略談階段性下的企業人事檔案管理工作

于鳳鳳 仲穎穎

摘要：所謂人事檔案管理工作是企業在人事管理中能夠直接反映每名員工的個人經歷、德能勤績、工作表現等方面情況，并以個人為單位對這些歷史記錄進行集中、統一保管，以備將來用人單位考察使用。

關鍵詞：企業；從事檔案管理；問題

一、企業人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

1.領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。

2.檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識不足。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。

3.員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

（二）封閉式的管理模式

封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現在隨著經濟的發展，企業類型不斷發展，企業員工層次的多樣性不斷的發展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外，企業檔案保存在內部企業人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續十分復雜，不能實現各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。

（三）檔案內容質量不高

目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局發布的《企業職工檔案管理工作規定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫不規范，字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一，材料用筆不規范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。

（四）企業人事檔案管理人員素質有待提高

良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門，全國高校設此專業較少，所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統的認識，也沒有受過專業的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業人事檔案管理工作人員很多是兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量。

二、企業人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認為應先從思想認識、管理體制和收集渠道四方面入手：

（一）重新認識人事檔案的功能與作用

人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運動服務，還要為經濟建設服務。人才選拔、人才管理是經濟建設的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環節，都要適應這個轉變。

（二）改革管理體制

原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側面反映同一個人在政治、業務方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進行改革，將文書、科技檔案機構與人事檔案管理機構合并，就可統一按檔案部門的標準化和規范化進行管理，有利于豐富人事檔案的內容。

（三）確保檔案材料及時更新和完整齊全

人事檔案收集的渠道不應是單一，而應是多方面的。不僅是通過組織部，人事處收集干部員工管理活動中形成的資料，還要通過企業各相應管理部門收集當事人業務等方面的材料。通過拓寬渠道來收集材料，才能將干部員工豐富多彩的社會實踐活動記錄收集齊全，才能全方位地、立體地反映職工的整體面貌。

（四）加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革

目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優化人事檔案信息也有利于國家人財物的節約。數字化、網絡化也為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎。數字化、網絡化也是未來信息化利用發展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發。

三、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作對于企業發展的促進作用是不言而喻的，加強企業人事檔案管理創新，不但是提高企業核心競爭力的重要保障，也是企業進行文化創新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業人事檔案管理的創新，從而為企業平穩、健康發展，提供人才保障。

參考文獻：

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