成人教育學生檔案管理的問題及新思考

李培風

摘 要：由于我國高等教育從“精英化”向“大眾化”的轉化，而成人教育作為高校教育的一部分，它在學生事務管理工作方面所面臨的問題和情況也不斷增加，對于管理的要求越來越趨向于專業化。國內外教育界也越來越把成人教育中的學生管理檔案工作當成關注的焦點。本文從成人教育的特征入手，經過對成人教育學生檔案管理工作的一系列思考分析，從而提出幾點意見，希望能對成人教育學生檔案的管理有所用處。

關鍵詞：成人教育；教育特點；學生檔案管理；學生檔案管理問題

一、成人教育學生檔案的特點

成人教育學生檔案能夠反映出學生在校學習期間的行為表現，它是學生管理的重要部分。在教育事業地不斷革新下，多樣化的辦學方式逐漸出現在成人教育之中，而成人教育的特殊性以及多樣化辦學決定了其管理任務的復雜多樣性。

成人教育學生材料復雜，是因為它有著極其廣泛的生源以及它多樣化的辦學。也因為這樣使得成人教育材料變得十分復雜，從而給檔案管理帶來更大的挑戰。與此同時，檔案存放地點分散，在繼續教育學院、成人教育學院乃至于成教處都有存放，導致了學生檔案的難以管理，使得它們無法統一歸檔。而且學生的檔案對于學生受教育的情況有著十分重要的作用，它會隨著受教育的時間不斷累積，具有可變動的特點。無論是學習地點或者是學籍變動都會給它帶來變化。學生檔案是學生受教育的一個重要見證，更是學籍的一個證明，它里邊記載了關于學生在受教育期間的成績、行為表現、學歷等重要的記載。對于學生未來工作或是再學習都是必不可少的，這也就決定了它需要一個良好的管理。

二、成人教育學生檔案管理存在的問題

（一）制度不完善，缺乏對檔案的管理

出于許多原由，許多高校對高層次崗位和繼續教育的培養力度不夠以及不夠重視成人教育的學生檔案，導致了檔案工作人員無法全面的收集和利用，也因此抑制了檔案收集者的主動性。再者，由于管理制度的不規范，出現了許多漏洞。雖然2008年的《高等學校檔案管理辦法》中有對高校檔案進行分類，并且指明了對他們的處理方向。但卻缺少了對整個流程規范的具體形容。也因為如此，使得高校對成人教育檔案存在較隨便的態度。例如不仔細填寫檔案、不認真整理等情況。從而使成人教育檔案出現了許多信息上的紕漏、錯誤，使得這些檔案不能以真實的面貌展現在師生、社會的面前。

（二）管理人員專業素質不高，機構不完善

成人教育管理檔案的管理人員比較隨便，甚至有些高校連專門管理的崗位都不曾設定，一般都是由兼職數個崗位的高校人員兼任，且大多數兼任的人甚至不曾受過專業的訓練，導致了其對檔案業務知識的缺乏和技術建檔的陌生，沒有足夠的能力去正確處理檔案工作。再加上兼職者本身有著其他的任務，缺乏實踐和精力，沒有辦法嚴格地把關，使得檔案管理效益更加低下，產生了很多紕漏。除此之外，監督力度也成為了檔案管理的一個問題。很多學生對檔案存在無所謂的態度，隨便填寫，而主管部門也不進行及時的檢查就隨意上交。

（三）管理形式老舊，效率低下

對于成人教育學生的檔案資料通常和別的文件隨便放在一起，導致資料經常破損、遺失。其中，由于管理不善，許多學生檔案資料都欠缺說服力，例如填寫不完整、沒有加蓋公章、不按規定填寫等。隨著科技的進步，無論是什么行業幾乎都離不開網絡，但是由于一系列檔案管理問題，成人教育的學生檔案大多數還是運用紙質填寫的方式，無法快速應對檔案信息需求者的需求。

三、對成人教育學生檔案管理工作改進的思考

（一）做好宣傳，增強在校人員對檔案管理的認識

眾所周知成人教育的學生主要是來自已工作的成年人，因此分布極其廣泛、所獲取信息的時間也較長。他們所擁有的檔案資料不僅需要校內管理人員的配合，也需要校外管理人員的合作。因此，利用現代的網絡技術可以很好的宣傳，使得大家都了解到學生檔案的重要性，同時也需要按期對檔案管理人員進行培訓工作，從而加強他們的管理能力和意識。

只有重視檔案管理，才能夠更好的保存檔案資料，使他們的可靠性、真實性更強，從而使得成人教育的學生未來工作道路或者是出國進修時能有更加真實可靠的學習信息。

（二）利用現代化管理手段，完善管理形式

利用計算機管理軟件，網絡資源來進行檔案的管理是現代化管理的手段。以現代化的管理手段來達到檔案信息與信息技術的結合，從而使原先落后的管理模式向先進的現代管理模式轉化，使得檔案管理工作效率提高、信息分享更為迅速。由于現今的管理技術，管理由知識管理向信息管理轉變。為了避免管理模式的落后，高校在管理時應注重創新。要提高管理者的積極性，利用現代化管理工具，快速完成查閱、檢索等檔案信息傳遞。

（三）改進管理工作和服務形式

首先，要建設一個檔案管理隊伍，這個隊伍既可以加強宣傳又能夠使管理人員對檔案服務管理的有更進一步的認識，進而提升服務質量。其二，要健全制度規章，建立合理的流程以及崗位。要有完整可執行的規章制度，使得工作環節有條不紊，工作順利進行。并且適當引入競爭，合理安排工作，把被動工作變成主動服務，發展具有針對性的服務工作。從而讓整個學生檔案管理工作能正真服務于學生、老師、社會。

檔案的工作不能局限于當下，要與時俱進。不但要服務他人，更要有品質的服務。這就要求服務者要提高服務態度，增強服務意識，規范服務行為，以滿懷地熱情去面對每一個被服務者，從而更好的應對教職工、學生乃至社會人員的不同需求。使得檔案管理工作能夠不斷地發展進步。

參考文獻：

[1]張兆忠.試論檔案館檔案證明服務[J].山東檔案，2007（3）.

[2]秦書凰.出具檔案證明服務之規范化管理[J].四川檔案，2005（1）.

[3]張梅芝.檔案館（室）如何制發檔案證明[J].檔案管理，2001（2）.

[4]曾虹.對加強成人高等教育學籍檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2010（2）.