電子檔案管理在高校檔案管理中的分析

周向東

【摘要】在當(dāng)今信息化社會發(fā)展背景下，電子檔案被應(yīng)用于日常工作與管理中，是現(xiàn)代信息化社會的重要組成部分，任何事物都有兩面性，高校檔案管理將面臨新一輪挑戰(zhàn)。本文針對高等學(xué)校檔案管理工作，分析了電子檔案的特點(diǎn)，對加快建設(shè)電子檔案、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔到電子檔案的過渡、提高檔案管理工作效率等問題作出詳細(xì)闡述。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；高校檔案管理；分析

檔案記載著高校的教育歷史，是全校師生和日常教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，價(jià)值很高。檔案管理的地位在高校檔案管理工作中至關(guān)重要。根據(jù)目前高校檔案管理現(xiàn)狀，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不完全適應(yīng)當(dāng)今信息化社會發(fā)展的需要。電子檔案應(yīng)用于日常辦公，以其獨(dú)特優(yōu)勢，讓工作更加方便、快捷。逐漸被運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域中，本文立足高校檔案管理現(xiàn)狀，分析電子檔案管理在人事管理中的應(yīng)用，提出高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用策略。

一、高等學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作量大。高校每年都有大量生源、教師的檔案變動(dòng)，學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)生就業(yè)、繼續(xù)學(xué)習(xí)深造，高校學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)，檔案管理工作數(shù)量大、變動(dòng)不穩(wěn)定，遠(yuǎn)距離傳送，跨地區(qū)、跨省市等，檔案的保存、維護(hù)，都需要消耗相當(dāng)大的人力和物力。

（二）電子檔案信息化程度需要提高。信息科學(xué)技術(shù)是比較高效的信息來源，但是目前的高校檔案管理還不十分完善，沒有充分發(fā)揮其優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案還是當(dāng)前高校的檔案管理的主要保存手段，電子檔案工作只是起到輔助功能，只用于交換、檢索、保存。電子檔案管理仍處于初始階段，管理人員操作方法有待完善，還未充分發(fā)揮電子檔案管理在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的最大效用。

（三）電子檔案管理操作不一致。每個(gè)高校的實(shí)際學(xué)情和檔案管理情況都不一樣，完整的電子檔案管理體系需要高校結(jié)合自身情況，設(shè)定相應(yīng)規(guī)范、制度，各高校對電子檔案管理工作步調(diào)不一致，甚至各項(xiàng)檔案之間相互抵觸，這就嚴(yán)重阻礙了高校電子檔案管理效率化進(jìn)程。

二、電子檔案的優(yōu)越性

（一）利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)檔案管理工作需要謄寫、統(tǒng)計(jì)、存儲，需要大量人力物力，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行收集、分類、查閱、統(tǒng)計(jì)和存儲等處理，相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，可以節(jié)約人力物力，而且可以盡可能減少錯(cuò)誤疏漏，提高信息的可靠性與正確性。

（二）通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享與交流。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程繁瑣、麻煩，查找文件檔案很困難，信息調(diào)度、共享效率低。電子檔案可以利用計(jì)算機(jī)辦公軟件，實(shí)現(xiàn)高效管理、搜索引擎方便靈活、查找文件簡便快速，可以分類管理不同體系的文檔，使文檔調(diào)度與管理更加快速簡便。

（三）電子檔案安全性能高、傳輸速度快。電子檔案傳輸速度快，存儲空間大。電子檔案能實(shí)現(xiàn)檔案資源傳遞與共享，提高文件時(shí)效性與安全性。而且，電子檔案保存條件要求低，比普通的紙質(zhì)文檔存放要求低，穩(wěn)定性比較強(qiáng)。

三、加強(qiáng)高校檔案中電子檔案的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)儲存設(shè)備建設(shè)。電子檔案在傳輸中有一定風(fēng)險(xiǎn)性，要重視傳輸過程，加強(qiáng)建設(shè)檔案儲存安全性，對相關(guān)設(shè)施進(jìn)行更新、檢查、維修、升級，定期檢測相關(guān)設(shè)施，更新網(wǎng)絡(luò)維護(hù)服務(wù)期，清理與維護(hù)電子檔案管理環(huán)境，設(shè)立電子檔案監(jiān)督員，定期備份、更新存檔重要文件，加強(qiáng)使用者身份實(shí)名驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)維護(hù)等，有效提升計(jì)算機(jī)設(shè)備安全性，最大限度保障檔案安全性，在儲存、傳輸、運(yùn)用操作過程中，保證電子檔案的持續(xù)性、發(fā)展性、保密性。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范操作流程。提高電子檔案管理的人性化管理，重視工作人員職業(yè)技能與職業(yè)道德，培養(yǎng)工作人員安全高效操作意識，加強(qiáng)工作人員入職培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)與管理能力，要求規(guī)范高校電子檔案管理安全性與保密性，熟練掌握電子檔案管理應(yīng)用技巧，可以熟練地管理與接收計(jì)算機(jī)信息，推動(dòng)電子檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在電子檔案管理具體的實(shí)施過程中，科學(xué)完善相關(guān)規(guī)章制度，立足高校實(shí)際辦學(xué)情況，開拓創(chuàng)新。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能。檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運(yùn)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)，堅(jiān)持檔案管理便捷、快速、個(gè)性化，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。

（四）加大電子檔案管理資金投入。在高校檔案工作中，應(yīng)該建立專項(xiàng)使用經(jīng)費(fèi)，要加強(qiáng)電子檔案管理信息化建設(shè)，將電子檔案管理經(jīng)費(fèi)納入高校學(xué)校預(yù)算；為電子檔案管理提供電子設(shè)備，保證充足財(cái)政支持，保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定運(yùn)行和資源庫更新。在總體規(guī)劃下，制定高效、科學(xué)、合理的分期方案。重視檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)電子檔案管理安全性和高效性建設(shè)，構(gòu)建信息化平臺，制定科學(xué)的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益最大化。 （下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第145頁）

四、總結(jié)

時(shí)代在發(fā)展，電子檔案管理的作用是非常重要、不可忽視的。我們應(yīng)該不斷分析、總結(jié)、創(chuàng)新，優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)方式，規(guī)范相關(guān)制度與操作流程，確保信息安全性、保密性，為現(xiàn)代信息化建設(shè)提供更好、更高效的服務(wù)。

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