Word2010郵件合并在高校錄取通知書打印中的應用

吳姍

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.010

摘 要：高校錄取通知書的打印是一個工作量非常大的工作，如果采用傳統的方式手動一張一張地打印，需要耗費非常多的時間和精力，并且容易出錯。本文通過使用Microsoft Office Word2010中的郵件合并功能，讓Word和Excel協同工作，實現高校錄取通知書的“批量處理”，減少工作人員的工作量，降低出錯率，提高工作效率。

關鍵詞：Word2010 Excel2010 郵件合并 域

中圖分類號：TP391.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）09（a）-0010-02

Word和Excel在日常的辦公中得到了十分廣泛的應用，Word2010的郵件合并功能能夠在任何需要大量制作模板化文檔的場合中發揮十分重要的作用。用戶可以借助它批量處理信函、信封、標簽、電子郵件，例如制作日常生活或工作中常見的通知書、工資條、準考證、畢業證書等，完整使用“郵件合并”功能打印相關文檔需要以下四個步驟，見圖1。

1 準備數據源文件

數據源指的是具有規范格式的文件，它可以是Microsoft Excel電子表格、Microsoft Outlook聯系人列表、Microsoft Access數據庫等，本文中的數據源文件為錄入了學生信息的Microsoft Office Excel2010電子表格。

2 制作主文檔

在WORD2010郵件合并中，根據用戶不同的用途，提供了不同的主文檔模板，其中包括：信函、電子郵件、傳真、信封、標簽、目錄、普通WORD文檔等。本文中的主文檔為用Word2010制作的具有信函格式的文檔。

3 “郵件合并”生成新文檔

3.1 選擇文檔類型

在“郵件合并”窗格中，提供了五種文檔類型，分別為：信函、電子郵件、信封、標簽、目錄，本文中打印的錄取通知書屬于“信函”。

打開主文檔，選擇“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”下拉菜單中選擇“郵件合并分布向導”選項，在右側窗口出現“郵件合并”任務窗格。在“選擇文檔類型”的選項中選擇“信函”，單擊“下一步：正在啟動文檔”鏈接。

3.2 選擇開始文檔

在“選擇開始文檔”選項區域中提供了三種設置信函的方式：使用當前文檔、從模板開始、從現有文檔開始。“當前文檔”即為正在編輯的制作好錄取通知書格式的Word2010文檔，因此，選擇“使用當前文檔”，單擊“下一步：選擇收件人”鏈接。

3.3 選取收件人

在“選擇收件人”選項區域中提供了三種選擇收件人的方式：使用現有列表、從Outlook聯系人中選擇、鍵入新列表。事先準備的數據源文件（包含各系錄取學生信息的Excel2010表格）屬于“現有列表”，因此，在該步驟中選擇“使用現有列表”，然后在“使用現有列表”選項區域中單擊“瀏覽”鏈接，打開“選取數據源”對話框。

3.4 郵件合并收件人

在“選擇數據源”對話框中，可以預覽到數據源文件里面包含的所有表格，在這里，以“機電系”為例。選擇“機電系”數據源文件，打開“郵件合并收件人”對話框，在該對話框中，可以查看到該系所有需要打印錄取通知書的學生信息，確認信息無誤后，單擊“確定”按鈕。

3.5 插入合并域

Word中“域”的中文意思是范圍，類似數據庫中的字段，實際上，它就是Word文檔中的一些字段。使用Word域可以實現許多復雜的工作，主要有：自動編頁碼、圖表的題注、腳注、尾注的號碼；按不同格式插入日期和時間；通過鏈接與引用在活動文檔中插入其他文檔的部分或整體；實現無需重新鍵入即可使文字保持最新狀態；自動創建目錄、關鍵詞索引、圖表目錄；插入文檔屬性信息；實現郵件的自動合并與打印等功能。在“插入合并域”對話框中選擇“數據庫域”，在主文檔中分別在相應位置插入“姓名、、系部、專業”，如圖2所示。

3.6 完成郵件合并

插入合并域后，進入到“預覽信函”對話框界面，單擊“預覽信函”選項區域中“收件人”左、右兩側的按鈕可以對每個學生的錄取通知書內容進行預覽。

4 打印新文檔

完成郵件合并以后，選擇“打印”選項，彈出“合并到打印機”對話框，該對話框提供以下三種打印方式：全部、當前記錄、用戶自己設置打印范圍。在錄取通知書的打印中，選擇“全部”單選按鈕，這樣設置好以后，打印機按數據源文件里面記錄的順序逐張打印每份通知書，不用再手動一張一張點擊打印。

5 結語

Word2010的郵件合并功能不僅可以用來批量制作錄取通知書，還可以用來批量打印成績單、準考證、工作卡、畢業證等，將繁瑣的工作變得簡單，減少了工作量，提高了工作效率。

參考文獻

[1] 盧臺生.現代辦公應用技術[M].高等教育出版社，2014.

[2] Microsoft官方網站office幫助[EB/OL].https：//support.office.com/zh-cn/article/您可以使用郵件合并的數據源-9de322a6-f0f9-448d-a113-5fab317d9ef4？CorrelationId=94594884-998a-41e2-b52c-918b2528da5e&ui=zh-CN&rs=zh-CN&ad=CN&ocmsassetID=HP005187595.

[3] 百度百科word域[EB/OL].http//baike.baidu.com/item/word域.endprint