人員

在大多數的基層事業單位的檔案管理工作崗位上，并沒有專門或者專業的人員工作，一般都是同時兼職其他業務的人員管理。而這種人員的缺失會造成兩個后果：一是由于工作過多會使管理人員分心，在忙于其他工作時難以兼顧對檔案的管理，忽視了檔案管理的重要性；二是在兼職管理的情況下，工作人員一般都缺乏專業的檔案管理技能，這直接導致了檔案管理的質量太低，忽視了檔案管理的專業性要求。

二、基層事業單位檔案管理信息化改革的必要性分析

隨著大數據時代的到來，信息技術的發展和應用越來越普遍，以云計算、云應用為代表的現代信息化技術可以被廣泛的應用于各行各業，以解決不同行業內部大量數據的管理以及信息數據管理混亂等問題。而在基層事業單位在傳統的檔案管理中，存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等困難。因此，我們同樣可以將現代化信息技術應用于基層事業單位的檔案管理，以解決現存的難題。因此，基層事業單位檔案管理的信息化改革是在大數據時代背景下解決檔案管理難題的唯一正確的選擇。

此外，當前正處于事業單位體制改革的時期，要進行現代事業單位制度的改革，必須不斷提高事業單位的管理效率。其中，檔案管理的效率是管理效率提高的重要方面，對于檔案管理的改革必須依靠信息化平臺的創建，這是毋庸置疑的。因此，對基層事業單位的檔案管理進行創新性的信息化改革是現代事業單位制度建立的重要基礎，是順應改革產力的必然要求。

三、加強基層事業單位檔案管理的信息化改革1.提升檔案管理人員業務素質，優化業務流程

由上文分析，由于管理人員的缺乏以及技術的缺失造成了檔案管理的困境。所以，應當提升檔案管理人員業務素質，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。這關系到檔案管理工作質量與效率，對檔案工作科學化、規范化發展具有積極作用。

另外，還應當對事業單位檔案管理的流程進行優化，對檔案管理的業務標準進行制度化。為實現事業單位檔案管理服務能力的拓展，應不斷的拓寬事業單位檔案管理服務功能范圍和服務內容；為建設基層事業單位檔案管理信息化平臺，應不斷加強事業單位檔案管理軟件和硬件建設以及整合各類信息資源；為促進事業單位檔案管理組織架構的重組，應不斷強化基層事業單位檔案管理信息化安全保障措施，引入新生力量。

2.建立數字化、自動化、體系化的檔案管理模式

（1） 要努力建設數字化檔案管理模式。數字化技術智能技術的基礎，檔案管理系統中的系統軟件、工具軟件、應用軟件都是基于數字化實現的，利用數字化技術錄入的檔案信息資料可以及時全面的實現檔案資料的更改、更新及整合，為單位效益的實現創造有利條件。

（2）要全面加強自動化檔案管理的建設。作為基層事業單位檔案管理信息化改革的重要組成方面，自動化檔案管理模式的優點在于可以最大程度的保護原件、提高檢索效率，實現檔案資料的批量處理與資源共享。

（3）我們同樣要重視體系化檔案管理模式的建設。與傳統檔案管理模式相比，事業單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，包括文檔一體化和流程一體化。體系化的檔案管理模式的優點在于數據庫的支持、數據的集成以及數據的融合，這能有效的增強基層事業單位檔案資料的兼容。

四、結語

作為基層事業單位管理工作的重要組成部分，事業單位檔案管理工作的改革關系到事業單位的整體運行。對檔案管理進行信息化改革是在信息化時代的背景下進行現代事業單位制度改革必然選擇，因此，應當在人員素質、技術要求以及形成“三化”管理模式方面進行大力的革新，不斷提高基層事業單位檔案管理的水平。

參考文獻：

[1]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008，24.

[2]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015，12.

作者簡介：

孫英，女，初級職稱，大專，黃島街道辦事處助理館員，青島市黃島區黃島街道辦事處。endprint