信息化破解企業內控建設困局

王曉文

河南心連心化肥有限公司是一家以尿素為主導產品的企業，公司作為新加坡和香港兩地上市公司，能夠在短短幾年時間由一個內地小尿素企業，順利走出國門實現在兩地上市，對接國際資本市場，得到摩根斯坦利、美林等眾多國際知名投行的青睞，與公司根據自身企業文化對所在行業準確定位是分不開的。同時，公司多年來堅持“對客戶誠、對經銷商誠、對公眾誠”的誠信經營文化理念，也為公司積聚了不斷發展的動力。本文欲通過借助ERP流程再造，通過強化法治弱化人治，突破公司多年在內控建設管理中的困局，為健全國內民營企業內控建設為大家提供一點思路。

一、企業文化是內控建設信息化的基礎

企業內部控制是指一個單位為了實現經營目標，保證會計信息資料的正確可靠，確保經營方針的貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性而在單位內部采取的自我調整、約束、評價和控制的一系列措施。中國企業的內控發展之路，大都是伴隨著經濟體制改革和社會經濟發展需要，而逐步建立和完善的。而心連心公司內部控制機制的建立和發展歷程，是中國企業內控發展的一個縮影。從改制前的國有企業性質開始，把為社會和職工創造價值作為企業發展目標。從決定上市到上市成功心連心公司用了15個月時間，在當時中國海外上市案例中也是非常快的，這與心連心公司始終把合法經營作為公司立業興業之本是分不開的。談到企業管理總是避不開“法治和人治”之爭，在企業管理中人肯定是第一位的，法亦不過是為人所服務。智者講究相機而動、因地制宜，老祖宗留下的中庸之法，成為人們在復雜社會中化解難題的圣典。但在現實社會中有的人以為自己行方便的考慮，以下屬不會具體情況具體分析就無法開展工作的說教，自然而然為自己找到可以隨意實施人治的理由。在一些經濟亂象中，法規、道德底線被屢屢突破。中國企業文化就是老板性格的體現，ERP通常被人們冠以一把手工程是有道理的。所以要想使信息化推動內控建設在企業生根發芽，要看這個企業的文化是否支持。

二、內控機制推動信息化建設的不斷完善

伴隨上市，心連心人的管理理念有了質的提升，這種轉變一方面是由兩地上市公司身份帶來的各方面監管壓力決定的。內控節點涉及公司經營的各個環節，單靠傳統會計核算控制系統已經不能滿足公司發展和風險管理對內控的要求。目前心連心公司大致形成了由內到外三重內控監督體系。

（一）內部自我控制

公司內部控制系統分三部分：會計核算系統控制體系、內部審計控制體系和體系控制系統。財務部負責影響信息披露流程的真實規范和公司年度績效目標的跟蹤驗證。審計部門作為審計委員會的直接下屬部門，主要負責關聯方交易審計和內部經濟舞弊監察。以質量體系、環境體系、職業健康體系為核心內容的體系控制系統，同樣是保證公司戰略目標的重要一環，公司企業管理部通過對各部門工作程序和相關支撐文件的審核，保證公司戰略目標實現過程中各環節的流程協調一致。心連心公司的內控形成了一個數據控制系統和非數據控制系統并起的有機體系。

（二）審計委員會監督

每個企業內部都有一只無形的手在平衡著企業的各方面沖突，逐步趨向一種協調。長期以來代代相傳在公司形成一種無意識的潛規則。心連心公司為了打破這種潛規則，形成了在審計委員會統一領導下的外部審計制度。公司一切對外大的投資合作行為，都要先向董事會匯報征求其意見，除了通常的年度報告審計外，根據審計委員會年度審核計劃在四大會計師事務所中挑選一家，進行專題流程審計。該制度完善了公司自我控制中容易出現的各種弊端，對于公司糾錯防弊大有裨益，形成有力推動公司內控完善的外力。

（三）兩地交易所監督

公司的一切言行都要符合兩地交易所制定的規則。定期要向交易所匯報公司運行情況，對于媒體發表涉及公司的評論，要時刻做好接受交易所的質詢。必須符合交易所關于信息披露方面的特別規定。

多重審核體系的構成，也構成了心連心公司自我完善內控審核機制。為在生產經營中不斷發現問題，不斷優化ERP流程提供了源源不斷的內外推力。每年安永都會派IT專業人員對公司ERP流程進行評審，每次都會提出改進意見。審計委員會主導下的第三方內控審核機制，在從內部推動部分流程有難度的情況下，成為推動內控建設的有力助推器。

