信息時代下如何做好圖書館檔案管理工作

張婧

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.232

摘 要：推廣信息化技術的應用，不僅能夠促進圖書館檔案管理工作的科學化和有序性，同時也能在一定程度上促進圖書館管理的工作效率，滿足各項基本信息的需求，從而促進社會的發展和進步。本文主要研究信息時代下，圖書館檔案管理工作的主要內容，并分析其重要性和主要的完善措施。

關鍵詞：信息時代 圖書館 檔案管理工作 措施

中圖分類號：G252 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）09（a）-0232-02

在信息時代下，圖書館檔案管理工作是指在相關部門的統一領導之下，圖書館工作人員認真核對圖書館各項基本資料以及文獻記錄。圖書館檔案管理工作中的各項環節相互促進，相互完善，這不僅是圖書館內部管理工作的基本點，同時也是完善館藏質量的最直接手段。因此促進圖書館檔案管理工作的信息化，是完善圖書館建設的關鍵因素。

1 圖書館檔案管理工作的基本工作內容

圖書館檔案管理工作不僅是圖書館建設中的重要工作，同時也是一項十分復雜的工程，因此作為圖書館檔案管理的工作人員，不僅需要具備持久的耐心，同時還應該有過硬的專業素質，只有這樣，才能促進圖書館檔案管理工作的順利實行。圖書館檔案管理工作分為以下幾點內容。

首先，是圖書館檔案的分類和整理工作。為了能夠促進整個館藏的數據查詢工作，圖書館檔案一般會被工作人員分類管理，并處于長期保存狀態。例如，圖書館內部工作人員的管理和調職問題分為圖書館人事檔案管理；內部圖書和文獻資料的進貨以及基礎設施的購進和整理，屬于圖書館設備管理類。通過這樣的分類，也使該項工作更加方便集中，從而提升工作效率。

其次，是圖書館當前的保存與歸檔工作。圖書館檔案的歸檔是工作人員工作的日常環節，為了能夠促進整個圖書館管理工作的完整性和科學性，需要設置專門的管理技術專柜進行分類歸檔管理，并由專門的技術管理人員進行直接監控和測試，防止其內部資料的失真，同時也需要做防火和防盜的工作，一旦資料發生損壞，需要立即采取保護和修復措施，從而促進檔案管理工作的時效性。

再次，是圖書館檔案的運用和實施。檔案的分類和歸檔工作是為了促進圖書館檔案的運用和實施，只有將這些檔案運用起來，并使其發揮實際的功效，才能體現圖書檔案管理工作的真實性和科學性。圖書館檔案的運用和實施實際上是指檔案的使用者為了查詢實際的歷史資料而進行操作的過程。

最后，是政文和業務的檔案管理。圖書館政文檔案一般通過上級發布政文報告，圖書館工作人員進行歸類和整理，其中包括內部研討資料、內部查詢資料以及日常工作日志等，由于圖書館各個部門之間的發展情況也不同，因此政文內容需要做到齊全完備；業務檔案管理工作主要是管理圖書館各個部門的內部業務檔案，是由各部門日常工作的基本情況組成的，其中包括工作匯報資料以及工作研究的論文集等，這些資料能夠基本反映各個部門的工作業務流程和工作情況，從而促進整個圖書館管理工作的順利執行。

2 圖書館檔案管理工作的重要性和作用分析

2.1 歷史價值

圖書館檔案之所以需要長期保存，并保證其資料的完整性，被后人利用，這主要是由檔案本身具備的特性所決定的。對于大多數的圖書館來說。建設并完善圖書館檔案的管理和執行工作，不僅能夠符合歷史發展的觀點，同時也是現代管理工作的內部訴求，圖書館檔案管理工作也能準確反映圖書館發展的各個歷史時期[1]。

2.2 科學依據

圖書館檔案資料是圖書館在進行日常運行的過程中，主要的參考依據，并在長期的歷史進程中，圖書館檔案也具有相當高的可操作性和科學性，不僅能夠知道管理人員的日常工作，甚至能促進整個圖書館館藏工作的順利執行。

2.3 參考依據

這里以圖書館檔案管理工作中的業務檔案管理為依據，每一年的業務檔案是圖書館內部各個部門工作人員的詳細工作內容和表現情況，例如其業務內容、經驗成果以及經驗教訓等，這些內容的總結和管理，在一定程度上不僅嚴重影響了其后續工作的完整性和科學性，同時也為未來圖書館的建設和發展奠定了堅實的物質基礎，從而為更加科學的管理提供依據和指導。

2.4 數據更新

圖書館的發展歷程是不斷推進的，同時也有據可循，檔案管理工作中有許多工作內容是對歷史問題進行管理和規劃，從而為后世的發展提供可靠的經驗，幫助后人認識世界、指導世界。例如在編寫圖書館的介紹內容時，可以將圖書館的簡單檔案資料進行及時的更新，讓圖書管理人員能夠更加清楚自身所處的職能和地位，從而更好地為圖書館檔案管理服務。

