淺析設備檔案的特性和保管利用方法

許安宇

【摘要】本文論述了設備檔案的特性和保管利用的方法，作者結合工作實際認為，在設備檔案的管理利用中，必須采用區別于其他各類檔案的保管利用方法。

【關鍵詞】設備檔案；特性；保管利用

設備檔案是管好設備的條件和依據，也是服務于生產和工作的必備條件，它是科技檔案的一個重要組成部分。因此，設備檔案從屬于科技檔案定義的總概念，但又具有其本身的特點和保管利用的方法。本文就此談一點個人淺見。

一、設備檔案的基本特性

（一）設備檔案的來源。就一般單位而論，設備來源不外乎二種：一種是自制設備，一種是外購設備。而大量的主要是外購設備，這些設備在制造過程中形成的電氣原理圖、易損件圖紙、使用維護說明書、安裝單、質量保證書、設備零部件清單等等技術文件材料，就生產制造單位而言，是產品檔案，而它作為隨機文件，隨同設備運到了使用單位，就轉化為設備使用單位的設備檔案，它和用戶開箱安裝使用后所形成的一系列日常記錄共同構成了完整的、不可缺少的設備檔案整體。

（二）設備檔案的歸檔時間。科技文件材料的歸檔工作，通常是在一個項目的未尾（告一段落）后進行的，但設備檔案的歸檔工作，是在設備工作的開頭，一種設備進單位后開箱，作為設備檔案主體的隨機文件即被取出歸檔，由此成為設備檔案的隨機文件的利用工作，就貫穿于整個設備的安裝、調試、運行、維修、保養、事故處理、改進、改裝直至報廢等工作。在此期間，還將不斷形成各種日常記錄，隨時轉化為設備檔案，與隨機文件一起被利用。

（三）設備檔案的保管期限。科技檔案的保管期限，一般為永久、長期、短期三種，在檔案立卷歸檔入庫時，就根據其利用價值的大小，由單位鑒定小組確定了保管期限，并通過按期鑒定來調整保管期限。而設備檔案的保管期限，卻是由設備本身的使用壽命來決定的。隨著科學技術的飛速發展，設備的更新換代將日益頻繁，很多設備的使用期將大大縮短，因此，為設備工作服務的設備檔案的利用期限也將縮短，如果某臺設備的使用期已到，成為報廢品，但隨其而用的檔案還在，則一方面對庫房增加壓力，影響檔案的精干和使用價值，同時也牽制著檔案人員的一部分精力，因此，設備檔案不能單純地定為永久、長期、短期，也不能在鑒定時調整期限，它必須作為設備管理的一個環節，隨整個設備工作動而動。

二、設備檔案的保管利用方法

設備檔案上述的這些特性，決定了在設備檔案的管理利用中，必須采用區別于其他各類檔案的保管利用方法。

（一）集中統一管理。集中統一管理，是我國科技檔案工作的一項基本原則，也是設備檔案工作的一項基本原則，用這一項基本原則來指導設備檔案工作，就要求每個單位，要由檔案部門來集中統一管理全部設備檔案，克服那些由部門、科室或小組、甚至個人分散管理的現象。在實踐工作中，無論是自制設備鑒定驗收，還是外購設備開箱啟用，均應有設備管理部門、設備使用部門、檔案管理部門三者同時到場，共同參加鑒定驗收，填寫設備履歷表，由檔案部門及時收集所有的技術圖紙資料和文字材料，并將所有的材料立卷歸檔，登記入庫，然后按照檔案管理制度，進行移交，實行分散管理，同時，檔案部門還要定期進行檢查核對，并進行適當的業務指導，擔負起集中統一管理的職責。把好這一關，是做好設備檔案工作的重要一環，也是做到設備檔案集中統一管理的有效措施。

（二）設備檔案的歸檔范圍。設備檔案的特性，決定了設備檔案的歸檔范圍，每個單位的各種設備，盡管在價值、屬性、用途、標準化程度等方面存在差異，但在設備檔案的利用上，其地位是平等的，無論什么設備，從啟用到報廢，都按照設備工作的固有程序，經歷一系列相同的過程，而這些過程的每一步都須以設備檔案為依據，我們開展設備檔案工作，目的就是為設備工作提供必要的依據，因此，凡本單位的生產設備（即企業中能夠改變產品零件形狀和性能的為生產服務的機電設備）、非生產設備（即企業中由行政部門、生活福利部門和基本建設部門管理和使用的設備），在生產單位出廠與使用單位購進、安裝、調試、驗收、使用、維護保養、改進、改裝、報廢以及報廢時的技術鑒定過程中隨之形成的、具有利用價值的設備技術文件材料都屬于歸檔范圍，應當將其系統整理，由保管單位保存，對那些價格較貴、精密度較高、在生產科研中起主要作用或從國外引進的設備，在整理和歸檔保管上應重點對待。

（三）設備檔案的利用。由于設備檔案的利用工作貫穿于設備工作的全過程，因此，對設備檔案的利用相當頻繁，在一個單位，往往有許多同類異型或同類同型的設備，編號的龐雜，利用的頻繁，常常會影響調卷速度和服務質量，為了迅速準確地提供利用，在進行設備檔案的分類編號時，就要把著眼點放在“迅速”“準確”上，比如，在設備檔案的分類編號上，可以分為二段，第一段將部門按順序號作為類別；第二段按設備部別作為順序號，用阿拉伯數字表示，組成保管單位，這樣，便于記憶，也便于調閱。另外，具有必要的檢索工具是檔案擴大利用的重要條件，由于管理上的原因，檔案還不能像開架的技術書刊那樣，可供直接挑選，利用者必須借助于檢索工具，就能使借閱一索即得；反之，檢索工具不完善，就沒有提供利用的手段，因此，從實際出發，編制必要的、完善的檢索工具，是積極利用設備檔案的有力措施。設備檔案檢索工具，除建立設備檔案目錄數據庫，形成總目錄和分類目錄以外，還可以搞平面布置索引，在平面上標明機器設備裝置的名稱、型號、編號、檔案號，這樣，在需要利用設備檔案時，只要知道設備所在位置，檔案人員就能迅速、準確地調出所需案卷，如果某臺設備已經調撥或報廢，只要在備注欄中加以注明，就不會造成誤差。