提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略思考

李琪

摘要：現代科學技術的迅猛發展為事業單位檔案管理提供了良好的技術支持，尤其是計算機技術在檔案系統中的運用，推進了事業單位檔案管理信息化建設，利于提高事業單位檔案管理水平。筆者在本文主要針對事業單位檔案管理的信息化建設方法策略進行分析，以供參考。

關鍵詞：科學技術；事業單位；檔案管理；信息化

在檔案現代化管理中，利用通信技術對計算機處理的相關信息進行傳輸，借助自動或者半自動的數據處理設備，能夠實現檔案采編、檔案編目以及檔案流通等一系列檔案工作。這是事業單位檔案管理向計算機網絡化發展的重要體現，能夠對信息資源進行更好的開發與利用，促進信息化交流，推動其信息化建設。

一、事業單位檔案管理信息化建設提出的要求

傳統檔案管理工作以檔案實體為重點，而檔案信息化則是以數字信息化為重點，這是新時期檔案管理的新型轉變，適應了時代的發展與進步。這就要求：①檔案管理人員要轉變思想觀念，強化自身的現代化管理意識；②拓寬自身的知識體系，強化自身工作能力，尤其是信息化技術方面的內容；③檔案信息化管理工作要走向前端，相關人員要積極拓展檔案收集的多樣化途徑，并且提高歸檔率及準確率，為檔案信息資源的完整性提供保障；④要將復雜性的管理內容簡單化，又將簡單的管理內容規范化，提高檔案信息化管理水平[1]。

二、事業單位檔案管理信息化建設現狀

（一）檔案管理信息化建設重視度不足

事業單位的領導者沒有深刻意識到信息化建設在檔案管理中的重要意義，導致其重視度不足，投入的經費也較少，對人員也疏于管理與指導[2]。另外，一些事業單位過于重視人事檔案，并將其作為檔案主體，忽略了其它真正影響單位發展的具有較大價值的檔案，使得事業單位檔案在開發與利用上不到位，使得自身發展受到了制約。

（二）檔案管理信息化建設針對性不足

事業單位沒有從單位的自身特點、管理特色及業務流程等出發，選擇的計算機軟件難以真正推動檔案管理信息化建設進程，缺乏良好的信息化資源二次開發能力，導致事業單位檔案管理中的信息化系統針對性不強，實用性也不高。

（三）檔案管理人員無法適應信息化建設提出的要求

在計算機網絡技術不斷成熟且多種系統軟件不斷普及的背景下，對檔案人員業務素質提出的要求更高。在如今的事業單位檔案工作中，很多人員都是兼職人員，難以真正全面地學習相關專業知識，計算機技能水平也不高。

（四）事業單位檔案管理中缺少數字化檔案設備

當下依然有一些事業單位還沒有開展電子文檔管理，也沒有先進的磁介質檔案儲存設備[3]。但是在信息化檔案管理中，數字化檔案在很大程度上依賴于數字化設備。事業單位沒有對相關設備進行配置，無法真正實現電子文檔管理，資料查閱也不夠便捷，阻礙了檔案管理的信息化建設進程。

三、事業單位檔案管理信息化建設的有效方法

（一）對檔案管理信息化建設提供足夠重視與支持

事業單位領導者應該加強自身對檔案信息化建設的認識，加大經費投入力度，并重新認識事業單位檔案主體，注重開發對單位發展具有價值的檔案，比如事業單位相關的科技檔案、產品檔案、設備儀器檔案等等，做好相關檔案的收集、整理以及歸檔工作，為單位的長遠發展奠定基礎，也為其決策行為提供有效依據。同時，領導者應該轉變信息化管理理念，加大檔案管理信息化建設的力度，提供其決策水平與管理水平。

（二）增加各類檔案管理信息化設備

在事業單位的檔案管理工作中，檔案收集、檔案管理與檔案利用等各個環節都緊緊相扣，形成系統化的檔案工程[4]。因此，在檔案管理信息化建設進程中，應該保證信息化管理設備充足齊全，其載體形式多樣的各類檔案存放方面要保證科學有序性，提高日常查找的便捷性，也利于及時搶救突發事件。事業單位檔案部門應該注重全文數據庫與多媒體數據庫的高效建設，可接收電子檔案，并實現各類檔案的數字化錄入與信息化管理，強化檔案全文信息的電子化查詢功能，提高檔案信息化管理效率。

（三）加強電子文件的信息化管理

在事業單位檔案管理信息化建設進程中，檔案信息的完整性與安全性保障是核心要素。因此，事業單位應該制定檔案電子文件的科學管理規范，讓檔案人員嚴格執行，要切實保障檔案信息的完整性與安全性。尤其是保存價值較高的電子文件，需要做好紙質文件的備份工作，并實現電子文件及其相關紙質文件的統一歸檔。另外，加強硬件建設，確保硬盤等備份硬件具有穩定的性能，切實保障信息資源的安全[5]。

（四）積極招入專業化人才

在事業單位檔案管理工作中，要求檔案人員必須熟練掌握有關專業知識與技能，還需要掌握事業單位自身生產的相關產品技術。兼職人員難以適應更高的專業素質要求，使得檔案管理部門必須要積極招入專業化人才，注入新的活力。對于原有工作人員，也應該予以定期的培訓，提高其知識水平與技能水平。

四、結束語

綜上所述，事業單位檔案管理的信息化建設是適應新時期發展需要的重要內容，對檔案管理部門提出了更高要求。單位的領導者應該充分重視檔案管理信息化建設，不斷開發與利用具有價值的檔案，并加強信息化設備、檔案完整性、信息資源安全性等方面的建設工作，同時積極引入專業化人才，全面提高檔案信息化管理水平。

參考文獻：

[1]王秋艷.加強信息化建設 提升事業單位檔案管理實效[J].城建檔案，2016（07）：23-24.

[2]謝星巧.事業單位檔案管理信息化建設的措施及社會意義[J].現代經濟信息，2016（09）：85.

[3]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[4]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[5]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013（03）：290.