做好中小學學籍檔案管理工作的意義和途徑

黃映紅

【摘要】隨著我國科技產業化進程的加快，檔案管理工作在管理模式和利用方式上發生了深刻變革。本文主要分析了中小學檔案管理的主體工作，然后提出做好中小學學籍檔案管理工作的途徑。

【關鍵詞】中小學學籍檔案；管理工作；重要意義；途徑

在教育事業發展的推動下，我國的中小學校獲得了較大的發展，學校規模在不斷擴大，招收的學生人數也越來越多。檔案管理工作包括了多項內容，與學校開展的各項教育工作有著密切的聯系。如果檔案管理工作的效果不理想，就會影響到學校的正常運作；而加強檔案管理就可以對各種檔案信息進行整合，確保了檔案信息的真實性和準確性，也可以映射出學校的運營概況。因此，各中小學校必須認識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作加強重視，這樣才能確保學校更好地向前發展。

一、中小學檔案管理的主體工作

（一）文書檔案。學校行政管理是文書檔案的主線，檔案管理員應根據學校發展思路去管理檔案。學校的黨支部計劃、黨員發展情況、黨支部會議記錄和學校行政工作計劃以及總結等都屬于文書檔案，還有學校大型活動記錄材料，學校獲得的榮譽以及中小學基層報表都屬于文書檔案范疇。整理好的文書檔案，經上級部門檢查以后，五年后就要移交區檔案局，移交后的合格證要放進編研材料根據年代順序進行保存。

（二）教學檔案。教學是學校的主體工作，教學工作形成的材料就是教學檔案，主要包括教學工作會議記錄、教學工作計劃和教研活動材料。另外，每個學期的期末試卷也要納入教學檔案，因為這些材料對于開展教學工作具有重要的參考意義；學校的校務日志也要放入其中，這是檔案員編寫校史的重要參考材料。學校的創新教育、校本教材和推廣材料也屬于教學檔案，具有一定的利用價值。

（三）學生檔案。學生檔案主要包括學生名冊、學生男女人數、新生名單、畢業生情況和優秀學生事跡等等，學生的畢業照也可以作為學生檔案材料，但中小學生的成績單不宜作為檔案材料，因為中小學是義務教育，按照分數排名會增加學生的心理負擔，學校和家長之間的協議要當作現實檔案進行保管。

（四）科技檔案。科技檔案主要是指科學技術資料，其中有學校土木建筑設計圖紙、大型設備說明書等，應該按照不同的類別進行標注并保存好。

（五）校史。校史就是學校的發展歷程，記載著學校自建立以來發生的變化，包括校址遷移、學校規模的擴大、學校名稱的變更、領導人物的更換以及學校取得的系列榮譽等等。校史要按照年份進行編寫，檔案員可以參考學校工作計劃和校務日志開展編寫工作，成年累月的積累組成了一部完整的校史。編寫時檔案員要做到實事求是，不能故意夸大學校的成績，要立足實際情況。

（六）歷史考證。歷史考證是文書檔案的重要內容，也是學校編研材料的一部分，它主要由七個子項目組成：①機構全稱：學校全稱和附屬機構的名稱。②機構變化：學校名稱的變化，如果沒有就填無。③機構職責：就是學校的人才培養目標。④組織機構：按照不同的部門順序排列各分支領導的名字和任職時間，如果出現變動就要進行標注，記錄好時間。⑤主要工作：對各部門的主要工作進行概括性總結，詳細記錄各部門的工作成績，還有學校的榮譽等級也要寫出來。⑥大事記：寫明大事的時間、地點、人物、事件過程和結果，重點說明結果是什么。⑦學校檔案的類別和數量也要做相應的表格，把材料的大致情況填入表格當中。

二、做好中小學學籍檔案管理工作的途徑

學校檔案是學校在黨政管理、教育科學和科研等活動中形成的各種文字、圖表和聲像等形式的歷史記錄。中小學校形成的檔案產生于學校形成和發展的過程中，而且貫穿于教育教學工作管理的各個方面，真實地記錄了學校的發展軌跡，也可以反映出學校的教學質量和管理水平。做好中小學學籍檔案管理工作，對于提升中小學校的經濟效益和社會效益具有重要意義，這也是中小學校改善服務水平的重要依據。

