淺談檔案管理工作的重要性

魏瓊英

摘要：隨著我國的全面發(fā)展與進步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因此加強檔案管理工作非常重要，可以從最大程度上發(fā)揮出檔案管理的社會價值。基于此，文章從不同角度針對檔案管理工作的重要性進行了闡述與研究，供大家參考。

關鍵詞：檔案管理；工作；重要性

近年來人們開始認識到了檔案管理的重要作用。隨著改革開放的不斷深入，社會注意市場經(jīng)濟快速發(fā)展，這種情況下加強事業(yè)單位檔案管理顯得尤為重要，然而縱觀近年來我國事業(yè)單位檔案管理的情況，其中始終存在著這樣那樣的問題，為我國事業(yè)單位發(fā)展造成了不利影響。因為企業(yè)或單位的資源取向、戰(zhàn)略及未來發(fā)展都可能會受到檔案管理工作的影響，所檔案管理工作對于企業(yè)或單位在市場競爭中獲得生存及全面發(fā)展有著重要的意義。因此，人們必須充分認識到檔案管理的重要性，并在工作中進一步完善檔案管理工作，在現(xiàn)有檔案管理工作方法基礎上實現(xiàn)創(chuàng)新。

一、檔案管理工作的社會價值

合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量，因此我們必須充分重視這項工作，尤其是檔案管理人員必須認識到檔案管理工作在社會各項工作中的重要性，進而有效把握檔案管理工作的原則，切實將檔案管理工作做好。檔案管理工作的作用可以從兩方面分析：首先，作為考察依據(jù)。檔案是歷史的一種鑒證，它與其它的文獻不同，具有一定的法律的效應。由于檔案自身特點、自然形成方式的影響，使其中的記錄更具客觀性，將其作為依據(jù)更加令人信服；其次，作為參考。由于檔案是最有價值的一種參考材料，它從未被篡改，很多檔案甚至都涉及到當事人的親筆簽名或手稿，還有一些檔案中包含照片或錄音帶等，因此是最有利的實事憑據(jù)。所以，事業(yè)單位檔案管理在社會中具有非常重要的價值。

二、當前檔案管理工作中存在的問題

由于受到長期以來傳統(tǒng)檔案管理理念、管理模式的影響，事業(yè)單位檔案管理工作中普遍存在著檔案資料收集不齊全、檔案資料管理不規(guī)范、檔案管理人員素質(zhì)不高等一系列問題，這主要是因為我國剛剛從原來的計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟，這一轉(zhuǎn)變使得檔案管理模式也必須從原來的舊體制轉(zhuǎn)變?yōu)樾麦w制。

（一）檔案資料收集不齊全

長期以來，很多部門工作人員為了自己使用起來方便，在工作中不懂得顧全大局，將大量資料據(jù)為己有，很多應歸檔的檔案材料都收集不上來，整體檔案材料收集不全。例如人事檔案，一些出國考察的資料嚴重短缺，由考察人員從國外帶來的文件資料、科技成果等材料保存于個人手中，對單位、企業(yè)信息資源造成了嚴重損失。同時一些設備驗收開箱都做不到通知檔案人員到場，因此整體設備材料不齊全。

（二）檔案資料管理不規(guī)范

具體來說主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，歸檔格式不統(tǒng)一，整體排列無序，對歸檔立卷工作造成了不利影響，例如在案卷封皮書寫、卷內(nèi)文件目錄及備考表格等方面沒有統(tǒng)一的規(guī)格；其次，在立卷過程中，很多環(huán)節(jié)都與歸檔要求不符合，存在著大量的組卷不合理、分類不準確、案卷標題草擬不當?shù)葐栴}；第三，案卷整理不規(guī)范，資料檔案收集以后，多數(shù)人認為只要將這些檔案保存起來就行了，因此在整理、編目方法上不注重，不排架，因此整體檔案管理工作變成一團亂麻，直接影響到了檔案的利用價值。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