三、信息化在公司內控建設中的具體應用

（一）背景分析

煤炭作為我們的主要原材料，其成本占公司尿素總成本的六成以上，所以煤炭的采購環節是公司經營成敗的關鍵。但煤炭本身的塊、末共存狀態和不同碳種中眾多成分的差異化給我們實施個別定價帶來了諸多困難。煤炭的重要性和特性又促使我們必須堅持使用一車一化驗一定價的差異化定價方法。由于原煤的采購金額巨大，因此心連心公司過去在手工業務流程中已經形成一套復雜的內審牽制流程，但在以往的工作中由于工作量巨大，單據經手人多，經常出現工作積壓、單據遺失、計算錯誤，給企業帶來的不只是經濟損失，也影響了企業的信譽和形象。原煤的計價一直是心連心公司難以破解的難題，主要有以下原因：每天原煤入廠的車輛很多，公司日均采購煤炭和煤末量在4000噸。為考慮內控有效性需要設置過磅員、監磅驗車員、取樣人、送樣人、化驗人、質檢人、計價人等眾多人和環節來保證整個程序的公平可控。為了防止事前內外策劃勾結進行舞弊，公司又制定了監磅驗車員、化驗人、取樣人、送樣人、質檢人的每日隨機抽樣上崗制度。另外，原煤計價要考慮的因素很多，包括水分、揮發分、含硫量、固定碳、粒徑比、含末量等，每個因素對應的數值不同時要扣除不同的系數，這就大大增加了原煤計價的計算難度和工作量。

（二）具體做法和取得成果

經過實施顧問和企業員工共同分析，公司在煤計價中綜合考慮各要素，從而確定計算公式。同時，公司還設計業務流程和單據間的關聯，從而使得公司在客戶化階段為煤計價功能做了大量的工作，終于在系統中開發出了具有心連心公司自身特點的煤計價計算功能。將煤炭質檢工作分解為內在質檢、外觀質檢、現場質檢三部分。現場質檢負責隨機抽人取樣本，進行煤炭直觀外在評價，外觀質檢負責矸石、煤末、粒徑比大小的檢驗，內在質檢需要化驗室進行水分、揮發分、含硫量、固定碳的檢驗。為了避免內外勾結損害公司利益，在ERP內部涉及抽樣人、送樣本人、過磅人、各環節質檢人，涉及過磅單、計價單、化驗單、車號、樣本號。這些單號都是在ERP中靠一種不斷變換的算法規則隨機對應的，在最終所有計價程序完成前，任何一個環節中的人是無法將車號、樣本號、單號聯系起來的。煤價計算自動完成，最大限度地減少人工干預煤價計算工作，同時歷史數據可以隨時查詢，方便對原煤供應商的考核評價和供應商對計價過程的查詢要求。在系統中實現了自動計算煤價后，過去因為認為計價不公平給供應商的合作積極性以很大挫傷，但現在你的煤炭各成分是什么等級應該以什么價格計價，都直接反饋到大屏幕上，各供應商都可以監督對比發現問題鼓勵揭發。

ERP系統中含有磅房監控系統，該系統采用數字影像采集、比對等技術，可以實現對過磅車輛進行全面的檢測。通過實施ERP系統，公司就可以有效減少此前原煤運輸車輛司機私加水箱、重物等欺詐手段過磅稱重的情況，從而減少企業經濟損失。同時采用二次過磅流程，為每輛車設置了重量允許誤差范圍報警系統，有效地遏制供貨單位的不法行為。這種做法又被推廣到成品的出廠誤差檢驗上，過去發現有保管員誤發或客戶故意偷裝尿素（每袋50公斤）的現象，在下班盤點發現少了幾袋。現在執行了出庫單、車號、地磅比對環節，出現50公斤以上誤差就會報警，有力杜絕了一部分危害公司利益行為。

四、企業財務管理信息化與內部控制的關系

企業財務管理信息化與內部控制二者相互影響、相互促進。加強內部控制可以保障財務管理信息化的質量，而財務管理信息化質量的提高又可以促進內部控制制度的有效實施。同時，成功的財務管理信息化建設能夠實現企業信息整合與資源配置，促進企業管理的現代化；有效的內部控制則可以有效保證企業財產物資的完整，并保障企業經營目標的順利實現。因此，企業財務管理與內部控制是現代企業管理中的關鍵環節。如何從流程控制、系統控制、管理控制和風險評估等四個方面將二者有機結合起來具有一定的現實意義。