關于做好專門檔案利用服務的思考

郭曉娜

摘要：本文概括了專門檔案利用服務的特點，以及對于如何做好檔案服務的思考。結合在水務規劃設計院有限公司的檔案管理工作中涉及的收集歸檔、信息平臺建設、利用查詢的服務項目的全流程實踐，分析了檔案提供利用的方式、檔案信息安全性保障等方面存在的問題，并從公共服務職能、服務流程優化、服務工作的反饋與調查等方面提出了對策建議。

關鍵詞：專門檔案利用；檔案服務化；公共服務職能

我在深圳市水務規劃設計院有限公司從事檔案管理已有6年，在這里，不僅讓我愛上了檔案管理的這份工作，也讓我開始對如何做好它、如何利用現在的信息化創意更加方便的工作有了思考。

一、檔案的重要性體現在我院

水務規劃設計院檔案是水務規劃設計院各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成是以科學技術檔案為主體，包括行政文書、業務管理、財務管理、水務工程等各項職能活動中形成的檔案。

檔案工作是我院管理工作的組成部分，建立綜合檔案室，是為了維護檔案完整與安全，便于各單位、各部門的利用，因此領導也很重視檔案室的工作。

二、服務的初衷

（一）檔案管理的價值實現

由于大多數屬于科技檔案或專業技術檔案，具有重要的依據性、知識性與獨創性，故它的反復利用性很強。

例如設計檔案包括了設計中產生的報告、圖紙、變更、原始資料等，它的利用解決了現實工作中諸如工程維修改造、工程施工、設計參考、法律訴訟等問題。圖書檔案包括專業書籍、圖集、年鑒，它解決了設計人員學習、參考所需。人事檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案都分別用于備案、投標、查閱等用途。

（二）速度與激情

需求是檔案發展的牽引力。對于專門專業的設計檔案，利用率非常高，這對檔案的管理以及工作人員的服務就顯得尤為重要。除了掌握檔案的收集、管理、編目、提供利用等一般檔案工作，我認為更需要具備的是服務的速度與激情。

整理歸檔檔案是一項繁瑣的事情，每天來查借檔案的人也很多，有時還會不停地重復著取出、放入的工作，難免枯燥，這時一定需要激情。懷著對工作的熱愛，想要幫助設計人員更順利的工作，在重復性的手頭工作的同時，對創造優化的信息化工作有所思考，也是很有樂趣的。

有些時候還需要速度，找資料快、準、狠。比如在我工作這幾年里，有不少時候是設計人員匆忙跑過來需要借用一個資料，他們正在開會，領導忽然提到一個項目，并且現在就要看的，那就要求檔案管理員對檔案存放非常熟悉，能快速在系統上找到檔號，并找到實物。

三、服務類型與具體做法

（一）紙質檔案的管理利用

關于紙質檔案，我們采用的是先在科怡檔案系統上錄入檔案的基本信息，并上傳相應的電子版檔案。我們的庫房總面積為171平方米，有檔案柜28組、密集架35組，存有檔案案卷約4960卷，底圖約14223張。數量非常大，所以每一份存檔我們必須錄入電腦軟件系統中，方便我們記錄檔號和位置，更方便利用人員的查找借閱。

（二）電子檔案的管理利用

關于電子檔案，我們的圖紙采用專門的打印系統，打印會自動生成條碼，我們只要掃碼就可以把圖紙的信息錄入到系統中。這一操作節省了我們許多的時間，這也是我來工作之前不曾知道的，覺得作為檔案的管理還是有很多值得創造和提取的方法。電子文件還需要多個地方的備份，比如大容量的移動硬盤，還有異地服務器備份，都是很大量的工作。不過利用起來就非常方便，非紙質的借檔，只要填寫一個申請并負責人簽字，就可以開通查看電子文件的權限。

（三）創新精神，遇到的問題及解決方案

我們不斷地挖掘新創意，改進自己的設備，做到既節省人力物力，又更速度、準確地歸檔查檔。第一，為了更好地完善檔案服務，我們探索可用性軟件，并提出問題，希望軟件合作者可以更新改造，比如連設計報告各階段也可以生成條碼、錄入。第二，檔案是一門保密性的工作，我們不僅需要簽訂保密協議，在開通利用者閱讀、下載權限時，還需要考慮到其權限的時間跨度、開放內容、下載形式等的設定。第三，在檔案室查找閱讀紙質檔案，我們也很注重它的服務環境，目前我們只有一張桌子和凳子提供閱讀，如果能像圖書館那樣有更舒適的環境提供服務，不失為一種很好的選擇。第四，積極探索，不斷創新，緊跟時代的腳步，收納國內以及國外的管理保存方法，日益成熟我們的專業知識以及專業服務。

四、反饋與調研

任何服務都不能止于銷售過后，亦有售后服務、追蹤調研才能做到讓客戶放心、滿意。我們的檔案服務也是如此。

在每年年底，我們都會做一個《檔案室滿意度調查表》，發給設計人員，其中包括對檔案網站、檔案借閱、圖書更新和工作人員態度的意見和建議。

這個反饋對我們的幫助很大，我們根據調查表統計出他們對我們不了解的業務、不方便的程序，以便下一年更好地運行。

隨著社會信息化的日益壯大，采用電子檔案系統也更方便我們歸檔、查檔。我們還在不斷地學習尋找更方便服務于需求者的方法和技術。比如前幾天我剛去參加了《大數據環境下工程建設行業電子檔案管理和數字技術應用專題研討會》。通過檔案的知識服務，實現檔案工作的價值，將企業檔案的管理落到實處，走企業檔案知識之路。

參考文獻：

[1]檔案管理實施細則.深圳市水務規劃設計院，2003.

[2]檔案保密制度.深圳市水務規劃設計院，2013.

[3]宗培嶺.知識資源管理與企業檔案工作[J].檔案與建設，2002（8）.

[4]黃霄羽.檔案社會化服務研究[M].中國人民大學出版社，2016.

（作者單位：深圳市水務規劃設計院有限公司）