人力資源檔案管理中運用信息化的必要性探究

黃衛東

【摘要】隨著互聯網的發展，多媒體以及信息技術也越來越普及，先進管理理念和技術的應用范圍也愈加廣泛。在現代信息技術普及應用背景下，利用先進的電子技術手段推動人力資源檔案信息化建設，提升人力資源檔案管理的效率，已成為各類社會組織優化用人機制、完成工作任務的必然選擇。這是實現人力資源檔案信息資源共享的重要手段和方式，對提高企事業單位人力資源管理水平具有重要的現實意義。本文重點對人力資源檔案管理中運用信息化的必要性進行探究。

【關鍵詞】信息化；人力資源；檔案管理

一、人力資源檔案管理中運用信息化的重要性

（一）人力資源檔案信息化建設是人力資源管理工作開展的基礎。人事檔案管理與人力資源管理密切相關，人才作為企業之間競爭的核心，工作履歷、職務晉升及獎懲等重要信息都要記錄在檔案內，并通過檔案作為未來晉升、職務任免等的參考。傳統的人力資源檔案管理工作只是對檔案做了基本的保管工作，查詢非常不便，因此完善企業人力資源檔案管理工作是提升企業競爭力的關鍵手段。改變傳統的人力資源檔案管理方式，抓住信息化建設的機遇，利用計算機技術對人力資源檔案進行分類、分析，這是現代企事業單位對人力資源高效管理的基本手段，也是人力資源檔案工作能夠展開的基礎。

（二）人力資源檔案運用信息化有利于提升檔案服務水平。人力資源檔案管理本身就是為了給企事業單位提供管理上的便利，以便及時發現人才，制定措施，提升企事業單位管理水平。人力資源檔案運用信息化較傳統檔案管理手段和方法而言更有利于提升檔案服務水平，已經成為時代發展的必然要求。首先，人力資源檔案管理的信息化可以將傳統的紙質檔案材料轉為數據在電腦中進行儲存，在查詢時只需要輸入相關信息就可以實現智能查詢，節省了時間和人力。其次，在數據庫中的信息是經過反復認真核對的，并且有一定的要求，增加了檔案管理的規范性。最后，人力資源檔案信息化建設讓檔案不再是一打廢紙，真正可以為企事業單位提供關鍵信息。

（三）人力資源檔案信息化是新時期人才戰略的需要。隨著社會政治、經濟體制改革的深入，市場競爭日益激烈，人力資源檔案的管理工作如果還是依靠傳統紙質檔案的管理模式很難實現對人力資源的最優配置。信息化技術在人力資源檔案管理中的應用可以極大便利檔案的存儲和調用，還能利用網絡和相關專業理論對不同類型、不同專業、不同特長的人進行科學的分析歸類，形成反映人才培養背景、資質經歷、業務能力的綜合平臺，從而更好地為選拔、培養、任用專業人才，對于實現人才培養目標化、人才管理協調化目標、人才使用便捷化具有重要的作用。

二、實施人力資源檔案管理信息化的有效措施

（一）強化人力資源檔案管理的信息化意識。目前，我國還有大量的企事業單位并不關注人力資源檔案的管理，這就需要我們進一步提高檔案管理的現代化意識。一方面，人力資源檔案管理的一線工作者要重視人力資源檔案管理工作，自覺的把人力資源檔案管理工作與社會活動結合起來，強化科技化意識、深化人力資源檔案管理由手工操作向數字化過程轉變的認識，主動面向這項具有改革意義的工作。另一方面，檔案信息意識的形成需要領導的重視和支持，包括加大資金的投入，及時提供意見和建議等，促進工作人員對于人力資源檔案管理信息化的重視。

（二）完善人力資源檔案信息化平臺。信息化在人力資源檔案管理中的運用，主要是利用信息化手段對檔案進行處理、分析、存檔等，方便在未來調取使用，能夠有效提高人力資源檔案的利用率，提升管理效率。完善人力資源檔案信息化平臺，首要的就是要對人力資源檔案管理系統進行完善，確保相關信息的準確度和完整性。首先，企事業單位可以根據單位不同的管理狀況、人力狀況等選擇合適的管理軟件。其次，投入資金為人力資源檔案信息化建設配備相關的現代化儀器。最后，還要利用防火墻控制、信息加密等多種技術手段對抗網絡病毒和信息丟失的威脅。

（三）提升檔案管理人員的職業素質。人力資源檔案信息化離不開高素質、專業化的檔案管理人員，尤其是在信息技術高速發展的今天。企事業單位培養的現代化檔案管理隊伍要根據現代檔案管理的需要，懂得相關的電腦操作知識、專業的檔案管理軟件、扎實的檔案管理專業知識等，這對于企事業人力資源檔案管理信息化具有十分重要的意義。首先，可以努力吸引優秀的復合人才加入人力資源檔案管理的工作，更新工作隊伍，補充人才。其次，重視現有檔案管理人員的培訓和繼續教育，開展規章制度及操作的相關培訓。最后，建立良好的獎勵體制，提高工作人員的工作積極性和熱情。

三、結語

隨著社會的快速發展，信息化技術應用的范圍已經越來越廣泛了，人力資源管理信息化是時代發展、科技進步的必然要求，面臨著機遇與挑戰并存的現實。不可否認的是，人力資源檔案管理信息化已經成為推進人力資源贏得競爭優勢的重要手段，需要我們科學地規劃、努力實踐，為社會提供更加便捷高效的檔案服務。

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