（一）學校領導要充分重視檔案管理。中小學檔案是國家檔案的重要部分，必須對其進行統一管理，不能讓任何部門或者個人據為己有。現階段，各中小學檔案室都根據《檔案法》制定了規章制度，但是在貫徹落實方面做得不夠到位。因此，學校領導要高度重視檔案管理工作，把中小學檔案管理工作納入整體管理工作當中，建立檔案管理組織，由校長擔任組長，各科室的同志也要積極參與，共同解決檔案管理中出現的資金、人員和設備等問題，加強改善檔案管理環境，讓檔案管理工作與其他各項工作能夠同步。

（二）對中小學檔案進行規范化管理。中小學校應根據實際情況建立檔案管理制度，對學籍檔案進行規范化和制度化管理，具體來說應做到這三點：首先是對整個檔案形成過程進行制度化管理，做到科學分類和編目清楚；其次是做好檔案的接收和移交工作，移交手續要按照規定進行；最后是編制系統的檢索工具，逐步完善檢索體系。

（三）創新檔案管理觀念。首先要樹立檔案服務中心大局觀，中小學校的領導和檔案部門要把握大局，確定好檔案服務的主要方向。檔案管理工作的主要作用就是服務于中小學校，所以要提前確定主題，明確服務方向，讓檔案管理工作能與其他工作相融合。其次，要樹立檔案管理發展觀，（下轉第160頁）（上接第146頁）融入開放的新理念。隨著時代的不斷變化，學校檔案管理的范圍也在擴大，服務對象也更加廣泛，因此要拓寬檔案利用渠道，改善檔案室的工作環境，讓各種檔案資源都能合理流動。

（四）利用信息化手段加強檔案管理。當前的網絡技術發展速度越來越快，因此對檔案進行信息化管理是大勢所趨。很多中小學校建立了校園局域網，也引進了現代化計算機設備，檔案部門也設立了校園網站點，把學校簡介、管理制度、師資力量和畢業生情況等信息都發布在網上，使用者通過網絡就可以一覽無余。另外，還有中小學校發展進程的圖像和檔案資料都可以在網站上查閱，比如說上級領導視察學校的照片、名師教學錄像和學校的榮譽證書等，通過互聯網發布就有更多的人能夠了解學校，提高了中小學校在社會上的知名度，也可以讓學校得到更多的社會支持。

（五）提高中小學檔案的利用率。檔案的主要價值就是供人利用，中小學開展檔案管理工作也是為了服務于學校教育和學校建設，因此，中小學校應該把開發檔案資源作為檔案管理的重點工作，采取多種形式和方法強化檔案利用，最大限度地開發檔案信息，對資料進行多次加工，編寫出具有利用價值的編研成果，讓檔案資源變成流動的信息，為學校各部門的利用奠定基礎。如果是為了配合教學工作，可以編寫《學校組織沿革》《學校數字匯編》和《學校教研課題》等材料；為了提高學校知名度，可以利用照片資料制作展板，向社會各界展示學校的風采。總而言之，強化檔案利用可以為學校的各項工作提供參考，從而推動學校管理工作的順利開展。

（六）加強檔案管理人員的培訓。中小學校的領導應該努力創造條件，為檔案管理人員提供進修或培訓的機會，讓他們能夠夯實自身的檔案管理基礎知識，掌握更多的管理技能，督促他們不斷提高自己的政治素質和業務能力。另外，除了掌握檔案管理基礎知識，檔案管理人員還要跟上時代的腳步，學習計算機有關的知識，對數據庫管理、數據錄入和網絡管理等知識加強學習，學會利用信息技術收集、保存和管理檔案資料，還要具備網上信息篩選能力，做到準確判斷信息的有效性。

三、結語

檔案管理能夠保障檔案的真實性和準確性，促進學校工作的正常運行，各類資源的利用率也明顯提高。但在實際生活中，很多學校都比較重視經濟活動，忽視了檔案管理，因此學校的很多工作都無法正常開展。所以中小學校必須完善檔案管理規范，對各個環節加強監督，從而保障學校能夠順利發展。

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