城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策初探

李紅

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸凸顯出效率低、失誤率高、勞動力大等弊端，逐漸不能跟上城市發(fā)展的步伐，在這樣的現(xiàn)狀下，數(shù)字化管理向走進(jìn)了城市建設(shè)，城市建設(shè)逐漸呈現(xiàn)出數(shù)字化和信息化的特征。根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，運用數(shù)字化管理建設(shè)城市建設(shè)檔案，以豐富的資源服務(wù)與大眾。本文通過對城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢的分析，來剖析現(xiàn)在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；城市建設(shè)檔案；對策

前言：

城市建設(shè)的檔案是具有一定價值的歷史記錄，在一定程度上反映了城市規(guī)劃和管理決策等內(nèi)容，是城市發(fā)展的重要依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)能夠極大的程度上實現(xiàn)信息共享，然而科技手段只是優(yōu)化了檔案管理的方法，管理方式并沒有發(fā)生改變。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能夠準(zhǔn)確的提供城市建設(shè)所需的信息，因此改變管理的方式是當(dāng)前城市建設(shè)檔案數(shù)字化發(fā)展的根本需求。

一、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

計算機(jī)技術(shù)的介入，使得檔案管理打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的管理方式，使紙質(zhì)資料升級為數(shù)字資料，大大的節(jié)約了物理空間。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅承襲了傳統(tǒng)的檔案管理功能，還增加了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，輔助了檔案管理的功能，將工作中的失誤率大大的降低。數(shù)字化的城市建設(shè)檔案管理實現(xiàn)了資源共享，將城市建設(shè)的信息傳遞到每一個用戶身上。數(shù)字化的管理還為工作人員提供了大大的便利，使工作人員的工作效率顯著提高。而對于社會人員來說，查詢的方法更加便捷，利用起來更加方便，特別是在檔案管理的數(shù)據(jù)較多的情況下，智能的城市建設(shè)檔案為人們的生活提供了很大的便利。

二、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問題

我國城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理滯后的原因有很多，計算機(jī)水平較低，管理體系傳統(tǒng)單一，政府不支持等等。但是，最主要的問題是以下三個方面：

（一）資金短缺

城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理需要有大量的資金支持，因為要配備計算機(jī)以及其他輔助設(shè)備，國家財政的撥款是城市建設(shè)檔案管理資金的主要來源，根據(jù)地方的不同，撥款金額相差也很大，很多地方都存在國家撥款不足導(dǎo)致設(shè)備不齊全，以至于無法更好的實現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)象。

（二）未形成規(guī)模

政府的相關(guān)部門是城市建設(shè)檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位。設(shè)計單位、施工單位等等，然而這些機(jī)關(guān)單位在城市建設(shè)檔案數(shù)字化應(yīng)用方面的利用水平很低，很多更加習(xí)慣于紙質(zhì)的檔案資料。因此應(yīng)該改變這樣的現(xiàn)狀，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料基礎(chǔ)之上，更多的利用數(shù)字化的服務(wù)，使得城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理更加成熟。

（三）人才不足

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理是一個很復(fù)雜的過程，這就需要管理人員擁有足夠的知識儲備以及優(yōu)秀的職業(yè)技能。在計算機(jī)設(shè)備知識數(shù)字化的管理中，復(fù)合型人才是管理中的關(guān)鍵。然而在一些地區(qū)中，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理者并不具備專業(yè)知識和專業(yè)技能，極大的阻礙了城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

三、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在問題的解決對策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

城市建設(shè)檔案通過數(shù)據(jù)集成和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造空間數(shù)據(jù)庫。以便于為城市建設(shè)提供有力的支持。從硬件和軟件兩方面進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。硬件設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備檔案數(shù)字化處理設(shè)備；軟件設(shè)施指檔案館內(nèi)的局域網(wǎng)和與政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，內(nèi)部和外部的相結(jié)合，運用數(shù)字化加工和管理，實現(xiàn)資源共享、信息收集以及信息處理的功能[1]。利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應(yīng)用，以促進(jìn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作的順利開展。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)就是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此，要高度重視檔案館局域網(wǎng)和公眾網(wǎng)的搭建，建立完善的管理體系，推動城市建設(shè)數(shù)字化管理的發(fā)展。

（二）打造規(guī)范管理體系

在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理過程中，我們要從三個方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)[2]。將城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化的責(zé)任明確到個人，讓城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化科學(xué)合理。用管理條例來規(guī)范管理體系，并制定管理措施。以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費保障法規(guī)等措施使管理體系更加規(guī)范有效。同樣可以成立專業(yè)的制定規(guī)范小組，小組內(nèi)部進(jìn)行討論，制定出規(guī)范的管理體系，通過實踐及時發(fā)現(xiàn)的問題并加以改進(jìn)，使得管理體系更加的完善，更加能夠滿足時代發(fā)展的需求。如果城市建設(shè)檔案無法滿足社會的實際情況，就應(yīng)該及時廢止并制定新的規(guī)范。相關(guān)人員要確保規(guī)范制度的與時俱進(jìn)，才能夠更好的打造出規(guī)范的管理體系。

（三）注重培養(yǎng)專業(yè)人才

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理需要的是復(fù)合型人才，需要知識結(jié)構(gòu)合理，具有創(chuàng)新能力，以求城市檔案建設(shè)管理適應(yīng)信息時代的趨勢。以培養(yǎng)復(fù)合型人才為重點，按照基本要求，在加大檔案信息的研究與咨詢、檔案采集處理和數(shù)據(jù)加工、計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計開發(fā)、數(shù)字檔案理論與實踐研究、數(shù)字化管理體系服務(wù)等多方面對儲備人才進(jìn)行專業(yè)化的培養(yǎng)，為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提供更多的人才[3]。

結(jié)語：

數(shù)字化管理是迎合信息時代需求的發(fā)展趨勢，從傳統(tǒng)的紙張過渡到數(shù)字化管理更好的保證了信息的完整性，同時降低了城市建設(shè)的投入。城市建設(shè)檔案信息化管理是很復(fù)雜的的過程，需要在長時間的實踐中積累并且不斷改善，堅持與時俱進(jìn)的先進(jìn)思想，促進(jìn)新技術(shù)與城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理相結(jié)合，進(jìn)而為社會的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出有用的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳蜀萍.科學(xué)管理合理運用服務(wù)建設(shè)——淺析城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理[J].城建檔案，2011，08（12）：29-30.

[2]鄭育能.城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，07（04）：91.

[3]沈畇.城建檔案數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢[J].城建檔案，2015，07（11）：11-12.endprint