與時俱進，探索高校檔案資源建設新途徑

彭青蓮

摘要：高校檔案資源建設是高校檔案工作的前提和保障、基礎和核心。目前越來越多高校意識到檔案資源建設的重要性，并不斷探索檔案資源建設的新途徑。本文論述了檔案資源建設的重要性，分析了檔案資源建設過程中存在的問題，并提出與時俱進探索高校檔案資源建設新途徑。

關鍵詞：高校檔案；資源建設；新途徑

高校檔案是學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動的直接記錄。學校檔案所保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校創造性勞動的凝結和體現。檔案資源建設作為檔案工作的基礎性工作，是開發利用檔案資源的前提，是檔案工作服務學校和社會的基本保障。它關系到檔案事業的可持續發展，是高校做好檔案工作的前提和保障、基礎和核心，決定著檔案服務的質量和水平。高校檔案館要根據不同時期學校發展的需要，探索高校檔案資源建設新途徑。

一、高校檔案資源建設的重要性

習近平總書記早在浙江工作時就指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案工作中的資源建設非常重要，它既是檔案工作的起點，也是檔案工作的終極目標。首先是滿足人民群眾日益增長的檔案需求的需要；其次是提高檔案館工作整體水平的需要；再次是檔案館資源建設發展方向的需要。

高校檔案資源是一個集黨政管理、教學、科研、產品、出版、儀器設備、財會、外事、聲像等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系， 是新時期指導高校檔案工作與時俱進的重要理論依據，是高校檔案工作的主要內容之一，也是辦好學校的重要基礎工作之一， 是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。

高校檔案資源建設既是學校檔案館的生命，又是立館之本、強館之基、活館之源。高校檔案是傳承校園文化的載體，是學校發展的記憶。高校的檔案不但對學校各項工作具有可查考的價值，同時檔案的原始憑證作用也日益顯現，在高校發展過程中具有無可替代的重要作用。只有不斷豐富檔案館藏，才能為高校發展提供有力保障，充分發揮檔案的價值，從而使檔案工作的重要性被社會認可，進而推動檔案工作。學校檔案館要充分認識檔案資源建設的重要性和緊迫感，不斷創新發展思路，努力探索學校檔案資源建設的基本規律，依法行政，強化收集歸檔，重視民生檔案建設，縮短民生檔案進館時間，做到凡是對學校及廣大師生員工、歷屆校友有用的檔案應收盡收，應留存盡留存，切實建立起體現高校特色的檔案資源體系。

學校檔案資源的豐富程度也直接影響著檔案館的服務效果。檔案工作是一項服務性的工作，服務靠的是什么？ 靠的就館藏豐富的檔案資源。高校檔案館作為學校檔案的永久保管和利用基地，其檔案資源建設是檔案館生存發展的先決條件。高校檔案資源真實地記載了高校教學、科研、黨政管理等職能活動及高校發展的歷史軌跡，客觀地反映和記錄了高校教學、科研、黨政管理等各方面改革發展的現狀，是高校進行各項改革發展不可缺少的重要信息來源。豐富的檔案資源既是檔案工作的物質基礎和基本前提，又是實現檔案工作“服務功能”的根本保證。

二、高校檔案資源建設問題分析

近年來，高校檔案資源建設有了較大進展，但依然存在諸多問題。

1、檔案管理意識淡薄。

當前，高校檔案資源建設工作之所以難以開展，很大一個原因是由于高校各職能部門缺乏必要的歸檔意識、檔案部門缺乏必要的管理意識所致。在傳統檔案管理觀念的束縛下，高校各職能部門對檔案文件歸檔管理的重要性缺乏必要的認識。雖然在各部門內部形成了大量的歷史文件，但大多是積累、保存在形成者手中。有些人出于方便自身利用，有些人則是怕增加自身的工作量，而不愿意承擔文件的歸檔工作。而從檔案部門角度來講，檔案管理意識淡薄也有其一定的因素，如有些高校檔案工作者還沒有充分認識到檔案文件的價值；有些檔案工作者由于自身業務能力和技術水平所限無法科學地開展檔案的歸檔管理工作等。總之，由于大多數高校檔案部門、學校各職能部門的歸檔意識不強，導致高校內部形成的各類有價值的文件材料得不到及時歸檔保存。這一現狀嚴重阻礙了高校檔案資源建設工作的穩步開展，因此，提升高校各部門的歸檔管理意識勢在必行。

