淺析檔案管理工作的特點與效益

楊慶蓮

摘要：檔案管理工作是將各類檔案進行收集、整理，并充分運用信息技術和大數據分析模式進行檔案信息資源開發利用為經濟和社會發展提供決策、參考信息和數據的工作，在檔案管理工作中應充分認識檔案管理工作的特點，檔案管理工作的地位以及效益，本文對于檔案管理工作的特點、地位和效益進行逐一分析，在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：檔案管理；特點；效益

一、檔案管理工作的特點

檔案管理工作是將各類檔案進行收集、整理，并充分運用信息技術和大數據分析模式進行檔案信息資源開發利用為經濟和社會發展提供決策、參考信息和數據的工作，在檔案管理工作中應充分認識檔案管理工作的特點。從檔案本身的屬性看，檔案管理工作具有服務性、文化性、管理性、政治性和科學性的特點。一是檔案管理工作的服務性，檔案管理工作的首要內容就是提供信息和數據查詢服務，通過對歷史數據和信息的收集、整理、收藏、分析等工作方式，為相關部門和個人提供信息查詢服務，信息分析服務，信息研究報告服務等，實現檔案工作的服務功能。在這個過程中，如何服務好檔案需求者的訴求是檔案管理工作應當研究的重點。二是檔案管理工作的文化性，檔案管理的文化性主要是檔案是社會文化的組成部分，檔案保管具有歷史文化遺產保存作用，其次檔案具有傳播社會文化知識和信息的作用，第三檔案具有社會文化教育的作用，第四檔案具有發展科學文化的 作用，從這些作用看，檔案管理工作具有一定的文化性。三是檔案管理工作的管理性，檔案的管理性主要表現在檔案工作需要科學的管理理論作為支撐，需要具有可操作性的實踐管理模式進行服務，是社會管理中的一部分也是信息資源管理的重要組成部分。四是檔案管理工作的政治性，檔案管理工作涉及的內容眾多，其服務方向是檔案工作的政治性集中表現，同時檔案工作的開放度也是檔案管理工作的政治表現，再有檔案的機要性也體現了檔案管理工作的政治性。五是檔案管理工作的科學性，檔案管理的科學性主要表現在檔案工作是一項為科學研究和科學管理提供必要條件的工作，檔案管理工作包含了很多規律和科學內容，檔案管理工作要運用大量現代管理科學的內容和信息技術作為支撐。

二、檔案管理工作的地位

檔案管理工作是將各類檔案進行收集、整理，并充分運用信息技術和大數據分析模式進行檔案信息資源開發利用為經濟和社會發展提供決策、參考信息和數據的工作，在檔案管理工作中應充分重視檔案管理工作的地位。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。從這一論述可以看出，檔案管理工作的地位，一是檔案是黨和國家經濟和社會發展的原始記錄，是國家發展的見證。二是檔案是重要的信息資源，是實現科學管理的重要資源條件。三是檔案是重要的生產要素、無形資產和社會財富，是推動經濟和社會發展的重要資源條件。

三、檔案管理工作的效益

檔案管理工作是將各類檔案進行收集、整理，并充分運用信息技術和大數據分析模式進行檔案信息資源開發利用為經濟和社會發展提供決策、參考信息和數據的工作，在檔案管理工作中應明確檔案管理工作的效益。檔案管理工作的效益主要表現在，一是社會性，檔案管理工作是服務社會專門性工作，于黨政機關企事業單位而言，能夠為相關部門提供制定區域、行業發展規劃所需要的數據和信息決策支持，通過歷史數據的比較分析和研究能夠為制定相應發展規劃和發展政策提供所需的歷史數據和信息，于個人而言，通過檔案的查詢能夠 完整、清晰的了解一個人的政治、工作、生活態度及內容等方面，為個人發展提供了社會綜合評價，從這個角度看檔案管理工作能夠為黨政機關企事業單位及個人的發展提供決策支持。二是隱蔽性，檔案管理工作的隱蔽性主要表現在對檔案的投入，社會對于檔案工作的投入可以量化的進行分析和評價，但是檔案信息資源對于經濟和社會發展的貢獻難以用量化指標進行評價，因此檔案管理工作具有一定的隱蔽性。三是滯后性。檔案管理工作是一項系統性極強的工作，也是一項相當復雜的工作，從檔案的收集、整理、分析、使用到形成社會所需要的檔案信息產品，其過程具有一定的周期性，這就導致了信息產品服務經濟和社會發展的滯后性。

四、對策建議

檔案管理工作是將各類檔案進行收集、整理，并充分運用信息技術和大數據分析模式進行檔案信息資源開發利用為經濟和社會發展提供決策、參考信息和數據的工作，在檔案管理工作中應充分認識和把握檔案管理工作的特點，檔案管理工作的地位以及效益。在工作實踐中，一是要重視檔案管理工作，將檔案管理工作作為與行政管理、業務管理同等重要的工作。二是要充分運用信息技術保存和管理好檔案資料。三是運用信息技術和大數據分析等先進的技術進行檔案信息資源開發利用，實現檔案信息資源共享。四是由行政主管部門對于檔案管理工作中的標準和標準化進行統一、完善，避免出現檔案信息資源孤島。五是注重檔案信息資源的保密與公開，按照法律法規的規定，盡可能的實現檔案信息資源公開，同時對于涉密檔案信息資源嚴格按照保密法的規定進行管理，在此基礎上實現檔案數據與信息服務于經濟和社會發展的檔案管理目標與要求。q