淺談精益管理在企業檔案管理中的運用

賈慕云

摘要：對于企業檔案的管理運用精益管理的思想，不僅是企業全面管理的外在要求，更是企業檔案自身的內在發展需求，是提升企業檔案管理質量與水平的重要途徑。為此，要想對企業檔案進行精益管理，則需要不斷加強精益意識，準確定位精益目標，合理制定精益計劃，構建完善的制度保障措施。只有這樣，精益管理才能取得顯著的成就。本文主要研究精益管理在企業檔案管理中的應用措施，希望為提升企業檔案管理的質量與效率提供一定的參考與借鑒。

關鍵詞：精益管理；企業檔案；合理運用

企業檔案的管理具有工作周期長、工作流程多、服務性強等多方面特點，而精益管理的管理理念是“持續追求高效”，注重優化工作流程，提升服務質量。因此，運用精益管理思想對企業檔案進行管理，實現檔案管理的規范化與科學化，以及提高檔案管理的綜合水平有著重要意義。其中，對于如何運用精益管理在企業的檔案管理工作上，可以從以下四個方面入手。以下圍繞著在企業檔案管理中應用精益管理的方式展開簡單的分析與闡述：

一、樹立精益管理意識

精益意識是精益管理的重要基礎，如果缺少精益意識，精益管理就會無從下手，精益管理也就難見成效。為此，只有樹立了精益意識，精益管理的理論才能得到充分實踐。其中，要想在檔案精益管理中樹立精益意識，則有必要要做到兩個方面：

一方面，檔案管理人員需要學會主動用精益意識去思考問題，不斷提升自身的綜合素質，重視優化以及改善管理。同時，檔案管理人員應積極參加崗位培訓，踴躍的參加檔案學術交流，從而不斷的完善自身知識結構。

另一方面，應采取有效措施以提高全體員工檔案意識。只有這樣，才能提高檔案管理的質量，促進檔案精益管理的落實。除此之外，企業檔案管理部門應發揮自身主觀能動性，持續開展多種檔案業務指導、培訓等方面工作，不斷增強員工的檔案意識。

二、定位精益目標

目標是一項工作中最基本的因素，其在管理中的地位也比較高。目標也是從事一切管理活動的主要依據，是組織和開展各項管理活動的基礎。當人們的行動有了目標就會不斷將自己的行動與目標加以對照，清楚地認識到自己與目標的差距，極大加強行動的積極性，這樣工作才會更有效率，且員工會為了達到目標而不斷努力。

檔案精益目標處于檔案管理階段的最頂端，并連接整個管理過程，指引著一切管理活動。因此，合理定位精益管理目標是至關重要的。我國的企業檔案管理部門通過綜合地分析，將經營目標分為長期和短期目標兩種。其中，從長期目標來看，檔案精益管理就是要持續提高檔案管理質量和管理的效率，從而提升服務質量。從目前國內的形勢來看，檔案管理部門都以“解決增量、避免積存、提升服務”為目標，將精益管理的目標變得可操作、可測量，并能及時對工作過程進行跟蹤檢查。

三、執行精益管理

在管理的實踐中，先要制定好計劃。計劃是管理的重要前提和基礎，是管理過程的中心環節。只有切實制定好計劃，才能按照計劃去達到管理的目標。有了計劃，工作就有了明確的目的和每一步的操作，增強了工作的主動性，減少了盲目性，促進了目標的實現。除此之外，制定計劃還能很好的約束和監督員工。檔案管理部門依照企業相關計劃，對各個門類的檔案歸檔項目做出詳細的計劃要求，并叮囑相關部門嚴格執行。

構建檔案精益管理的監督體系，監督相關管理部門的工作。一個好的計劃如果沒有好的執行系統，那么就會難以實現。所以要構建一個監督體系，在企業檔案管理部門接收、整理、上架的流程中采用動態管理表，適時監控檔案接受整理周期，確保工作流程可以被監控，徹底解決檔案積存問題。同時，開展對基層員工檔案檢查工作，對其中存在的問題加以總結并予以公布，監督基層單位加強管理。

檔案精益管理是一個需要不斷改進和完善的過程。近年來，我單位檔案管理部門適時監控檔案整理全流程，分析檔案接收、整理中出現的問題，并對這些問題提出改進，逐步提高服務質量。不斷縮短檔案接收上架周期，提高工作效率。當前隨著檔案管理的不斷改進，檔案精益管理具有顯著效果。

四、保障精益管理制度

規章制度是人們應該遵守的，其是良好秩序的保證，是企業單位順利發展的保障。制度的功能就是約束和規范員工的行為，切實保障管理的有效進行與目標的能否實現。要將精益管理運用于企業檔案管理中，更是需要制度的保障，確保精益目標能夠實現。

如果企業沒有制度約束和規范的話，那么員工的行為就會陷入混亂，企業就無法前進。只有完善精益管理制度，明確員工職責并對其進行規范管理，才能保證檔案精益管理的有效運行。

從最近幾年來看，我國檔案部門加強了對檔案管理的規劃，在明確精益目標與梳理工作流程基礎上，編制精益檔案管理的有效方案，從而保證有步驟、有計劃進行檔案精益管理的各項工作。為了適應檔案精益管理的新要求，還需不斷完善檔案制度修訂，使得員工進一步明確自己的職責。同時，實施檔案接收上架表管理制度。

五、結語

從以上的論述來看，企業檔案精益管理并不是一蹴而就的，需要不斷的改進與完善，根據市場的外在需求來調整管理目標。因此，企業檔案精益管理是需要長期不斷地持續進行，這樣檔案精益管理才能在實踐中不斷進行完善，進而推進檔案管理的進步，精益理念才會得到不斷的深化，檔案管理質量才能不斷得到提高，從而推動企業健康、快速的發展。

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