2、收集工作厚此薄彼。

收集工作厚此薄彼。自1993 年國家教育委員會發布《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》的通知以來，全國各高校的檔案大致可分為文書檔案、學生檔案、教學檔案、科研檔案、聲像檔案、基建檔案、財會檔案等十三至十五大門類檔案，可以說檔案門類豐富，分類科學合理。但在實踐工作當中，由于檔案收集的難易程度和檔案人員編制少等原因，實際上，許多高校的檔案管理工作存在顧此失彼、重此薄彼的現象。一般情況下高校檔案日常工作中往往偏重于文書檔案、學生檔案、財會檔案、基建檔案等門類檔案的管理，因為這些檔案管理已經形成了穩定的工作機制，檔案產生部門會自覺移交，而且這些檔案的利用率高，檔案管理員也會將時間和精力側重于這些檔案。而對比較分散的實物檔案、校史檔案或未理順好工作流程的外事檔案、儀器設備檔案等門類檔案收集不夠重視，只有寥寥幾件，甚至于空白。

3、檔案信息化程度低。

當前高校檔案信息化建設普遍落后于高校信息化建設。由于缺乏足夠的資金、高素質的信息化人才和先進的思想觀念， 目前仍有少部分高校還沒有建立起檔案工作網站， 大多數的情況只是采用了相應的檔案信息系統來管理檔案，建立了文件級目錄數據庫，部分實現了文檔一體化，在工作中能夠使用計算機等現代化工具，但還沒有實現網上辦公和文檔一體化管理， 缺乏對檔案信息進行網絡化建設，沒能跟上時代的發展與進步，這樣必然影響檔案信息資源有效的開發和利用， 阻礙了檔案信息事業的發展。

4、檔案隊伍素質不高。

當前在高校檔案部門中，檔案工作隊伍建設存在著一定的缺陷，如檔案工作人員年齡普遍偏大；高學歷、高職稱的人才較少，檔案學相關專業的工作人員還不到總人數的一半等。兼職檔案員隊伍普遍存在檔案意識薄弱， 業務素質不高， 年齡結構不盡合理，年輕人偏少， 缺乏穩定性等問題。這些問題的存在，間接造成了高校檔案管理隊伍的知識結構不盡不合理，業務素質普遍偏低等現象的存在，而這對高校檔案資源建設工作的正常發展是極為不利的。因為，開展高校檔案資源建設是一個長期積累、不斷更新的過程，這在一定程度上就對其工作的主體——高校檔案管理隊伍提出了更高的要求，他們必須要具備較強的專業水平、較高的業務素養、較為廣闊的服務視野。但是，從目前來看，各高校檔案部門在這一點上都還存在著一定的差距。endprint

三、探索高校檔案資源建設新途徑

加強檔案資源建設， 必須建立良好的運行機制， 做到任務明確、措施有效、指導有力、督促到位。

1、履行職責，強化依法歸檔意識，為檔案資源建設可持續發展創造條件。

高校檔案館既是高校檔案管理的行政部門，又是永久保存和提供利用高校檔案的科學文化事業機構。高校檔案館要充分發揮檔案管理職能的功能，認真履行監督、檢查和指導職責，真正使兩種職能的優勢成為檔案資源建設可持續發展的動力。要樹立“依法治檔”的思想理念，通過借助校園網、校報及檔案館網站等宣傳渠道，開展廣泛、深入、扎實的檔案法制宣傳活動，從思想上強化資源建設法律意識，利用各種機會和場合，呼吁各部門重視文件材料的收集、整理（立卷）及歸檔，注重工作中“痕跡”的保存；強化各部門及每一個教職工“既是檔案的制造者，又是檔案保護者”的法治意識和責任意識，形成人人懂檔案、知檔案、愛檔案、存檔案、用檔案的良好氛圍。

