淺談信息化時(shí)代藥檢檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)

劉丹

【摘要】中國(guó)的信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)，藥品檔案部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不是單純的集合而成，而是逐漸豐富為文件信息的收集、交流以及咨詢(xún)服務(wù)。應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的現(xiàn)代化建設(shè)，提供全面、準(zhǔn)確、高效的全方位信息服務(wù)。藥品檢驗(yàn)檔案信息作為一種重要的資源，在醫(yī)藥行業(yè)和全社會(huì)的和諧發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

【關(guān)鍵詞】藥檢檔案；有效管理；趨勢(shì)發(fā)展

藥品檢驗(yàn)所是國(guó)家藥品監(jiān)督保證體系的重要組成部分以及技術(shù)支持部門(mén)，執(zhí)行國(guó)家藥品監(jiān)督檢查規(guī)定，中心工作是質(zhì)量監(jiān)督和藥品檢驗(yàn)，主要的責(zé)任是執(zhí)行監(jiān)督生產(chǎn)質(zhì)量、檢驗(yàn)分布、使用藥物和其他方面。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)工作的深入開(kāi)展，做好藥品檢驗(yàn)所檔案管理工作，已成為全面管理藥品檢驗(yàn)工作的基礎(chǔ)。

一、未來(lái)趨勢(shì)之一：領(lǐng)導(dǎo)愈加重視

一個(gè)單位檔案工作的好壞，直接關(guān)系到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，特別是面對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作中出現(xiàn)的難題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否，有著舉足輕重的作用。因此，檔案館應(yīng)改變工作的從屬地位，加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷的提升綜合檔案室建設(shè)，特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)其設(shè)備配置、文件保護(hù)、人員培訓(xùn)等單位列入發(fā)展計(jì)劃，并及時(shí)根據(jù)經(jīng)費(fèi)的狀況不斷進(jìn)行增加，在任何情況下，對(duì)于綜合檔案室的設(shè)施以及設(shè)備不隨意占用，保證檔案室以及庫(kù)房實(shí)際的用途。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該清楚，對(duì)于檔案管理，應(yīng)當(dāng)實(shí)行“集中管理、統(tǒng)一保管”的原則，加強(qiáng)檔案工作，確保檔案收集齊全，從而提高藥品檢測(cè)效率，藥物檔案為事業(yè)發(fā)展服務(wù)，是檔案管理工作的目的。

二、未來(lái)趨勢(shì)之二：電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理

（一）將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為成電子檔案。現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，根據(jù)存儲(chǔ)、使用等因素形成相應(yīng)的電子檔案，即紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程通常有兩種途徑：一是單位接收外部文件時(shí)，實(shí)行數(shù)字化歸檔；二是對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，使得檔案具有兩種形式。

（二）電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案。為實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)久可讀性，在日常操作中，將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，這種轉(zhuǎn)變也有兩種方式：一是直接在計(jì)算機(jī)中完成檔案的制作，二是接收電子文件（以電子郵件、電子公文傳輸系統(tǒng)）傳輸后，通過(guò)紙質(zhì)的形式，輸出后形成的。在這兩種情況下，文件有兩個(gè)版本，形成電子文件和紙質(zhì)文件管理雙軌制。

（三）同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步歸檔。對(duì)于相同內(nèi)容的電子文件和紙質(zhì)文件，都應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行同步歸檔。這不僅解決了文件的真實(shí)性和完整性，而且還可以解決用戶對(duì)其利用的廣泛性以及共享性，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件之間的相互互補(bǔ)。

（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案之間進(jìn)行通道的建設(shè)。通過(guò)進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)獲取檔案，一旦電子系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可以手動(dòng)檢查紙質(zhì)版本，如果紙質(zhì)檔案不小心銷(xiāo)毀，就可以在信息系統(tǒng)中找到，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理性。

（五）條形碼的形式，對(duì)藥品檔案的進(jìn)庫(kù)出庫(kù)進(jìn)行有效管理。目前，許多藥物的歸檔、借閱記錄，采用的是手寫(xiě)記錄的形式，此種記錄方式不能快速知道何種信息已經(jīng)歸檔，何種文件被借出，如果登記不小心弄丟了，所有的數(shù)據(jù)將丟失，這將對(duì)文件管理帶來(lái)很多麻煩和不便，圖書(shū)館登記入庫(kù)所引用的檔案管理信息的條形碼的文件信息的藥物控制，這不僅可以節(jié)省麻煩手動(dòng)記錄，并可以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更方便，使檔案管理更方便、準(zhǔn)確。

三、未來(lái)趨勢(shì)之三：制度建設(shè)更為合理化

（一）建立健全檔案工作管理機(jī)制。提高檔案工作程序，理順單位之間的關(guān)系，檔案管理逐漸從多分布過(guò)渡為集中的綜合管理，使檔案工作每一個(gè)環(huán)節(jié)和各方面的規(guī)范要求，確保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

（二）堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。由于藥品檢驗(yàn)檔案是科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)的歷史，它不僅反映了單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，而且也解釋了整個(gè)業(yè)務(wù)工作的歷史。對(duì)于當(dāng)前業(yè)務(wù)工作、科研服務(wù)以及今后的工作服務(wù)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)寶貴的科技資源和技術(shù)儲(chǔ)備。

（三）檔案工作和業(yè)務(wù)工作要共同重視。作為對(duì)質(zhì)量管理體系的藥品檢驗(yàn)所的一部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，不僅與各部門(mén)、全體員工的經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)，在評(píng)價(jià)中，促生了一定的傾斜政策培訓(xùn)。為了促進(jìn)人事檔案工作和兼職人員對(duì)文件的主動(dòng)收集以及主動(dòng)分類(lèi)，從而保證文件的完整性和系統(tǒng)性。

（四）進(jìn)行藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)金和藥品科研項(xiàng)目中，明確一定數(shù)額的檔案保證金，按時(shí)完成并按時(shí)到備案室，保證檔案的完整性、制度性、準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，藥物檔案的管理必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐，科學(xué)管理，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的藥物檔案管理工作，為打開(kāi)檔案管理工作的新局面，更好地促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。

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