淺析建立現代檔案管理制度的重要性

戚穎欣

摘要：文章首先明確了檔案工作在企業發展中的地位，并從檔案制度發展的背景出發，針對當前形勢下突出問題展開說明，而后在此基礎之上就建立現代企業檔案管理制度的合理性加以深入分析，對于切實推進檔案事業穩定健康發展有著長遠的意義。

關鍵詞：檔案工作；現代企業；檔案管理制度

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息己成為比資產更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，作為一種信息資源，作為企業生產、經營、管理、科研等各項活動和成果的記錄，作為與企業同步發展的無形資產，不僅反映了企業過去和現在的狀況，而且具有為企業經濟活動服務的潛能。

一、發展背景

企業檔案資料是長期在生產經營、科技活動、黨政工作等活動中，不斷積累的原始記錄，也是企業的寶貴財富，應該通過科學檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動認真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業檔案管理制度在某些方面失去了應有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現不應有的損失，是促進檔案事業穩定健康發展的需要，也是企業檔案部門面對的現實問題。

二、問題分析

（一）思想認識不到位

檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業領導與檔案部門工作人員思想認識不到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個崗位、每一個工作環節中去。在領導方面在管理中自律意識較差，往往把規章制度只作為制約其下級而非對自身的制約。有時只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強單位基礎管理工作的一件大事長期落實下去。在檔案人員方面缺乏工作的積極性和責任感，加之制度制定時不夠完善，執行難以配套、銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。從檔案部門出現的問題和發生的事件看，絕大多數并非偶然，與制度中的漏洞不無關系。同時檔案管理監督作用疲軟也是造成管理制度執行難的一個重要原因，即使是發現問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽，怕影響關系，最終是不了了之。

因此企業應當加強檔案管理工作意識。石油企業基建檔案的完整性，直接關系到基建項目在未來的維護工作整體效果以及安全性等方面特征，因此必須引起足夠重視。針對這一方面的問題，應當面向整個企業展開對于檔案管理和建設工作意識的加強培訓，需要在這一方面加強意識的并不僅僅只有檔案管理工作人員，同時還應當包括對應的，與基建工程會有所接觸的工作人員以及技術人員。他們會幫助發現基建工程運行過程中的細微變化與特征，并且加以記錄，同時也應當將維護工作本身的過程和操作細節包括在內。除此以外，對于相關接觸到基建項目的工作以及技術人員，還應當對其展開宣傳，培養他們使用檔案信息的習慣，并且為其留出對應的數據查詢接口，方便數據查詢。

（二）運行機制不健全

現代企業檔案管理制度的建立與運行，關鍵在于建立起現代企業檔案工作的運行機制。所謂運行機制可以理解為在一定社會條件企業檔案工作內外各要素之間互作用、自我調節和控制的功能和過程。這種機制涉及的范圍較廣，例如企業制度、與周邊機構關系、市場競爭環境、利益結構等，但歸納起來主要是動力機制和約束機制。

動力機制是推動現代企業檔案管理制度運行的基礎和動力，傳統企業檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動力機制，究其原因并非企業檔案人員工作不努力，關鍵是企業自身缺乏活力。在計劃經濟體制下，由于缺少市場競爭，企業產品多年不創新、設備改造缺乏資金、生產技術陳舊，在低水平發展中對檔案很少有回溯性利用，體現不出檔案應有的價值，檔案工作當然也就缺乏動力。因此，為構筑現代企業檔案管理制度運行機制，應使企業檔案工作緊貼企業的需求，對外滿足企業市場競爭的需求，對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求，變企業的動力為企業檔案工作的動力，在主動參與信息服務上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現代企業檔案管理制度的動力機制，對檔案部應建立相應責權利機制、競爭上崗機制、職績考核機制等也是十分必要的。

（三）管理制度不嚴格

企業有章不循，違章操作，管理不嚴，是當前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機制簡單理解為多少項業務管理制度的相加和匯總，并沒有真正認識到管理制度是一種機制，因此出現了制度制定是一回事，執行監督檢查和考核又是另一回事的現象。如檔案鑒定不及時現象就普遍存在，但對不及時進行鑒定造成檔案保管費用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責、權、利脫節，使檔案管理的最終目標無法得到較好實現。同時檔案管理制度雖多，但未體現內部管理上相互制約的原則，總認為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構成犯罪，沒有必要嚴厲懲戒，甚至片面地認為對違反管理制作的人和進行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點經濟處罰了事。這種行為的結果只能使潛在的隱患越來越大。

因此企業應當進一步建立健全基建檔案管理體制。參建部門應根據項目的特點以及檔案管理的需求建立專門的檔案管理機構，并配備專職人員進行管理，同時確保專職檔案管理人員能夠對相關技術領域的知識有所了解，保證與技術人員的順暢溝通。除此以外，還應當注重基建檔案在形成和使用等多個方面的及時性、規范性和有效性。為保證基建檔案管理工作順利開展，可將基建檔案管理工作納入工程項目管理中，明確規定資料移交、資料歸檔的時間，對于超出規定時間的單位，依據規定進行處罰。唯有賞罰分明才能切實推動基建檔案管理工作體系的發展與成熟。

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