2、建立檔案資源建設工作機制，拓展收集范圍的廣度和深度。

將學校發展形成的檔案全部收集齊全，應是檔案工作者追求的目標。建章立制，從源頭上保障檔案資源建設。確實建立一套完整的檔案資源建設工作機制是當務之急。建立完善兼職檔案員網絡工作機制；建立預立卷工作機制；建立加大對兼職檔案員的培訓指導機制；建立館內工作人員跟蹤校院大事機制；建立常規歸檔和實時歸檔相結合的機制；建立館內收集工作的定性定量考核機制；建立年終部門歸檔質量的反饋機制等，使檔案工作者有章可循。檔案館應加大力度，扎實做好各立檔單位檔案監督指導工作，從源頭上把好館藏檔案資源建設關。監督指導人員不僅要對各立檔單位的文書檔案年度立卷工作進行監督指導，還要對其它門類、其它載體檔案材料的收集、整理、移交等不同情況進行指導，真正承擔起“為黨管檔，為校守史”的神圣職責。

3、建立數字化檔案，以信息化促進檔案資源建設。

以信息為先導，根據學校實際，構建檔案工作網絡，配置檔案管理軟件，實現計算機輔助處理，實現電子檔案管理，合理運用現代信息化技術，不斷提高檔案管理現代化水平。在數字檔案資源中，資源范圍與來源大大拓寬，收集方式多種多樣， 這就為檔案館在資源收集機制的優化上提供了較大的創新余地。數字檔案資源具有格式多樣，易于加工處理和傳輸等特點。相比傳統載體檔案而言，依賴于現代信息處理技術，數字檔案資源有著更多的呈現形式與傳播渠道，可以以更生動、更有趣、更便捷與更吸引人們注意力的方式呈現給用戶。這就要求檔案館更加重視用戶心理與用戶需求的分析研究， 充分利用先進的信息技術，不斷創新資源的呈現形式，使數字檔案資源以更易于、樂于接受的形式提供給用戶，從而提升利用者的用戶體驗。

4、建設高素質檔案隊伍，保證檔案資源建設順利開展。

高校檔案館開展檔案資源建設工作，需要建立一支高素質檔案工作隊伍。為此，高校檔案部門應在平時工作中，充分結合自身實際，積極開展檔案工作人員的選聘工作，對那些學歷層次較高、專業對口、具備一定研究能力和實踐水平的檔案學或相關專業畢業生應努力吸收到高校檔案工作隊伍當中，使高校檔案工作隊伍充滿朝氣和干勁。同時，高校檔案館還要針對檔案工作的具體實際，經常性地開展檔案從業人員的各項培訓工作，除要求其具備基本的政治素質和法律知識外，還應特別注意其科學文化知識和過硬專業技能的培養和提高，以使高校的檔案工作隊伍逐漸成為一支具有綜合素質的、全面發展的、能夠為高校檔案館所用的、符合社會發展需要的高校檔案工作團隊。

綜上所述，加強高校檔案資源建設是目前各高校檔案部門一項緊迫的任務。我們只有深刻認識到高校檔案資源建設的重要意義，以對歷史、對學校、對高校檔案事業負責的精神，認真謀劃檔案資源建設，才能使高校檔案工作在學校發展、社會建設中發揮更大的作用。

參考文獻：

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[2]楊偉龍《高校檔案資源建設存在的問題及解決對策》城建檔案 2015.08

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