干部檔案材料的分類研究

姚珊

【摘要】干部檔案材料管理工作是檔案工作中一項極其重要的內容，對于干部檔案的分類工作，要進行有效裝訂、整理并進行存檔，保證干部檔案資料內容信息的完整性，在使用檔案材料時，能夠及時調出及整理，是干部檔案材料分類的最終目的。

【關鍵詞】干部；檔案材料；分類研究

檔案工作是對信息內容進行整理的工作，做好各方面的檔案分類整理工作對行業資料的有效存儲有著積極的促進作用。干部檔案資料作為極其重要的信息內容，在進行檔案分類時一定要嚴格仔細，在對內容進行嚴格審查的基礎上，根據其特點進行分類存檔。在進行分類過程中，嚴格遵守干部檔案材料的分類要求，區分開主件和附件，需要根據規定進行裝訂，有效完成干部檔案材料分類工作。分類是干部檔案材料進行中的重點內容，一定要嚴格遵守規定，分類要準確，保證分類科學，使用有效。

一、干部檔案資料的主件和附件

進行干部檔案材料分類工作的第一步就是區分出干部檔案材料的主件和附件，才能根據其內容進行接下來的工作。主件和附件是干部檔案材料的重要組成部分，一般情況下，可以根據材料內容的具體信息進行分類。言語上側重于結論、批語、鑒定等內容都屬于干部檔案材料的主件內容，而草稿等信息則屬于干部檔案材料的附件內容。為了方便區分干部檔案材料的主件內容與附件內容，一般的管理機關會有相關的分類標準，保證分類的準確性。另外還有補充內容，可以根據補充內容進行分類。如果不能有效區分主件、附件內容，則會導致草稿信息、組織結論、正稿內容等組織材料雜亂地的堆放在一起，不及時進行整理會影響后續的使用工作，給干部檔案材料分類工作增添更多的影響因素。

二、干部檔案資料分類的方法

在進行有效的主件、附件工作分類后，就要進行分類工作的主要工作。按照實際工作的經驗總結，一般干部檔案材料分類的方法有以下幾種：按照時間、內容、來源、形式等規則分類。以上幾種分類類型都是常見的干部檔案資料分類方法，在日常工作中可以作為參照進行實際工作進行。

（一）按材料產生時間分類。實際的工作中，按照檔案材料產生時間進行分類的現象比較常見。可以按照檔案材料產生的時間進行分類，結合有關的方法；按照檔案材料所屬年份進行有效的分類，在工作中，考慮實際情況進行分類整理；按照干部歷史中不同的工作階段進行分類。無論是具體使用哪一種分類方法，都要根據檔案材料上的具體日期進行執行，確保檔案材料分類工作的準確性。如果是遇到檔案材料未標明日期的情況下，可以對檔案材料內容進行閱讀，通過文字、字體等信息內容辨別內容的時間。如若存在一份檔案材料中出現兩個日期的情況，則要根據檔案內容辨別比較貼近的一個日期進行實際使用。實際工作要根據具體情況進行具體情況的考慮，結合材料的相關內容認真嚴格進行工作。

（二）按材料內容分類。在檔案材料分類中，主件和附件也有具體的分類細則。一般來說，個人履歷、自傳等信息內容之間不能混為一談，采用準確的分類方法能夠避免同性質材料之間的混淆。但是，這種分類方法也有很多的弊端，例如干部之間的水平存在著一定的差異性，給檔案管理工作者帶來了一定的困難，管理者難以根據內容進行有效的內容掌握，所以在實際工作中，要遵守以下規則：首先，分類工作中要如實全面的反映干部檔案材料的內容，根據其內容進行有效的分類。嚴禁僅根據內容標題就決定干部檔案材料的所屬類別。其次，分類類別應簡潔而具有合理性，分類設置要根據材料內容和材料多少進行合理的設置，體現干部檔案材料分類工作的有效性。設置類別不應讓其形同虛設，產生不必要的分類麻煩。最后，在進行分類工作時，為了以后工作中的查找等，要根據材料之間的聯系性進行層次的分類排列，方便日后使用和查找。

（三）按材料來源分類。在按照干部檔案材料來源分類中，主要體現在按照組織機構分和作者分兩種。在工作中，檔案材料內容中會體現作者或承辦單位等信息內容，檔案分類工作人員可以根據這些內容對干部檔案材料進行分類，這種分類方法簡明有效，可以避免因材料內容水平差異而產生的分類不準的現象發生。由于此分類方法容易造成不方便管理、使用等缺點，所以在實際工作中按照檔案材料來源分類方法作為時間和內容分類法的補充方法，在進行這種分類方法時，要認真審查并分析。

（四）按材料形式分類。在干部檔案材料分類工作中，有多種多樣的分類方法，除了以上三種外，還可以根據檔案材料的制成材料、材料形狀等外在形式進行分類。干部檔案材料在實際使用和外在形式制作過程中有很多的差異性，可以將這些特點作為檔案干部材料的分類依據，根據外觀形式進行檔案材料的分類有利于材料的保管和安全。盡管根據干部檔案材料的制成材料等方式進行分類工作簡便有效，但是也應有效根據實際情況進行分析，保證分類工作有依據。

三、結語

干部檔案材料分類工作的進行便于檔案材料的存檔及后續工作中的使用，為了避免材料混淆等情況發生，在進行檔案材料分類前，要根據其特點及內容信息等進行分析及歸類，避免主件和附件混在一起。同時，干部檔案材料分類工作要及時進行，這樣可以及時排查相關問題，避免材料堆積的現象出現，為管理分類工作打下一個良好的習慣，保證分類工作的有效性。

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