數字化視角下高校圖書館檔案管理的優化路徑

圖書館檔案工作是高校檔案工作中關鍵的一個部分，也是圖書館非常重要的一項工作。2l世紀是網絡時代，現代信息技術不斷發展，人們已經走進了一個多媒體時代，做什么事情大部分都依靠互聯網，圖書館檔案管理也不例外。利用多媒體去收集、存儲信息，把檔案保存在電腦里面，不僅可以實現長時間的保存，更有利于日常數據使用的方便快捷。本文以數字化視角下高校圖書館檔案管理為關注焦點，著力于分析其存在意義及發展前景，并提出了一些可供參考的優化路徑。

一、高校圖書館檔案數字化管理的意義

高校圖書館檔案數字化管理，既是對時代召喚的回應，也是貫徹“以人為本”理念的必然結果。一方面，數字化技術迅速地滲透到高校建設事業中來，發揮出無可替代的便捷性與兼容性。當前的高校圖書館建設所面臨的問題之一，就在于信息資源的冗雜以及管理體系缺乏系統性。高校圖書館檔案管理的數字化改革，可以規避傳統模式帶來的弊端，并在運作過程中顯現出更高的效率性。另一方面，在信息化浪潮的沖擊下，高校師生接受信息的模式發生了改變，對網絡技術的依賴性愈發強烈。數字化的檔案管理方式正好契合了師生的接受心理，使他們更加自由、愉悅地獲取知識資源。

二、高校圖書館檔案管理現狀

（一）缺乏檔案管理工作認知

很多高校圖書館，尚未認識到檔案管理工作的重要性。沒有專業人員對高校圖書館檔案進行管理；檔案存放地點缺乏固定性，很容易變更；檔案管理制度不夠嚴格和完整。高校領導僅將目光聚焦在圖書館建設及發展中，忽略了檔案管理工作的重要性，對該項工作缺乏認知，導致部分檔案資料丟失、毀壞等，阻礙了高校圖書館各項工作的順利進行。

（二）檔案內容不夠完整

高校圖書館檔案管理工作中，缺乏制度依托。檔案管理人員多由高校教師或行政人員兼職，專業性不強，且流動嚴重，以至于工作交接過程中，經常存在檔案遺失問題，使檔案內容不夠完整，很容易出現斷檔、缺檔問題等，導致各項工作無法順利開展。對檔案進行二次使用時，其價值嚴重下降，對高校圖書館未來發展產生了嚴重的限制。

（三）檔案數字化建設進程緩慢

為適應網絡信息時代的發展要求，高校圖書館加大了數字化建設力度。但是，建設過程極為緩慢，且各種問題頻發。當前，仍有部分高校圖書館，采用人工管理模式，進行檔案管理，沒有采用電子化方法對圖書文獻信息資源進行保存，仍以紙質方式進行檔案存儲，使檔案管理工作難以適應圖書館的信息化發展進程，也無法滿足信息化背景下的檔案管理需求。

三、數字化圖書館的多媒體檔案管理建設

（一）建立檔案指南資料庫

這個數據庫主要是說明學校圖書館檔案的情況和檔案中所存儲的書籍，以及檔案布局是怎樣的，這樣那些進入數字檔案系統的學生就可以根據這些介紹，有針對性地找到相關內容，省時省力。

（二）建立開放檔案用戶目錄數據庫

學生可以在這個目錄數據庫中，對學校圖書館檔案庫進行信息查詢。這個目錄是很重要的，是檔案多媒體化的基本要素，它把許許多多的文檔內容，寫成一個詳細目錄，以便學生隨時進行查閱，獲取所需信息。

（三）建立原文影像資源庫

這種資源庫是把高校檔案館里面的一些很有價值的稿子、圖片、圖紙等檔案，用電腦掃描后，轉化成圖片、聲音和播放文件等，之后把他們都存儲在光盤或者磁盤里面，這樣就把紙張的信息變成了電子格式的信息存儲下來，這些信息可以發布在高校內部校園網上，供學生瀏覽。這個資源庫與前面提及的目錄數據庫相聯系，通過這些途徑，可以使學生快速定位所需信息，進行閱讀和借鑒。

（四）建立史料匯編、專題文件匯編資料庫

這個資料庫需要高校圖書館工作人員對校圖書館書籍進行分類整理，統籌規劃，使圖書種類更加集中。圖書管理人員還應不斷地對這些書籍進行補齊或者加入更多的信息，不斷豐富并完善圖書資料信息，資料齊全了，學校圖書館的信息服務功能也就提升了。

（五）圖書館檔案的多媒體轉換

高校圖書館工作人員不僅要將現有的圖書資料進行多媒體化管理，更要做好資料多媒體化后的各項后續管理工作。首先，如上所述，是要建立一個學校內部數據庫的目錄，指引學生找尋信息。其次，圖書館在校園網頁中獨立設置一個圖書館檔案欄目，向學生介紹圖書館檔案信息，從而使得在校學生可以很好利用校圖書館檔案。最后，由于進行多媒體轉換后，圖書館檔案管理都是通過網絡來完成的，信息安全是一個很重要的問題.在圖書館檔案整理的過程中，對數據進行編輯、刪除管理的時候，要特別注意，避免出現信息記錄錯誤，保持原有信息的準確度。因此，工作人員要保證信息的安全，在計算機病毒、權限管理、信息加密等各方面的技術要不斷加強。另外.在檔案進行多媒體化后，檔案信息要盡量最小化，這樣有利于信息更加方便傳送，在多媒體技術的運用中把檔案工作做到最好。

四、總結

檔案管理工作是高校圖書館中的主要內容，其專業性強，日常管理要求比較高。無論是高校領導，還是圖書館負責人，都要改變傳統以圖書館建設和發展為主的思維模式，強調檔案管理工作的重要性，增加檔案管理意識。依據高校圖書館發展背景，建立完善的檔案管理制度，以確保高校圖書館中各類檔案的完整性，避免出現缺漏、丟失等問題，并采用正確的方式，將檔案現代化建設工作落實到位。

總而言之，在不同階段各項工作都有不同的變化。檔案工作也是如此。在信息化時代.圖書館檔案管理要及時作出相應的調整，緊跟社會的發展腳步。現在高校的圖書館檔案工作都朝著現代化、網絡化發展，這也是一種進步的表現。檔案管理多媒體化的轉換，使得圖書館由原來的需要大量人力物力的支持，到現在走向網絡化，更多人群可以對它進行利用，使用起來也更加方便，大大擴展了圖書館信息服務的空間。用計算機和網絡技術來進行圖書館檔案管理是時代發展的必然結果，也必將發展成一種高效、普遍的管理方式。

作者簡介：方冬姝，1987年9月，性別：女，民族，漢，河南省鄭州市人，職稱助理館員，單位：中原工學院，研究方向：檔案管理。endprint