信訪檔案信息化建設(shè)的思考

張莉

摘要：對信訪檔案的信息化的形式多樣化與建立數(shù)據(jù)共享中心的意義進行了論述，表明了其對于政務(wù)發(fā)展的作用。探討了如何有效的建設(shè)信訪檔案的 信息化，指出了具體的實施措施。研究了如何促進信訪檔案信息化的建設(shè)，從多角度分析了具體的方式方法，提出了科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃思路。

關(guān)鍵詞：信訪檔案 ;信息化建設(shè)

中圖分類號：D632.8 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-9129（2017）09-033-02

Abstract：thispaperdiscussesthediversificationoftheinformationformofthepetitionfileandthesignificanceofestablishingthedatasharingcenter，andshowsits role in the development of government affairs， and probes into how to effectively construct the information system of the petition file. This paper points out the concrete implementation measures， studies how to promote the information construction of the petition archives， analyzes the concrete ways and methods from variousangles，andputsforwardthescientificdevelopmentplanningideas.

Key words： petition file; information construction

引言

信訪檔案作為政務(wù)工作中一部分，因其所記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性、重要性，一 直備受重視。當(dāng)今社會各行各業(yè)的信息化發(fā)展都十分迅猛，信訪檔案也同 樣需要適應(yīng)當(dāng)下形勢，快速的建立各方通達的檔案信息。這樣才能更好的 服務(wù)人民，服務(wù)社會。

1 信訪檔案信息化的重要意義

1.1 信訪檔案信息化對于信訪工作的意義。信訪檔案除了具備一般檔案反映工作過程中的真實記錄的功能外，還具備了法律層面上的公正性。 信訪檔案是一種特殊的檔案，需要單獨管理，屬于國家檔案中長期保存、 分類、分析的檔案之一。現(xiàn)有信訪檔案管理機構(gòu)的歸檔整理以及存儲的能力有限，在調(diào)閱時存在很大的困難。隨著國家制度的完善，更多的信訪檔案信息需要被存儲。原有的存檔模式已然無法滿足當(dāng)下以及日后的巨大信息量，因此信訪檔案信息化的建設(shè)迫在眉睫。

1.2 信訪檔案信息化對于資源多方共享的意義。目前我國具備信訪功

能的單位非常多，政府許多職能部門也有各自的信訪部門，傳統(tǒng)的信訪檔案封存于各個單位、部門的檔案室，無法流通查閱，缺乏統(tǒng)一的管理與分 類，隨著信訪日期的久遠，甚至可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。各信訪部門都隸屬自己的單位，不同單位與部門之間的借閱也存在諸多不便。將各個單位與部 門的信訪檔案信息化，然后由統(tǒng)一的部門進行統(tǒng)一管理，形成一個資源中心。有需要的單位可以進行申請調(diào)閱，這樣可以讓信訪檔案更好的服務(wù)于 政務(wù)。

1.3 信訪檔案信息化對于電子政務(wù)的意義。電子政務(wù)的出現(xiàn)使得大量

DOI：10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.09.034

復(fù)雜繁瑣的事務(wù)電子化，具備了監(jiān)督公開，簡化流程的特點。信訪作為其中重要環(huán)節(jié)，也應(yīng)積極的建設(shè)。全國信訪信息系統(tǒng)在國家信訪局的支撐下 于 2006 年開始建設(shè)，該系統(tǒng)已經(jīng)容納了除國家信訪局以外了大部分省市地方信訪局。信訪檔案的信息化無疑會對整個信訪系統(tǒng)信息化的建設(shè)起到積極的促進作用。

2 如何建立信訪檔案的信息化

2.1 現(xiàn)有信訪電子信息的采集。信訪過程中不可避免的已經(jīng)產(chǎn)生或者 正在產(chǎn)生大量的多媒體文件，這些多媒體文件通過歸納整理，可以直接記錄成信訪檔案信息內(nèi)容。目前信訪單位必須加快建設(shè)速度，將如何管理和 收集這些電子文件作為研究的重點，為以后的信息化建設(shè)提供思路。當(dāng)下 整理出來的信息內(nèi)容可以單獨建立一個數(shù)據(jù)庫，一旦國家統(tǒng)一建設(shè)信訪檔案信息化完成，可以直接對接，減少不必要的工作量。

2.2 現(xiàn)有紙質(zhì)信訪材料的電子信息化。當(dāng)下大部分的信訪檔案以紙質(zhì) 存檔的方式存在，不利于信訪檔案的資源共享，無法有效的利用這些資源，所以需要將這些存檔電子信息化。相關(guān)單位應(yīng)該組織相應(yīng)的專業(yè)人員 進行紙質(zhì)信訪檔案的電子化，并由專業(yè)的人員甄別，對現(xiàn)有信訪檔案進行區(qū)分，對于沒有價值的垃圾信息進行跳過，避免為信訪檔案的信息化增加不必要的負(fù)擔(dān)。

2.3 建立共享的數(shù)據(jù)中心。建設(shè)信訪檔案的數(shù)據(jù)中心應(yīng)該遵循樹狀結(jié)構(gòu)的原則，以國家信訪局為統(tǒng)一的總單位，有著最高的管理權(quán)限，下面各省、市分別進行編號，并在自己的區(qū)域內(nèi)對相關(guān)信訪部門進行編號，確保每一個信訪部門都有自己獨特唯一的編號。在建設(shè)共享數(shù)中心的過程中，各最小單位部門，拿到自己的權(quán)限賬號， 登錄以后進行檔案的錄入。這樣所有的信訪部門都可以納入統(tǒng)一的管理， 每個部門都可以自主錄入檔案，減少了數(shù)據(jù)層級上報所消耗的時間。

3 促進信息化建設(shè)速度的方式方法

3.1 法律法規(guī)的健全。完善的信訪檔案的法律法規(guī)，是促進信訪檔案信息化，保證其完整性的基本保障。我國在相關(guān)方面的制度還不完備，必 須從實際中調(diào)查，了解最根本的癥結(jié)，根據(jù)實際問題，加緊研究相關(guān)法律 法規(guī)，必要時進行增補、刪改，用以保障信訪檔案信息化的順利建設(shè)。

3.2 設(shè)立專門的管理部門。信訪檔案信息數(shù)據(jù)中心必須由專業(yè)的部門 進行管理，以國家信訪管理部門為首，各地方信訪部門積極配合，建立有 層級的管理架構(gòu)。由該部門統(tǒng)一規(guī)劃信訪檔案信息化的建設(shè)過程，科學(xué)有 效的進行整個進程的管理。同時該部門也應(yīng)該起到執(zhí)行監(jiān)督的作用，讓整 個工作過程形成閉環(huán)反饋。

3.3 信息化人才的培養(yǎng)。信息化的過程包括了獲取信息，信息電子化兩個過程，信息電子化是一個專業(yè)過程，在這個過程里需要掌握多種專業(yè)

的技能，綜合性比較高，現(xiàn)有的人員可能無法滿足這個需求。應(yīng)該由最高 信訪檔案管理部門進行統(tǒng)一的人才培訓(xùn)，培訓(xùn)完成應(yīng)有能力證明證書，做到有證上崗。從人才儲備上保證信訪檔案信息化的建設(shè)。

4 結(jié)語

信訪檔案的信息化是整個政務(wù)信息化過程中的必然現(xiàn)象，是建立信訪檔案資源中心的基本。對于信訪檔案信息化的認(rèn)識，關(guān)系著信訪檔案信 息化的進展速度。為了促進社會的發(fā)展，本著為人民服務(wù)的原則，我們必須加快信訪檔案信息化建設(shè)的進程。

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