3 信息時代下做好圖書館檔案管理工作的措施和方案

3.1 更新圖書館檔案管理人員的工作信念

第一，需要圖書館的領導重視檔案管理工作的基本內容，完善自身信念的建設和發展。各部門的領導需要從思想上認識到圖書館檔案管理工作的重要性，認識到其檔案內容同圖書內容一樣，對圖書館管理工作具有重要的指導意義，提供更加豐富的參考價值。工作人員在取得領導同意的情況下，需要確定一名檔案管理工作的指揮人員，這也是檔案管理工作首先要解決的問題。第二，確定圖書館管理工作的工作原則：首先，分散和集中的管理原則。工作人員在對日常的經費和財務進行管理的過程中，需要進行集中的管理，由領導人員執行整個管理計劃。對文獻等資料進行收集管理，其中包括讀者檔案以及文獻資料檔案等。通過對這些資料的分類和集中管理，能夠使各個部門實現業務流程的最優化；其次，現代化的管理原則。圖書館的檔案管理工作需要符合歷史發展的潮流，利用計算機進行直接的監管，提升整個檔案管理工作的流程和方案。第三，完善以管理辦公室為主的檔案管理責任制，圖書館內部的業務檔案相對集中，方便工作人員的即時檢索，同時也能夠在第一時間查詢各個部門的工作情況，從而促進管理工作的執行力和有效性。

3.2 強化圖書館檔案的規范化管理

圖書館檔案在圖書館中具有指導實踐并提供執行計劃的參考價值以及保存價值，并按照一定的保存規律，以便于工作人員查詢和指導工作的各類文件和數據資源。其檔案管理工作則是負責整理和鑒定以及收集館藏資料，從而提供數字化建設功能于一身的工作，這種工作具有服務型和繼承性，甚至還有專業化和參考價值。確保圖書館檔案管理工作的規范化和科學化，就是需要工作人員在實際的檔案管理工作中，主動發現各種問題，制定符合實際的參考標準和依據，充分發揮各項基本資料的秩序化和科學性，從而提升圖書館檔案的憑證和參考價值，使其能夠為圖書館工作人員甚至是讀者提供更加優質和便捷的服務。

例如，在對圖書館檔案中的業務檔案的收集和處理的過程中，需要對其所有的文件進行規范化處理，其中主要的內容包括：鑒定和判斷業務檔案的實際價值，將各類部門中最具有價值的檔案資料篩選出來，將其中重復的資料和文獻清除出去，確保工作的有效性和即時性；將事物的屬性與職能的分工聯系起來，將顧及檔案資料的有效性作為基本的載體原則，對業務檔案資料進行實際的內容和格式的劃分，確定其中有價值的內容；工作人員對收集到的各類資料和文獻，根據標準衡量的基礎和規范，提升業務檔案的保存質量和內涵基礎性。同時，在分類管理中實行統一的檔案管理計劃和手段，將基礎業務和整體業務結合起來，通過建立實際的檔案管理機構實行科學化和指導性的管理原則，從而促進整個圖書館管理工作的有序性和時效性[2]。

3.3 增加對圖書館檔案管理工作的投入力度

想要開展完善的圖書館檔案管理工作，首先要做到的就是促進整個檔案管理的資金投入程度，以及一定的財力和物力支持。但是從目前的實際情況來看，大多數圖書館沒有設置專門的預算管理小組支持整個圖書館工作檔案管理工作的實行。因此，資金短缺也就成為圖書館檔案管理工作效率難以提升的主要制約因素之一。針對這種情況，圖書館自身可以進行內部的協調工作，通過申請和其他手段，爭取到來自社會各個機構以及政府的資金支持，從而緩解資金短缺的問題。只有這樣，才能科學地利用計算機技術和管理手段開展圖書館檔案的收集、整理、鑒定、保管以及管理工作，從而加快現代化社會的發展進程。

3.4 促進一體化管理的建設

促進圖書館檔案的一體化管理不僅能夠充分發揮館內的各項基本資源，綜合利用圖書以及檔案和資料的資源優勢。因此除了日常的圖書館檔案資料的管理之外，工作人員還需要在檔案資料的流通和采購的基礎上，系統地管理業務檔案的存在形式和管理流程，從而實現圖書、檔案以及資源的一體化管理。

3.5 加強整個圖書館檔案管理團隊的建設

圖書館檔案管理工作中的人員素質建設對于整個圖書館建設和發展來說，具有重要的意義和影響。因此，提升管理人員的素質，并促進其思想道德的建設是促進檔案管理工作的重要保證。身為一名圖書館檔案管理工作人員，除了需要擁有較好的政治理想之外，還需要有較強的專業素質和專業能力。因此，需要加強圖書館檔案管理工作人員的基本素質，加強對其的專業培訓和指導，引導其具備與時俱進的政治理想和思想道德，以此作為業務指導，從而適應變化多樣的檔案管理工作。

圖書館檔案管理工作人員需要具備以下基本素質：崇高的職業道德素質和思想品質；科學的知識技能和技術水平，其中包括強大的計算機素質、網絡通信技術以及多媒體技術等；較高的外文翻譯水平；專業的新聞素質和信息處理能力。與此同時，需要培養工作人員專業的業務咨詢能力，在提升業務水平的同時，也需要使其積極參與館內組織的各項管理計劃和管理指導工作，使其能夠分享和交流自身的工作經驗，從而為圖書館的建設和發展建設一支有理想、有道德、高素質的檔案管理團隊，為圖書館的發展和進步奠定堅實的人才基礎[3]。

綜上所述可知，在信息時代下，圖書館檔案管理工作的建設和發展是社會發展環節中的重要因素，因此圖書館檔案管理工作人員需要更新自身的管理理念和經驗，強化圖書館檔案的規范化管理，促進一體化管理的建設，只有這樣，才能促進檔案管理工作的有效性和科學性，從而促進社會的發展和進步。

參考文獻

[1] 林華.信息時代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010（21）：758.

[2] 趙振武.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題研究[J]. 辦公室業務，2014（23）：136.

[3] 劉彥.信息化時代下圖書館檔案管理工作創新[J].中國管理信息化，2013（12）：85-86.