首先，檔案管理人員不重視檔案管理工作，具體體現(xiàn)在兩個方面，其一，檔案管理人員工作中缺少主動性，不能主動對生成的資料進行收集，其二，多數(shù)檔案管理人員認為只要將檔案資料保存起來即可，用到的時候可以找得到就行，至于材料整理、編目等都是沒有必要的，在這種思想影響下出現(xiàn)了大量“你查我閱”“坐等上門”等問題，因此整體檔案管理工作是越管越亂。其次，檔案管理人員專業(yè)知識不豐富、專業(yè)素質(zhì)不高。實際上檔案管理工作也是要講究管理方法的科學性的，若沒有一定理論知識、專業(yè)技能，則很難勝任檔案管理這項工作，加上很多企業(yè)、單位不重視這項工作，頻繁的更換檔案管理人員，因此整體檔案管理隊伍不穩(wěn)定，各項工作的銜接出現(xiàn)了“斷層”現(xiàn)象。

三、檔案管理工作的改進對策與措施

面對當前事業(yè)單位檔案管理工作中暴露出的上述問題，需要檔案管理人員及相關部門加大對檔案管理這項工作的重視程度，了解到檔案管理工作的重要性，同時強化檔案管理工作。下面結(jié)合當前檔案管理工作中存在的問題，談一談應如何改進檔案管理工作。

（一）爭取獲得領導的重視與支持

要想將檔案管理工作做好，首先應在單位上下對這項工作重視起來，而要想全員重視檔案管理，首先需要爭取獲得領導的重視及支持。首先，應從思想上改變以往對檔案管理工作的理解，真正重視檔案管理工作，并將其納入正常工作日程之中。其次，應定期將檔案管理工作以及工作中遇到的問題上報領導，爭取得到領導的支持和幫助，這樣就可以在基礎建設、穩(wěn)定隊伍及相關待遇上加大傾斜力度。

（二）做好企業(yè)檔案工作的重點

首先，應在單位中制定多項規(guī)章制度，確保檔案工作可以有章可依，為檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化及標準化方向發(fā)展提供依據(jù)，各項規(guī)章制度制定以后，檔案管理人員就可以有歸檔的范圍，立卷就可以有目標，從而為檔案保管、利用等奠定基礎，這樣一來檔案管理工作就可以有檢查的依據(jù)、考核的標準。其次，應進一步明確職責，建立起崗位責任制。事業(yè)單位應結(jié)合其實際情況制定崗位責任制，進一步明確工作標準及職責范圍，以保證檔案管理人員的工作可以有章可循、有據(jù)可依。

（三）認真做好檔案收集工作

檔案資料收集是檔案資料管理的主要工作途徑，因此必須將檔案收集工作做好，同時加強檔案管理工作的力度，更加有效的為經(jīng)濟建設服務。具體來說，首先，應充分重視對檔案收集工作重要性的宣傳，其次應完善材料歸檔制度，確保檔案資料收集可以有章可循，切實將檔案收集工作落到實處，第三應把握好檔案收集的線索，進行調(diào)查研究及跟蹤收集，最后還要注意針對不同對象采用不同的檔案收集方式。

（四）加強檔案管理的現(xiàn)代化

當前已經(jīng)進入到了信息時代，這種情況下檔案管理現(xiàn)代化必然會成為所有事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，各企業(yè)單位必然會隨著社會的發(fā)展實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。而要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標，必須首先將檔案著錄工作做好，注意加強檔案管理人員的培訓工作，不僅要加強對檔案業(yè)務及著錄知識進行深入學習，同時還要培訓檔案管理人員學習電腦等電子設備，加大這方面基礎知識及使用方法的培訓力度。

四、結(jié)語

綜上，從本文的分析和研究可見，由于檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)都經(jīng)過嚴格的管理機制把關，所有工作都要求在檔案工作人員規(guī)范監(jiān)督下完成，這樣檔案的完整、保密，以及安全性才能得到保證，這就需要事業(yè)單位不斷提升檔案管理工作的重視程度，從多角度分析問題，認真對待檔案管理工作，嚴謹?shù)膮^(qū)分和判定檔案管理工作所具有的重要性。總之，檔案管理工作必須突出重點，將檔案管理的統(tǒng)一化、標準化及現(xiàn)代化抓好，科學、規(guī)范的管理檔案，檔案管理有很多有效的方法，因此在以后的工作中還需要進行深入分析和探究。

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