淺議現(xiàn)代婚姻檔案的信息化管理

張正義

摘要：信息化時代，信息化管理已經(jīng)被引入到檔案管理中，使檔案的整理、使用與保存較之以前有很大的改善。對婚姻檔案資料進行整理，在計算機中建檔，并將必要的信息輸入其中，使婚姻檔案得到妥善保存，并能在使用時，及時調(diào)出來。所以說信息化管理在婚姻檔案管理中的地位十分重要。

關鍵詞：婚姻檔案；信息化管理；策略

在對婚姻檔案進行信息化管理中，難免會出現(xiàn)一些問題，影響到最后的管理效果，相關人員要從問題入手，找到相應的解決措施。本文主要針對現(xiàn)代婚姻檔案的信息化管理進行研究。

一、婚姻檔案信息化管理的必要性

（一）避免資源浪費

婚姻檔案的管理分為兩階段，首先擁有管理權限的是本單位檔案室，但是管理時間是有限的，最終還是被比較正規(guī)的檔案行政管理部門獲得長期的管理貯存權。在管理權限發(fā)生變更的過程中，需要一直做的就是對所有的婚姻檔案進行統(tǒng)一整理、移交，這就使得相關人員的工作量增大，資源也得不到有效利用，但信息化管理就有效解決了這個問題，它節(jié)省了權限變更過程的時間，還使資源免于浪費。

（二）降低成本，防止損毀

傳統(tǒng)的檔案一直都是紙質(zhì)載體，然后儲存在固定的檔案室里，然后對紙質(zhì)版材料采取防潮、防蟲以及防火等保護措施，這些保護措施需要用到一些特殊的手段，所以需要大量的資金支持。并且這種紙質(zhì)版的材料一旦發(fā)生火災，將會是無法挽回、毀滅性的災難，這使檔案保存一直存在著安全隱患?；橐鰴n案信息化管理就可以有效解決上述問題，電子版代替紙質(zhì)版，節(jié)省了占地空間以及保存成本，還使其保存的安全隱患降低到最小[1]。

（三）實現(xiàn)資源共享

社會管理中有時會用到婚姻檔案的一些信息，但這些信息都不是直接通過婚姻檔案分享的，可以說兩者之間的合作關系有可能通過婚姻檔案信息化管理實現(xiàn)。

二、婚姻檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題

（一）認識水平有待提高

檔案管理工作在一些領導人員和相應的管理人員眼中，一直是流于形式的工作，所以領導人員對其不關注，管理人員對其不重視，所以信息化管理在婚姻檔案管理工作中開展的并不是很順利，管理人員就不能與時俱進，學習相應的計算機知識和技術來對婚姻檔案進行有效管理。

（二）管理手段需要加強

管理手段多采用人工管理，而比較先進的信息化管理應用不是很廣泛，這和領導人的不重視有很大關系，領導人員不大力支持檔案信息化管理，所以支持信息化管理的信息設備和信息技術的資金就不會到位，所以即便管理人員重視婚姻檔案信息化管理，也沒有條件學習相應的計算機軟件操作技術[2]。這樣檔案的保存與查找就不會變得很簡單，在急需對檔案資料進行查閱時，也不能及時將資料調(diào)出來。

（三）管理人員的業(yè)務素質(zhì)亟待提高

信息化設備齊全，還要管理人員具備高素質(zhì)，能把婚姻檔案管理工作看成很重要的工作，并且能積極學習相關的計算機軟件操作技術，對檔案的存儲、查閱等過程的操作很熟稔。但是在實際的檔案管理中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)達不到標準，再加上管理人員本身對檔案管理工作的不重視，使這方面的專業(yè)人才特別稀缺。

三、婚姻檔案信息化管理的有效策略

（一）增強婚姻檔案管理信息化建設的緊迫感和責任感

傳統(tǒng)的婚姻檔案信息處于一種比較封閉的狀態(tài)，所以現(xiàn)實中經(jīng)常會出現(xiàn)一些騙婚或者重婚問題，對當事人造成很大的損害，此外，在進行離婚或者再婚時，也需要對婚姻信息進行查閱，但是傳統(tǒng)的人工查閱，在速度和效率上不占優(yōu)勢，也會給當事人造成很大的麻煩。而這些問題在信息化管理中得到了解決，不會給信息查閱者造成損失。信息化管理借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了全國婚姻登記信息的全國聯(lián)網(wǎng)審查。信息化管理還有需要完善的地方，所以相關的管理人員和領導人員應加強對婚姻檔案信息化管理的建設力度，使“全國公民婚姻狀況數(shù)據(jù)庫”能為需要進行婚姻檔案信息查閱者提供更加準確全面的信息。

（二）加大對婚姻檔案管理信息化軟硬件的投入力度

信息化軟硬件的投入是做好婚姻檔案信息化管理的前提條件，所以相關領導要加大資金支持力度，使相關的信息化設備貯備齊全，還要為管理人員提供培訓機會，使他們有機會掌握檔案信息儲存以及查閱軟件的操作技術，這樣在進行查閱時，就會很大程度的節(jié)省時間，減少工作量，提升查閱效率，不會對信息需求者造成負面影響。

（三）確保婚姻檔案信息的安全性

婚姻檔案信息化，就代表著所有的信息數(shù)據(jù)化、電子化，又因為信息化管理需要借助于計算機，所以婚姻檔案信息有了新的安全隱患。在信息化時代，計算機網(wǎng)絡操作技術十分強大的人有很多，如果他們?yōu)榱诉_到某種目的，蓄意對婚姻檔案信息進行篡改、刪除，幾乎不可能對婚姻檔案信息進行恢復工作，所以一旦檔案管理系統(tǒng)被攻擊，就會使婚姻檔案信息不再準確，也會給檔案信息需求者造成困擾，嚴總影響婚姻檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮正常功能[3]。所以婚姻檔案管理部門應聘用計算機技術好的工作人員對婚姻檔案管理網(wǎng)絡進行監(jiān)管，并為此系統(tǒng)設置不易被攻破的防火墻，還要時刻關注信息是否被植入病毒，是否有篡改的跡象。

四、結語

信息化管理，有助于婚姻檔案信息資料的保存、查閱以及與社會管理等之間進行信息共享，所以檔案部門的相關領導要加強對檔案管理信息化的建設力度，以使婚姻檔案信息及時滿足查閱者的需求。

參考文獻：

[1]鄒鐵民.現(xiàn)代檔案信息化管理中存在的問題及解決措施[J].企業(yè)改革與管理，2016（16）：27.

[2]陸敏.婚姻檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2013（03）：126.

[3]宗輝.淺析現(xiàn)代信息化檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2013（09）：148+151.